Während Ihres Access-Entwicklungsprojekts ist es wichtig, dass Sie geschäftskritische Access-Anwendungen identifizieren. Dies sind die Access-Datenbanken, die für den Erfolg Ihres Projekts und Ihres Unternehmens als Ganzes entscheidend sind. Wenn diese Anwendungen nicht ordnungsgemäß funktionieren und Sie keine Ahnung haben, wie Sie das Problem beheben können, kann dies zu ernsthaften Produktivitätsproblemen in Ihrem Unternehmen führen.
Um dies zu verhindern, haben wir einige einfache Schritte zusammengestellt, mit denen Sie das Problem beheben und beheben können.
Schritte zur Identifizierung geschäftskritischer Anwendungen
Wie identifizieren Sie überhaupt eine unternehmenskritische Anwendung und was unterscheidet sie von den übrigen Access-Anwendungen? Befolgen Sie diese grundlegenden Schritte, um herauszufinden, was Ihre geschäftskritischen Anwendungen sind.
- Erstellen Sie ein Inventar aller Access-Dateien in Ihrem Netzwerk, die auf ACCDB enden. Dies ist der Standarddateityp für Access-Dateien.
- Sortieren Sie die Liste nach dem Datum der letzten Änderung, um zu sehen, welche dieser Access-Dateien Sie regelmäßig verwenden und auf welche schon lange nicht mehr zugegriffen wurde. Auf die Datendateien (mit der Endung BE) wurde wahrscheinlich vor kürzerer Zeit zugegriffen als auf die Programmierdateien.
- Sobald Sie eine organisierte Liste haben, bringen Sie diese zu jeder Abteilung und bitten Sie sie um weitere Informationen darüber, wofür die Datenbanken sind und wer der Autor und die Eigentümer sind. Lassen Sie sie klarstellen, welche ihrer Meinung nach geschäftskritisch sind und welche nicht.
Wenn Sie diese Schritte unternehmen, können Sie alle geschäftskritischen Anwendungen identifizieren, die während Ihres Projekts entwickelt werden. Nun, es gibt bestimmte Vorgehensweisen, die Sie befolgen sollten, um sicherzustellen, dass diese Anwendungen ordnungsgemäß ausgeführt werden.
Best Practices für geschäftskritische Anwendungen
- Teilen Sie jede Datenbank in ein Frontend und ein Backend auf – Das Frontend, das den Code für die Anwendung enthält, wird lokal auf dem PC jedes Benutzers gespeichert. Das Backend mit den Rohdaten sollte in Ihrem Netzwerk gespeichert und jede Nacht gesichert werden.
- Erstelle ein Datenbankdiagramm für jede einzelne Datenbank, falls du sie noch nicht hast.
- Dokumentieren Sie den VBA- und Makrocode gründlich.
- Dokumentieren Sie alle Änderungen am System und sortieren Sie diese nach Datum und Version. Halten Sie diese Informationen in einer Tabelle fest.
- Version und Ausgabedatum zum Startformular hinzufügen.
Neben diesen grundlegenden Vorgehensweisen müssen Sie auch mit dem Eigentümer und Autor der Datenbank sprechen und einige wichtige Fragen stellen:
- Warum ist die Datenbank geschäftskritisch?
- Warum sind vorhandene Unternehmenssysteme nicht angemessen?
- Gibt es derzeit Fehler oder Geschwindigkeitsprobleme, die das System beeinträchtigen? Gibt es wahrscheinlich ähnliche Probleme, wenn das System wächst? Beachten Sie, dass Access eine Größenbeschränkung von 2 GB hat und Anwendungen langsamer werden, wenn Sie sich dieser Grenze nähern.
Laufende Wartung durchführen
Die ordnungsgemäße Verwaltung Ihrer unternehmenskritischen Anwendungen bedeutet, dass Sie fortlaufende Wartungsarbeiten durchführen, um Fehler zu vermeiden. Idealerweise sollten Sie alle 3 bis 6 Monate eine Routinekompaktierung und -reparatur an Ihrem Backend durchführen. Sie sollten auch eine Wartung durchführen, wenn Sie irgendwelche Probleme mit der Datenbank bemerken, egal wie geringfügig.
Mitarbeiter unterstützen
Access ist ein mächtiges Werkzeug, wenn es sein volles Potenzial ausschöpft. Ihre Mitarbeiter werden auf unbestimmte Zeit mit Access arbeiten, also unterstützen Sie sie, wenn sie lernen, wie sie unternehmenskritische Anwendungen verwenden und diese in Zukunft weiterentwickeln.
Wenn Sie eine geschäftskritische Anwendung identifizieren, wenn sie schief geht oder ein wichtiger Entwickler das Unternehmen verlässt, ist es bereits zu spät. Der Schaden für Ihr Unternehmen ist angerichtet und die Produktivität ist stark beeinträchtigt. Aber wenn Ihr IT-Team produktiv ist und abteilungsübergreifend daran arbeitet, unternehmenskritische Access-Anwendungen zu identifizieren und zu verwalten, kann Ihr Unternehmen noch jahrelang von den Vorteilen von Access profitieren.
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