Kombinieren Sie Access 2016 mit Word, um Umschläge an eine Liste von Personen zu adressieren.
Mit einem Seriendruck können Sie Umschläge an alle Personen in einer Tabelle oder Abfrage adressieren.
Im folgenden Beispiel gehen wir durch den Vorgang zum Einrichten von Umschlägen mit Namen und Adressen, damit sie zum Drucken und Versenden bereit sind.
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Starten Sie den Seriendruck-Assistenten
Wählen Sie die Tabelle oder Abfrage aus, die die Liste der Namen und Adressen enthält.
Klicken Sie auf Wortzusammenführung im Import &Link Gruppe aus den Externen Daten auf der Multifunktionsleiste.
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Wählen Sie die Dokumentoption aus
Wählen Sie aus, ob Sie die Daten mit einem bestehenden Dokument verknüpfen oder ein neues Dokument erstellen möchten.
Für dieses Beispiel erstellen wir ein komplett neues Dokument.
Klicken Sie auf Neues Dokument erstellen und dann die Daten damit verknüpfen .
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Wechseln Sie zu Microsoft Word
An diesem Punkt sollte Microsoft Word geöffnet sein und in der Taskleiste blinken.
Klicken Sie auf die Microsoft Word-Schaltfläche in der Taskleiste, um Word zu öffnen.
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Wählen Sie den Dokumenttyp aus
Wählen Sie den Dokumenttyp aus, den Sie bearbeiten möchten.
In diesem Beispiel führen wir einen Seriendruck durch, damit wir Namen und Adressen auf Umschläge schreiben können.
Wählen Sie also Umschläge aus dem Seriendruck-Assistenten rechts auf dem Bildschirm.
Klicken Sie auf Weiter:Dokument starten
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Wählen Sie die Umschlaggröße und andere Optionen aus
Wählen Sie Dokumentlayout ändern Klicken Sie dann auf Umschlagoptionen... um die Envelope Options zu starten Dialogfeld.
Klicken Sie auf OK wenn fertig.
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Überprüfen und fortfahren
Die Option Aktuelles Dokument verwenden ist jetzt ausgewählt.
Der Umschlag wird jetzt in relativen Proportionen zur ausgewählten Größe angezeigt.
Überprüfen Sie, ob es richtig aussieht, und klicken Sie auf Weiter:Empfänger auswählen um fortzufahren.
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Empfänger auswählen
Hier können Sie die Empfänger auswählen. Word erkennt jedoch, dass wir bereits eine Tabelle aus Access verwenden, also Verwenden Sie eine vorhandene Liste ist jetzt ausgewählt, mit den unten aufgeführten Details.
Überprüfen Sie, ob es richtig aussieht, und klicken Sie auf Weiter:Ordnen Sie Ihren Umschlag an um fortzufahren.
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Ordnen Sie den Umschlag
Klicken Sie auf den Umschlag, wo der Adressblock hingehört.
Klicken Sie dann auf Adressblock... aus dem Seriendruck-Assistenten.
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Adressblock einfügen
Verwenden Sie dieses Dialogfeld, um festzulegen, wie die Felder auf dem Umschlag angezeigt werden.
Je nachdem, wie Ihre Datenbank aufgebaut ist, können Sie eventuell Namen des Empfängers in diesem Format einfügen auswählen und Postanschrift einfügen .
Wenn die Umschlagvorschau jedoch leer ist (wie in diesem Beispiel), müssen Sie die Felder abgleichen.
Um die Felder abzugleichen, klicken Sie auf Match Fields... .
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Abgleichsfelder
Verwenden Sie dieses Dialogfeld, um die Felder auf dem Umschlag mit den Feldern aus Ihrer Datenbank abzugleichen.
Verwenden Sie die Dropdown-Liste, um ein Feld aus Ihrer Datenbank auszuwählen, das mit dem Feld auf der linken Seite übereinstimmt.
In diesem Beispiel gibt es nur ein Pflichtfeld ( Firma ). Wir können CustomerName verwenden aus unserer Datenbank für dieses Feld (unsere Datenbank hat nur ein Feld für den Kundennamen). Hätten wir Namen des Empfängers einfügen ausgewählt und Postanschrift einfügen Im vorherigen Dialogfeld wären noch viele weitere Pflichtfelder vorhanden – von denen wir einige keine übereinstimmenden Felder in unserer Datenbank haben. Daher ist der Assistent durch Deaktivieren dieser Option im vorherigen Schritt weniger restriktiv und wir können fortfahren, indem wir einige der optionalen Felder abgleichen.
Wenn Sie sich in einer ähnlichen Situation befinden und planen, in Zukunft weitere Serienbriefe zu erstellen, sollten Sie Diesen Abgleich für diesen Satz von Datenquellen auf diesem Computer merken aktivieren damit Sie die Felder nicht jedes Mal manuell abgleichen müssen.
Klicken Sie auf OK sobald Sie die benötigten Felder abgeglichen haben.
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Überprüfen und schließen Sie das Dialogfeld
Jetzt zeigt die Umschlagvorschau eine Adresse aus unserer Liste.
Überprüfen Sie, ob es im richtigen Format angezeigt wird. Verwenden Sie die kleinen Pfeile, um bei Bedarf durch die Liste zu blättern.
Sie werden auch feststellen, dass Postanschrift einfügen ist jetzt ausgewählt.
Klicken Sie auf OK um fortzufahren.
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Überprüfen und fortfahren
Das Dialogfenster hat sich geschlossen und wir sind jetzt wieder bei Ordnen Sie Ihren Umschlag Schritt.
Sie werden diesen «AddressBlock» bemerken wird jetzt auf dem Umschlag angezeigt, wo die Adresse erscheinen wird.
Klicken Sie auf Weiter:Vorschau Ihrer Umschläge um fortzufahren.
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Vorschau Ihrer Umschläge
Der Vorschauumschlag zeigt jetzt die tatsächlichen Namen und Adressen aus unserer Datenbank genau so an, wie sie erscheinen werden, wenn sie verschickt werden.
Sie können die kleinen Pfeilschaltflächen verwenden, um durch die Liste zu navigieren und zu sehen, wie andere Datensätze angezeigt werden.
Wenn alles gut aussieht, klicken Sie auf Weiter:Schließen Sie die Zusammenführung ab .
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Schließen Sie die Zusammenführung ab
Mail Merge ist bereit, Ihre Umschläge zu produzieren.
Klicken Sie auf Drucken... um die Umschläge zu bedrucken.
