Microsoft Access mit Power BI verwenden
Wir hatten kürzlich einen Kunden, der seine QuickBooks-Daten in Power BI anzeigen wollte, aber ersterer konnte sich nicht mit letzterem verbinden, um die Daten abzurufen, also griffen wir darauf zurück, die Daten aus Quickbooks zu exportieren, sie mit Access zu bereinigen und schließlich hochzuladen zu PowerBI.com, damit andere Mitarbeiter die Analyse sehen können.
QuickBook-Daten analysieren
Obwohl PowerBI.com QuickBooks-Daten direkt lesen kann (siehe https://docs.microsoft.com/en-us/power-bi/service-connect-to-quickbooks-online), benötigte unser Kunde Berichte, die nicht enthalten waren. Die von uns bereitgestellte Lösung war eine Access-Datenbank, die es ihnen ermöglichte, ihre Daten mithilfe von QB-Berichten, die in CSV exportiert wurden, einfach aus QuickBooks zu importieren, dann Access die Daten bereinigen und mit lokalen Tabellen zusammenführen zu lassen, um die erforderlichen Ergebnisse zu erhalten. Wir haben Access Code hinzugefügt, der die Daten aus der CSV-Datei hochlädt und in Zugriffstabellen speichert, die zur Berichterstellung mit PowerBI.com verbunden sind.
Sobald die Datenbank mit den erforderlichen Daten eingerichtet war, stellten wir dem Benutzer die Power BI-Desktopanwendung zur Verfügung und erstellten ein Dashboard mit den erforderlichen visuellen Elementen und der Datenquelle aus den Access-Tabellen. In diesem Fall verwendete der Client 32-Bit-Zugriff, also installierten wir die 32-Bit-Version von Power BI Desktop und installierten Microsoft Access Database Engine 2010 Redistributable.
Eine der Kundenanforderungen bestand darin, die Mitarbeiterstunden zu verfolgen, um sicherzustellen, dass sie ihre Ziele erreichten, jeder hatte wöchentliche Ziele, aber sie wollten auch den Zielprozentsatz über einen ausgewählten Zeitraum sehen, also zum Beispiel, wenn das Ziel für einen Mitarbeiter 32 pro Woche war und die analysierten Daten waren zwei Wochen, das Ziel sollte 64 sein.
Schritt 1:Datumstabelle hinzufügen
Zunächst benötigten wir eine Datumstabelle, die basierend auf den erhaltenen Daten jeden Tag des Jahres enthielt. Mit der Schaltfläche „Neue Tabelle“ auf der Registerkarte „Modellierung“ konnten wir einen Dax-Ausdruck verwenden, der eine Datumstabelle erstellte, die vom frühesten bis zum spätesten Datum in der Aktivitätstabelle reichte. In PowerBI haben wir die folgende Formel verwendet:
Wählen Sie in Ihrem Bericht auf der Registerkarte Modellierung oben im Power BI-Fenster die Option Neue Tabelle aus.
Sie müssen die erste Spalte der Tabelle erstellen, die das Datum wäre. Ersetzen Sie Tabelle durch Ihren Tabellennamen und verwenden Sie dann die KALENDER-Funktion, um den gewünschten Datumsbereich festzulegen. In unserem Beispiel unten verwenden wir die Daten in der Tabelle tblTimeActivities und Aktivitätsdatum ist der Name des Datumsfelds. Wir wählen das Mindestdatum als Startdatum und das Höchstdatum als Enddatum. Durch die Verwendung dieser Methode werden die Daten in der Datumstabelle größer, wenn wir mehr Daten in tblTimeActivities importieren.
Alternativ können Sie Ihr Start- und Enddatum fest codieren, indem Sie das folgende Skript verwenden:
Sobald Sie die Datumsspalte haben, können Sie jetzt andere datumsbezogene Spalten hinzufügen, die erforderlich sind.
In diesem Beispiel extrahieren wir das Jahr aus dem Datum. Andere Optionen sind:
Monat =MONAT((tblDates[Datum]))
Woche =WEEKNUM(tblDates[Datum])
Woche beginnt =tblDates[Datum] + 1 – WOCHENTAG(tblDates[Datum])
Monatsname =FORMAT (tblDates[Datum], „mmm“)
Der nächste Schritt bestand darin, eine berechnete Spalte hinzuzufügen, die eine Tageszählung für jedes Datum liefert:
BerechneteTage =DATEDIFF(tblDates[Datum],HEUTE(),TAG)
Wir müssen jetzt ein paar Kennzahlen erstellen, die das Gesamtziel basierend auf dem im Slicer ausgewählten Datumsbereich berechnen würden.
- Rufen Sie die Anzahl der Wochen im Datumsbereich ab:
WeekCount =((MAX(tblDates[CalculatedDays])-MIN(tblDates[CalculatedDays]))+1)/7
- Ziel berechnen:
BillableTarget =MAX(tblEmployees[TargetBillableHrs])*[WeekCount]
Der letzte Schritt dieses Projekts bestand dann darin, den Bericht mithilfe des webbasierten Power BI in Office 365 für das Management freizugeben. Um dieses Problem zu lösen, haben wir den Bericht einfach im Internet veröffentlicht und dann den Bericht mit den angegebenen Benutzern geteilt. Da die Daten nicht Cloud-basiert sind, können wir keine Zeitplanaktualisierung erstellen, ohne eine Gateway-Verbindung herzustellen. Da sie in diesem Fall bereits einen täglichen 3-Stufen-Prozess für den Hauptbenutzer eingerichtet haben, musste lediglich Schritt 4 hinzugefügt werden:
- CSV-Datei aus Quickbooks exportieren.
- Daten in Access importieren.
- Aktualisieren Sie Power BI Desktop und überprüfen Sie die Berichte.
- In Power BI Web veröffentlichen.
Exportiertes Datenbeispiel aus Quick Books
Abschlussbericht
