Die meisten neuen Organisationen oder Projekte wechseln schnell von der Verwaltung ihrer Arbeitsabläufe auf Papier zur Verfolgung ihrer Daten in Tabellenkalkulationen. Der nächste logische Schritt ist die Implementierung einer relationalen Datenbank, die alle Ihre Daten richtig verknüpft und letztendlich viele Vorteile für Ihre Investitionsgelder bietet.
Was kann eine Datenbank für mein Unternehmen tun?
- Organisation: Eine Datenbank kann dabei helfen, Ihre Geschäftsprozesse zu strukturieren.
- Datenvalidierung: Eine Datenbank erlaubt Formatierungsregeln für die Dateneingabe (d. h. Felder können erforderlich sein, eine strenge Formatierung wie eine Telefonnummer oder Postleitzahl haben oder eine maximale Anzahl von Zeichen haben).
- Effizienz: Datenbanken machen die für Tabellenkalkulationen typische redundante Dateneingabe überflüssig.
- Datensicherheit: Datenbanken bieten mehr Benutzersicherheit als Tabellenkalkulationen in Form von Benutzerzugriff auf das System und Einschränkungen beim Zugriff auf die sichtbaren Daten.
- Berichte: Ganz einfach, die Berichterstellung ist viel robuster aus einer Datenbank, in der Datensätze für einen einzelnen Kunden oder Datensatz schnell generiert werden können.
- Suche: Aus dem gleichen Grund wie bei der Berichterstellung ist die Suche nach mehreren Kriterien mit einer Datenbank einfacher und ermöglicht es Benutzern, sich schnell auf bestimmte Datensätze zu konzentrieren.
- Daten teilen: Viele Datenbankbenutzer können gleichzeitig auf dieselbe Datei und dieselben Daten zugreifen. Daher gibt es keine Dateiduplizierung, individuelle Benutzerbearbeitungen und Formatierungskonflikte, die bei Tabellenkalkulationen üblich sind.
- Größere Kapazität: Datenbanken beherbergen sehr große Datenmengen. Im Vergleich dazu sind Tabellenkalkulationen viel eingeschränkter.
- Historische Daten: Ältere Daten können viel einfacher in einer Datenbank archiviert oder für die Berichterstellung leicht abgerufen werden. Alle historischen Daten aktiv zu halten, würde höchstwahrscheinlich die Grenzen eines Arbeitsblatts dahingehend erweitern, dass es zu groß und unpraktisch wird.
Warum sollten Sie MS Access anderen Datenbanken vorziehen?
- Beliebtheit: MS Access ist die beliebteste Desktop-Datenbank und in vielen MS Office-Paketen standardmäßig enthalten.
- Kostengünstig: Die MS Access-Software ist sehr preiswert (Entwicklungszeit nicht eingerechnet).
- Selbststartend: Ein unerfahrener Benutzer kann nützliche Ergebnisse erzielen.
Welche Einschränkungen gibt es bei MS Access?
- Mangelnde Unterstützung: Es ist üblich, dass die frühen MS Access-Entwicklungsbemühungen von einem Teammitglied initiiert werden, das bereits eine Vollzeitverantwortung trägt. Wenn diese Teammitglieder nicht mehr verfügbar sind oder das Unternehmen verlassen haben, ist oft niemand mehr mit der Erfahrung übrig, um die Datenbank weiter zu unterstützen. Darüber hinaus entscheiden sich derzeit viele erfahrene Berater für den Ruhestand oder sind auf modernere Datenbanklösungen umgestiegen; Hinterlässt eine Lücke für ältere MS Access-Datenbanken, die Unterstützung benötigen.
- Korruption: Es gibt viele Gründe, warum eine MS Access-Datenbankdatei beschädigt oder beschädigt werden kann. Sowohl Hardware-Ausfälle als auch Software-Probleme sind schuld. Ohne angemessenen Schutz vor diesen Problemen können diese Datenbanken sehr unzuverlässig werden.
- Skalierbarkeit: Während in MS Access mehrere Benutzer zugelassen sind, ist die Datenbank schnell überlastet. Darüber hinaus hat MS Access im Vergleich zu anderen Datenbanken eine niedrige Grenze für die maximal unterstützte Datenmenge.
- Mangel an Entwicklererfahrung: Viele Do-it-yourself-Entwickler, die keine Programmierer sind, werden während der Entwicklung schnell überfordert. Darüber hinaus können frühe Designentscheidungen die spätere Benutzerfreundlichkeit und Erweiterbarkeit der Datenbank stark beeinflussen.
- Upgrades: Beim Migrieren aktueller Daten auf die aktualisierte Software treten häufig viele Herausforderungen auf, z. B. Versionsinkompatibilität.
- Dateiserver: MS Access ist eine Dateiserveranwendung (keine Client-Server-Anwendung). Das bedeutet, dass sich die gesamte Datenbank und Software im Speicher des Computers jedes Benutzers befindet. Dies ist ineffizient und kann zu Fehlern und potenzieller Beschädigung führen.
- Komplexität wird vorhergesagt: Wenn erwartet wird, dass die Verwendung dieser Datenbank unternehmenskritisch wird oder einen viel größeren Bedarf als ursprünglich geplant erfüllt, wird empfohlen, nach alternativen Datenbanken zu suchen, z. B. einer, die mit SQL Server entwickelt wurde.
- Konformität: Bestimmte Regeln (z. B. die Anforderungen des Sarbanes-Oxley Act – SOX, HIPAA &PCI – Payment Card Industry), die für viele Unternehmen gelten, rechtfertigen die Verwendung einer hochwertigen, vollständig überprüfbaren Datenbank.
Die Datenbankanforderungen einer Organisation sind normalerweise unvorhersehbar und ändern sich im Laufe der Zeit. Gesunde Datenbanken werden erstellt und wachsen und ändern sich schließlich im Laufe der Lebensdauer eines Unternehmens. Angesichts dieser Herausforderungen werden MS Access-Datenbanken oft „wie sie sind“ weiterverwendet und sind im Allgemeinen gut genug. Wenn jedoch ein Notfall eintritt, kann es schwierig sein, zuverlässige, erfahrene Unterstützung zu finden. Es wird daher dringend empfohlen, die nächsten Entwicklungsstufen frühzeitig zu planen und sich ein erfahrenes Team zur Seite zu stellen. Ob eine kleine Verbesserung der Datenbank oder ein vollständiger Plan für die Zukunft benötigt wird, Arkware ist bereit, Ihr Wegweiser zu sein! 
