Sie können einen Bericht mit mehreren Feldern ganz einfach gruppieren, wenn Sie den Berichtsassistenten in Access 2016 verwenden.
Ein gruppierter Bericht (auch als zusammenfassender Bericht bezeichnet) ist ein Bericht, bei dem ein oder mehrere Felder verwendet werden, um die anderen Felder zu gruppieren.
Access ermöglicht es Ihnen, Berichte zu erstellen, die nach mehr als einem Feld gruppiert sind. Beispielsweise könnten Sie einen Verkaufsbericht nach Bundesland und dann nach Stadt gruppieren.
Unten sehen Sie ein weiteres Beispiel, in dem wir einen Bericht erstellen, der nach zwei Feldern gruppiert ist.
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Starten Sie den Berichtsassistenten
Klicken Sie auf Berichtsassistent auf der Multifunktionsleiste (aus der Create Registerkarte).
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Wählen Sie die Felder aus
Wählen Sie die Felder aus, die im Bericht erscheinen sollen. Sie können Felder aus mehr als einer Tabelle oder Abfrage auswählen.
Wählen Sie dazu eine Tabelle oder Abfrage über die Dropdown-Liste aus.
Doppelklicken Sie dann auf ein Feld im linken Bereich, um es in den rechten Bereich zu verschieben. Wiederholen Sie dies für jedes Feld, das im Bericht erscheinen soll. Die Felder im rechten Bereich werden im Bericht angezeigt.
Wiederholen Sie dies für jede relevante Tabelle/Abfrage.
Klicken Sie anschließend auf Weiter> .
Sie können auch ein Feld auswählen und dann
> verwenden Schaltfläche, um es in das andere Fenster zu verschieben.Sie können
>> verwenden Schaltfläche, um alle Felder zu verschieben. -
Wählen Sie eine Gruppierungstabelle/ein Gruppierungsfeld aus
Wählen Sie im linken Bereich die Tabelle oder Abfrage aus, die das Feld enthält, nach dem der Bericht gruppiert werden soll.
Dies ist die Gruppierung der ersten Ebene, unter der alle anderen Felder gruppiert werden.
Der rechte Bereich zeigt basierend auf Ihrer Auswahl eine Vorschau an.
Klicken Sie auf Weiter> .
Die Vorschau gruppiert den Bericht nur, wenn ein geeignetes Feld zum Gruppieren gefunden wird. Andernfalls werden die Felder nicht gruppiert angezeigt.
Wenn die Vorschau hier keine Gruppierung anzeigt, wird Ihr Bericht nicht gruppiert. In diesem Fall müssen Sie zurückgehen und ein geeignetes Feld zum Gruppieren des Berichts hinzufügen.
Alternativ können Sie den Bericht später ändern und das Gruppierungsfeld zu diesem Zeitpunkt auswählen.
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Fügen Sie das/die zusätzliche(n) Feld(er) hinzu
Hier können Sie das zweite Feld auswählen, nach dem gruppiert werden soll.
Dieses Feld wird, falls ausgewählt, zwischen der Gruppierung der ersten Ebene und den anderen Feldern eingefügt.
Klicken Sie auf Weiter> .
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Geben Sie bei Bedarf die Sortierreihenfolge an
Sie können Felder angeben, nach denen die Berichtsdetails sortiert werden sollen. Dadurch werden die Felder innerhalb jeder Gruppe sortiert (nicht die gruppierten Felder).
Klicken Sie anschließend auf Weiter> .
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Wählen Sie ein Layout
Wählen Sie eines der voreingestellten Layouts für den Bericht aus.
Die Vorschau wird aktualisiert, wenn Sie ein Element auswählen. Fühlen Sie sich frei, jedes einzelne auszuwählen, um zu sehen, wie es sich auf das Layout auswirkt.
Sie können die Ausrichtung bei Bedarf auch in Querformat ändern.
Für unser Beispiel verlassen wir den Bericht mit einem Stepped Layout und ein Portrait Ausrichtung.
Klicken Sie anschließend auf Weiter> .
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Benennen Sie den Bericht
Geben Sie einen Namen für den Bericht ein.
Sie haben auch die Möglichkeit, entweder eine Vorschau des Berichts anzuzeigen oder sein Design zu ändern, nachdem der Assistent die Erstellung abgeschlossen hat.
Für unser Beispiel belassen wir es bei Vorschau des Berichts .
Klicken Sie auf Fertig stellen um den Bericht zu erstellen.
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Der Bericht
Der Bericht ist jetzt erstellt. Es hat zwei Gruppierungsebenen, wie angegeben.
Bericht neu formatieren
Möglicherweise müssen Sie den Bericht ein wenig umformatieren, damit er ansprechender aussieht.
In unserem Beispiel müssen wir die Breite des Datumsfelds erweitern, die Felder ein wenig neu anordnen und die wechselnden Hintergrundfarben anpassen.
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Formatänderungen in der Layoutansicht
Sie können zwischen der Layoutansicht und der Entwurfsansicht wechseln, je nachdem, was Sie einfacher finden.
In diesem Beispiel verwenden wir die Layoutansicht, um das Format des Datums zu ändern. Die Layoutansicht erleichtert die Überprüfung, da sie echte Daten in den Feldern anzeigt.
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Überprüfen Sie die abwechselnden Farben
Achten Sie darauf, wie die alternativen Farben gerendert werden (d. h. diejenigen, die Access automatisch auf Berichte anwendet).
Die abwechselnden Farben in einem gruppierten Bericht können die Übersichtlichkeit des gruppierten Felds beeinträchtigen. Möglicherweise stellen Sie fest, dass das gruppierte Feld seine wechselnde Farbe entweder mit dem vorhergehenden Feld oder dem nachfolgenden Feld teilt. Dies führt dazu, dass das "gruppierte" Aussehen reduziert wird, und könnte den Leser möglicherweise verwirren, wenn es darum geht, welche Felder tatsächlich gruppiert sind.
Dies wird noch problematischer, wenn Sie weitere gruppierte Felder hinzufügen.
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Entfernen Sie die abwechselnden Farben
Um die abwechselnden Farben zu entfernen, wählen Sie in der Entwurfsansicht den Berichtsdetailabschnitt aus.
Klicken Sie dann auf Alternative Zeilenfarbe aus dem Format auf der Multifunktionsleiste und wählen Sie Keine Farbe aus dem Kontextmenü.
Dasselbe können Sie für die gruppierten Felder tun. Um das gruppierte Feld auszuwählen, wählen Sie FieldName Kopfzeile wobei Feldname ist der Name des gruppierten Felds.
Sie müssen dies für jedes gruppierte Feld tun, wenn Sie alle abwechselnden Hintergründe entfernen möchten.
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Formatieren Sie das oberste Kopfzeilenfeld
Nachdem wir nun die abwechselnden Hintergrundfarben entfernt haben, würde es nicht schaden, der Kopfzeile der obersten Ebene eine Hintergrundfarbe hinzuzufügen. Dadurch wird es vom Header der zweiten Ebene und anderen Feldern unterschieden.
Wählen Sie dazu FieldName aus Kopfzeile wobei Feldname der Name des gruppierten Felds ist, klicken Sie dann auf Shape Fill auf der Multifunktionsleiste (aus dem Format Tab) und wählen Sie eine Farbe aus.
Möglicherweise müssen Sie auch das tatsächliche Feld selbst auf transparent setzen, wenn seine Farbe eine andere Farbe als der Hintergrund hat.
Sie können auch eine Fettschrift für das gruppierte Feld verwenden, indem Sie das Feld auswählen und dann in der Multifunktionsleiste auf das Symbol „Fett“ klicken.
Die hier angewandte Formatierung ist nur ein Vorschlag. Es gibt viele andere Möglichkeiten, einen Bericht zu formatieren. Gehen Sie voran und experimentieren Sie.
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Der fertige Bericht
Wenn Sie den Bericht jetzt in der Druckvorschau (oder einer anderen Ansicht) anzeigen, wird der Bericht ohne die abwechselnden Farben angezeigt.
In unserem Beispiel wird das gruppierte Feld auch in Fettschrift dargestellt (nachdem wir es mit dem Befehl Fett in der Multifunktionsleiste fett gemacht haben).
