Möchten Sie sich etwas Zeit von Routineaufgaben in Microsoft Access ersparen? Access bietet viele Funktionen, die Ihre Effizienz und Produktivität verbessern können. Der Schlüssel ist zu wissen, wo Sie diese Funktionen finden und wie Sie sie verwenden. Seien Sie nicht schüchtern – machen Sie sich auf die Suche und sehen Sie sich diese 10 zeitsparenden Tipps für MS Access an.
1. Zeitstempel zu Datenbankeinträgen hinzufügen
Mit der Now()-Funktion können Sie Uhrzeit und Datum automatisch zu Ihren Datenbankeinträgen hinzufügen. Auf diese Weise können Sie jedes Mal, wenn Sie die Aufzeichnungen aufrufen, feststellen, wann die Daten eingegeben wurden.
2. Verwenden Sie Vorlagen zum Erstellen von Datenbanken
Vorlagen sind Ihr Freund in MS Access. Mit Vorlagen müssen Sie keine Datenbank von Grund auf neu erstellen. Wählen Sie aus Hunderten von Optionen, die entweder von Microsoft oder jemandem in der Access-Community erstellt wurden.
3. Daten aus Excel in Access importieren
Das Importieren von Daten aus Excel in Access kann eine enorme Zeitersparnis sein. Mit Access können Sie noch viel mehr mit Ihren Daten machen, z. B. Formeln aktualisieren und Ergebnisse sortieren oder filtern. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Sie von Excel zu Access wechseln sollten, wenden Sie sich an ein MS Access-Supportunternehmen.
4. Daten aus Access nach Excel exportieren
Es ist auch hilfreich, Daten aus Access in Excel zu exportieren. Tabellenkalkulationen können nicht alles, was Datenbanken können, aber sie sind dennoch nützlich, wenn Sie nur eine kleine Datenmenge verwalten müssen. Außerdem wissen die meisten Leute, wie man Excel verwendet.
5. Verwenden Sie SQL für erweiterte Abfragen
Die Structured Query Language (SQL) ist eine gute Methode, auf die Sie zurückgreifen können, wenn Sie Probleme beim Entwerfen einer Abfrage haben. SQL ist die Grundlage für relationale Datenbanken und lässt Sie genau die Ergebnisse auswählen, nach denen Sie suchen.
6. Sichern Sie Ihre Datenbank regelmäßig
Ihre Access-Datenbanken sind nicht immun gegen Korruption oder Beschädigung, daher ist es wichtig, die geeigneten Maßnahmen zu ergreifen, um sie zu schützen. Der beste Weg, dies zu tun, ist, Ihre Datenbanken regelmäßig zu sichern.
7. Kennen Sie Ihre Abkürzungen
Nehmen Sie sich Zeit, um sich mit den Tastenkombinationen vertraut zu machen, die für Sie hilfreich sein werden. So können Sie beispielsweise Access voll ausschöpfen, indem Sie Ergebnisse filtern, Duplikate in Berichten ausblenden und die Dateneingabe beschleunigen.
8. Makros verstehen
Makros sind Tools, mit denen Sie Aufgaben und Funktionen für Ihre Formulare und Berichte automatisieren können – und Sie müssen dazu VBA (Visual Basic for Applications) nicht lernen. Nehmen Sie sich Zeit, Makros zu lernen, auch wenn sie zunächst verwirrend aussehen – Sie werden viel effizienter sein!
9. Nutzen Sie Ihre Beziehungen
Viele Leute verwenden Access als verherrlichte Tabellenkalkulation, aber Sie schränken damit nur sein Potenzial ein. Relationale Datenbanken verfolgen Beziehungen zwischen Datenelementen, also erfahren Sie, wie Sie eine Beziehung zwischen zwei Tabellen in einer beliebigen Datenbank erstellen.
10. Wählen Sie Primärschlüssel sorgfältig aus
Mit MS Access können Sie Ihre Primärschlüssel auswählen, und Sie sollten dies mit Bedacht tun. Beim Entwerfen einer neuen Datenbank muss der ausgewählte Schlüssel beispielsweise eindeutig sein. Wenn es möglich ist, dass zwei Datensätze denselben Wert für ein Attribut haben, sollten Sie diesen nicht als Primärschlüssel verwenden.
Microsoft Access ist niemals zu unterschätzen. Es ist ein leistungsstarkes Datenbankprogramm, mit dem Sie in kürzerer Zeit mehr erledigen können. Hoffentlich sind die oben genannten 10 Tipps hilfreich, wenn Sie lernen, Access 2016 effizienter und produktiver zu navigieren.
