Wenn Ihr Unternehmen Tabellenkalkulationen verwendet, um den Bestand zu verfolgen, sind Sie möglicherweise bereit, auf ein leistungsfähigeres Datenbankprogramm wie Microsoft Access umzusteigen. Bestandsdatenbanken sind aus mehreren Gründen wichtig, einschließlich der Speicherung von Details und Mengen der von Ihnen gelagerten Produkte sowie ihrer Lieferanten. Mit einer gut organisierten Datenbank können Sie Zeit, Kosten und Aufwand der Bestandsverwaltung reduzieren.
Im Folgenden finden Sie fünf einfache Schritte, die Ihnen beim Erstellen einer Inventardatenbank mit Access helfen.
Schritt 1. Berücksichtigen Sie Ihre geschäftlichen Anforderungen.
Denken Sie darüber nach, was Ihre Datenbank für das Inventar Ihres Unternehmens hilfreich sein muss. Welche Gegenstände tragen Sie zum Beispiel? Gibt es Unterschiede, die beachtet werden müssen? Wie sind die Umschlagszeiten? Dies ist die Art von Informationen, die in Ihrer Datenbank enthalten sein sollten.
Finden Sie außerdem heraus, wie die Datenbank in Ihrer Softwarearchitektur implementiert wird. Mit anderen Worten, wie wird Access mit Ihren anderen Programmen interagieren? Ihre IT-Mitarbeiter sollten Ihnen dabei behilflich sein können.
Schritt 2. Installieren Sie Access auf Ihrem Computer.
Entscheiden Sie, wo Ihre Datenbank gespeichert werden soll – auf Ihrem PC, auf einem internen Server oder bei einem Drittanbieter. Anschließend kann es heruntergeladen und installiert werden. Microsoft Access ist Teil von Office 365. Sie können die Basis- oder Premium-Version kaufen und zahlen 8,25 USD bzw. 12,50 USD pro Benutzer und Monat. Die Premium-Version enthält zusätzliche Dienste wie Microsoft Exchange, SharePoint und Teams.
Schritt 3. Erstellen Sie Ihre Datenbank.
Nach der Installation können Sie mit dem Aufbau Ihrer Inventardatenbank beginnen. Wenn Sie Microsoft Office bereits verwendet haben, wird sich Access bequem und vertraut anfühlen. Der Aufbau einer qualitativ hochwertigen und fehlerfreien Datenbank kann jedoch zunächst schwierig sein.
Um sicherzustellen, dass Ihre Bestandsdatenbank gut aufgebaut ist, sollten Sie die Zusammenarbeit mit einem Datenbankentwicklungsunternehmen in Erwägung ziehen. Auf diese Weise haben Sie die Gewissheit, dass Ihre Datenbank korrekt ist.
Schritt 4. Optimieren Sie Ihre Datenbank.
Sobald Sie Ihre Felder eingegeben haben – bestellte Einheiten, erhaltene Einheiten, Produktinformationen usw. – können Sie die Datenbank gemäß Ihren Notizen feinabstimmen. Achten Sie darauf, Beziehungen zwischen den Feldern herzustellen. Finden Sie heraus, welche Werte Sie zurückgegeben haben, wenn Sie die Datenbank verwenden, und wie Sie sie speichern können. Vermeiden Sie außerdem doppelte Daten in mehreren Feldern.
Schritt 5. Geben Sie die Informationen ein.
Wenn Ihre Datenbank richtig eingerichtet ist, können Sie damit beginnen, sie mit Informationen zu füllen. Während Sie die Daten von Hand eingeben können, ist es einfacher, Ihre vorherige Tabelle zu importieren. Wenn Sie Excel verwendet haben, können Sie auf „Excel“ klicken und Ihre Tabelle auf diese Weise importieren. Da beide Programme von Microsoft entwickelt wurden, bleiben sie normalerweise beim Importieren von einem zum anderen erhalten.
Dies ist eine kurze Aufschlüsselung, wie man eine Inventardatenbank auf Access erstellt, aber wenn Sie weitere Fragen haben, wenden Sie sich noch heute an Arkware. Wir helfen Ihnen gerne bei allen Phasen der Erstellung, Verwaltung und Speicherung Ihrer Inventardatenbank.
