Sehen Sie sich diese hilfreichen Tipps zum Erstellen einer Auswahlabfrage in Microsoft Access an
Gilt für:Microsoft Access 2010, 2013, 2016, 2019 und 365 (Windows)
Sie können eine Auswahlabfrage in Microsoft Access erstellen, um Daten basierend auf Kriterien abzurufen. Eine ausgewählte Abfrage in Microsoft Access ist der häufigste Abfragetyp. Es gibt eine Reihe von Möglichkeiten, in ausgewählten Abfragen effizient zu arbeiten, um die gewünschten Ergebnisse zu erhalten und Zeit zu sparen. Sie können viele dieser Tipps auch in anderen Arten von Abfragen verwenden.
1. Erstellen einer Auswahlabfrage in der Entwurfsansicht
So erstellen Sie eine Auswahlabfrage und gehen zur Entwurfsansicht (und vermeiden den Assistenten):
- Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte "Erstellen".
- Klicken Sie in der Gruppe Abfragen auf Abfragedesign. Ein Dialogfeld wird angezeigt.
- Doppelklicken Sie auf die gewünschten Tabellen oder Abfragen (klicken Sie auf die Registerkarte Abfragen im Dialogfeld, um Abfragen auszuwählen).
- Klicken Sie auf Schließen. Eine Feldliste für jede Tabelle oder Abfrage wird im oberen Bereich der Entwurfsansicht angezeigt.
- Wenn Sie dem oberen Bereich eine weitere Tabelle oder Abfrage hinzufügen müssen, klicken Sie auf die Schaltfläche Tabelle anzeigen auf der Registerkarte Design der Abfragetools im Menüband, doppelklicken Sie auf die gewünschte Tabelle oder Abfrage (klicken Sie zuerst auf die Registerkarte Abfragen) und klicken Sie dann Schließen.
2. Zwischen Designansicht und Datenblattansicht wechseln
Sie können eine Auswahlabfrage ausführen, indem Sie auf der Registerkarte Design der Abfragetools in der Multifunktionsleiste auf die Schaltfläche Ausführen klicken oder einfach zur Datenblattansicht wechseln.
So wechseln Sie schnell zwischen Designansicht und Datenblattansicht:
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Abfrageregisterkarte (oder Titelleiste) der aktuellen Abfrage und wählen Sie die gewünschte Ansicht aus, oder
- Klicken Sie auf der Registerkarte "Startseite" auf die Schaltfläche "Ansicht" oder in der Multifunktionsleiste auf der Registerkarte "Entwurf der Abfragetools" und wählen Sie die gewünschte Ansicht aus.
3. Hinzufügen von Feldern zum Raster in der Entwurfsansicht
In der Entwurfsansicht wird der untere Bereich als QBE-Raster (Query by Design) bezeichnet. Zeigen Sie die Felder, die Sie abfragen möchten, in diesem Raster an. Der obere Bereich in der Entwurfsansicht zeigt die Datenquellen an – Feldlisten von Tabellen oder Abfragen.
So fügen Sie ein Feld zum QBE-Raster hinzu:
- Doppelklicken Sie auf ein Feld in einer Feldliste im oberen Bereich der Entwurfsansicht, um es der nächsten verfügbaren Spalte im Raster hinzuzufügen.
- Ziehen Sie ein Feld aus einer Feldliste, indem Sie die linke Maustaste gedrückt halten und dann nach unten zu einer Spalte ziehen, um es dem Raster hinzuzufügen.
- Klicken Sie auf die Feldzeile in einer Spalte im QBE-Raster und wählen Sie aus dem Dropdown-Menü das gewünschte Feld aus. Wenn es mehr als eine Tabelle gibt und derselbe Feldname in beiden vorkommt, müssen Sie auch die Quelltabelle in der Tabellenzeile angeben, oder Access verwendet standardmäßig die erste Tabelle (im oberen Bereich von links nach rechts), die das Feld enthält.
4. Hinzufügen mehrerer Felder zum Raster in der Entwurfsansicht
Sie können dem QBE-Raster mehrere Felder hinzufügen.
So wählen Sie mehrere zusammenhängende (benachbarte) Felder aus:
- Klicken Sie im oberen Bereich auf ein Feld in einer Feldliste, halten Sie dann die Umschalttaste gedrückt und klicken Sie unten auf das letzte Feld, das Sie einschließen möchten.
- Zeigen Sie auf eines der ausgewählten Felder, halten Sie die linke Maustaste gedrückt und ziehen Sie nach unten in eine Spalte im QBE-Raster.
So wählen Sie mehrere Felder aus, die nicht zusammenhängend (nicht benachbart) sind:
- Klicken Sie im oberen Bereich auf ein Feld in einer Feldliste und dann bei gedrückter Strg-Taste auf nachfolgende Felder darunter.
- Zeigen Sie auf eines der ausgewählten Felder, halten Sie die linke Maustaste gedrückt und ziehen Sie nach unten in eine Spalte im QBE-Raster.
5. Hinzufügen aller Felder zum Raster in der Entwurfsansicht
Sie können alle Felder zum Raster hinzufügen. Beachten Sie jedoch, dass dies Ihre Abfrage je nach Anzahl der Felder und Datenmenge verlangsamen kann.
So wählen Sie alle Felder in einer Quelltabelle oder Abfragefeldliste aus:
- Doppelklicken Sie im oberen Bereich auf die Titelleiste einer Feldliste, um alle Felder auszuwählen.
- Zeigen Sie auf eines der ausgewählten Felder, halten Sie die linke Maustaste gedrückt und ziehen Sie nach unten in eine Spalte im QBE-Raster.
Sie könnten das Sternchen (*) verwenden, das oben in der Feldliste im oberen Bereich angezeigt wird, und es in das QBE-Raster ziehen, um alle Felder darzustellen. Diese Methode hat jedoch Einschränkungen. Beispielsweise können Sie keine Aggregatfunktion einschließen oder eine Summenabfrage mit dem Sternchen ausführen.
6. Verwendung von UND- und ODER-Logik
Im QBE-Raster in der/den Kriterienzeile(n):
- Geben Sie Kriterien in derselben Kriterienzeile wie ein UND-Szenario ein.
- Geben Sie Kriterien in verschiedenen Kriterienzeilen als ODER-Szenario ein.
7. Spalten neu anordnen
Sie können Spalten in der Entwurfsansicht in einer Abfrage neu anordnen. Dies ist in vielerlei Hinsicht hilfreich, einschließlich Gruppieren und Sortieren. Wenn Sie eine Sortierreihenfolge für mehr als ein Feld angeben, sortiert Access von links nach rechts.
So ordnen Sie Spalten in der Entwurfsansicht neu an:
- Klicken Sie auf den dünnen Balken oben in der Spalte, die Sie verschieben möchten, um die gesamte Spalte auszuwählen.
- Zeigen Sie auf denselben Bereich in der ausgewählten Spalte, halten Sie die linke Maustaste gedrückt und ziehen Sie die Spalte an ihre neue Position.
8. Eigenschaften festlegen
Sie können Eigenschaften in der Entwurfsansicht auf verschiedene Arten anzeigen:
- Doppelklicken Sie auf das obere Fenster in einem leeren Bereich.
- Drücken Sie F4.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste in einen der Bereiche in der Entwurfsansicht und wählen Sie Eigenschaften aus dem Dropdown-Menü aus.
- Klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf der Registerkarte "Abfrageentwurfstools" auf die Schaltfläche "Eigenschaften".
So legen Sie Abfrageeigenschaften fest:
- Klicken Sie im oberen Bereich in einen leeren Bereich.
- Wählen Sie die gewünschten Eigenschaften im Eigenschaftenbereich aus.
Unten sind die Abfrageeigenschaften:
So legen Sie Feldeigenschaften fest:
- Klicken Sie auf eine Spalte im QBE-Raster.
- Wählen Sie die gewünschten Eigenschaften im Eigenschaftenbereich aus.
Nachfolgend sind die Feldeigenschaften aufgeführt:
9. Hinzufügen einer Schaltfläche zum einfachen Löschen des Rasters
Sie können der Symbolleiste für den Schnellzugriff eine Schaltfläche „Raster löschen“ hinzufügen, um das Löschen des gesamten Rasters in der Abfrageentwurfsansicht zu vereinfachen.
Zeigen Sie zuerst die Symbolleiste für den Schnellzugriff unterhalb der Multifunktionsleiste an (dadurch ist sie leichter zu erkennen und es können weitere Schaltflächen hinzugefügt werden):
- Klicken Sie auf den Pfeil rechts neben der Symbolleiste für den Schnellzugriff (die sich standardmäßig über der Multifunktionsleiste befindet) und wählen Sie Unterhalb der Multifunktionsleiste anzeigen.
So fügen Sie der Symbolleiste für den Schnellzugriff eine Schaltfläche „Raster löschen“ hinzu:
- Klicken Sie auf den Pfeil rechts neben der Symbolleiste für den Schnellzugriff und wählen Sie "Weitere Befehle".
- Wählen Sie im Menü oben Alle Befehle aus.
- Wählen Sie in der Liste der Befehle die Option „Raster löschen“.
- Klicken Sie auf Hinzufügen.
- Klicken Sie auf OK.
Von diesem Punkt an können Sie in einer Abfrage die Schaltfläche „Raster löschen“ (X) auf der Symbolleiste für den Schnellzugriff in der Entwurfsansicht auswählen.
Unten sehen Sie die Symbolleiste für den Schnellzugriff mit der Schaltfläche „Raster löschen“ (X):
10. Anzeigen von Summen in der Datenblattansicht
Sie können Summen jetzt automatisch in der Datenblattansicht anzeigen:
- Gehen Sie zur Datenblattansicht.
- Klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf der Registerkarte „Startseite“ auf die Schaltfläche „Gesamtsummen“. Dem Datenblatt wird eine Gesamtzeile hinzugefügt.
- Klicken Sie in der Zeile Summe auf die Spalte, die Sie summieren möchten, und wählen Sie eine Funktion aus der Dropdown-Liste aus. Access berechnet die Summe automatisch.
Es gibt viele weitere Tipps und Tricks für die Arbeit mit ausgewählten Abfragen, aber diese hier sind ein großartiger Anfang.
