Angenommen, Sie haben eine Access-Datenbank, die die Namen und Adressen Ihrer Kunden enthält. Von Zeit zu Zeit möchten oder müssen Sie jedem Kunden, der sich für solche Mailings entschieden hat, einen Standardbrief senden. Sie sind sich jedoch bewusst, dass diese Briefe viel besser aussehen und viel effektiver funktionieren, wenn sie für jeden einzelnen Empfänger personalisiert sind. Ein grundlegendes Beispiel dafür ist, den Namen und die Adresse des Kunden oben auf dem Brief zu drucken und den Titel und den Nachnamen des Kunden in die Begrüßungszeile aufzunehmen. Wir können natürlich noch viel weiter gehen und Informationen über das Kundenkonto und sogar seine früheren Bestellungen (falls zutreffend) aufnehmen.
Dazu gibt es zwei Möglichkeiten. Wir könnten einen Zugriffsbericht erstellen, der schön und gut ist. Schließlich sind die Daten in Access gespeichert, warum also nicht den Brief anhand eines solchen Reports erstellen? Das ist durchaus möglich. Es kann jedoch durchaus von Vorteil sein, Ihre in einer Access-Tabelle oder -Abfrage gespeicherten Kundendaten in ein MS-Word-Textverarbeitungsdokument einzufügen. Es ist wohl viel einfacher, sich hinzusetzen und einen gut präsentierten Standardbrief mit MS Word zu verfassen (als dasselbe Dokument in einem Access-Bericht zu erstellen). Man könnte sagen, dass Word für diesen speziellen Job das bessere Werkzeug ist.
Seriendruck Der Prozess, bei dem Daten aus einer Tabelle in ein Textverarbeitungsdokument integriert werden, wird als Seriendruck bezeichnet . In der folgenden Übung wird erläutert, wie Informationen aus der Access-Tabelle in Abbildung 1 unten verwendet werden.

Abbildung 1: Das Schema der Access-Tabelle, die wir verwenden werden.

Verbindung zu Zugangsdaten herstellen In diesem ersten Prozessschritt wird MS Word mit der Datenbank verbunden, in der die Kundendaten gespeichert sind. Wir werden hier an einem leeren Dokument arbeiten, aber normalerweise würden Sie damit beginnen, Ihren Standardbrief zu verfassen. Das Ziel dieser Übung ist es, zu zeigen, wie ein Word-Dokument Zugriff auf Daten in einer MS Access-Tabelle oder -Abfrage erhält (und nicht, wie man ein gut präsentiertes Word-Dokument an sich erstellt).

1. Öffnen Sie MS Word.
2. Klicken Sie auf das Symbol EMPFÄNGER AUSWÄHLEN. Diese befindet sich in der Gruppe SERIE STARTEN des Menübands MAILINGS. Durch Klicken auf das Symbol wird ein Dropdown-Menü angezeigt.
3. Wählen Sie VORHANDENE LISTE VERWENDEN aus dem Dropdown-Menü.
4. Navigieren Sie zum Speicherort Ihrer Access-Datenbank (im geöffneten Fenster) und doppelklicken Sie auf den Dateinamen. Dies öffnet das Dialogfenster TABELLE AUSWÄHLEN, in dem Sie alle Tabellen und Abfragen Ihrer Datenbank sehen.

   Abbildung 2:Die TABELLE AUSWÄHLEN Dialogformular.

5. Doppelklicken Sie auf den Namen der Tabelle oder Abfrage, die die Kundennamen und -adressen enthält. Wir interessieren uns für den tblCustomer. Anschließend schließt sich das Dialogformular. Sie können jetzt auswählen, welche Felder in Ihrem Dokument verwendet werden sollen.

Zugriff auf Tabellen- oder Abfragefelder Wir haben uns jetzt mit der Access-Datenbank und der Tabelle verbunden, in der die Kundendaten gespeichert sind. Der nächste Schritt im Prozess besteht darin, Felder aus dieser Tabelle in das eigentliche Word-Dokument einzufügen. Wir werden Felder verwenden, um die Kundenadresse oben im Brief einzugeben und eine Begrüßungszeile zu erstellen. Wenn wir wollten, könnten wir auch weiter gehen und Daten aus der Tabelle mit dem Haupttext des Briefes einfügen.

1. Klicken Sie auf die Stelle im Dokument, an der das Feld eingefügt werden soll.
2. Klicken Sie auf die untere Hälfte des Symbols für die geteilte Schaltfläche INSERT MERGE FIELD. Dieses befindet sich in der Gruppe FELDER SCHREIBEN UND EINFÜGEN des Menübands MAILINGS. Eine Dropdown-Liste mit Feldern wird angezeigt (siehe Abbildung 3 unten).

   Abbildung 3: Fügen Sie Serienbrieffelder ein .

3. Wählen Sie den Titel des Kunden aus Feld aus der Liste. Ein Titel Feldplatzhalter erscheint nun auf dem Dokument.
4. Wiederholen Sie Schritt 2, wählen Sie diesmal das Nachnamenfeld aus. Achten Sie darauf, zwischen den beiden Platzhaltern ein Leerzeichen zu lassen.
5. Gehen Sie zu einer neuen Zeile und wiederholen Sie Schritt 2 erneut, wählen Sie diesmal das erste Adressfeld aus. Wiederholen Sie diesen Schritt für jedes der Adressfelder, jedes Feld in einer separaten Zeile.
6. Gehen Sie zwei Zeilen unter den Adressfeldern nach unten, um die Begrüßungszeile einzugeben. Geben Sie eine Begrüßung wie "Dear " ein, lassen Sie ein Leerzeichen und fügen Sie dann einen Titel ein gefolgt von einem weiteren Leerzeichen und dann dem Nachnamen Feld

Ihr Dokument sollte jetzt so aussehen:

Abbildung 4: Das Seriendruckfeld Platzhalter.

Zugriffsdaten zusammenführen Nachdem Sie Ihrem Dokument die Seriendruckfelder hinzugefügt haben, können Sie den Seriendruck fast ausführen. Bevor wir dies tun, ist es jedoch eine gute Idee, eine Vorschau anzuzeigen, wie die Dokumente nach dem Zusammenführen der Daten aussehen werden. Klicken Sie dazu auf das Symbol VORSCHAU ERGEBNISSE auf dem MAILING-BAND. Jeder Datensatz aus der Datenbank wird dann in einem separaten Dokument zusammengeführt. Sie können durch jeden dieser "Dokumentendatensätze" blättern, indem Sie die Navigationsschaltflächen in der Gruppe VORSCHAU ERGEBNISSE verwenden. So sieht unser Dokument in der Vorschau aus:

Abbildung 5 (oben): Vorschau für den ersten Datensatz zusammengeführter Daten.

Abbildung 6: BEENDEN UND ZUSAMMENFÜHREN.

Wir können jetzt den Seriendruck ausführen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche FERTIGSTELLEN UND ZUSAMMENFÜHREN (siehe Abbildung 6 oben). Sie haben dann die Möglichkeit, DOKUMENTE ZU DRUCKEN oder EINZELNE DOKUMENTE ZU BEARBEITEN. Letzteres öffnet eine neue Instanz von Word, die die zusammengeführten Dokumente enthält. Sie können dann alle Anpassungen vornehmen, die Sie für richtig halten, und ausdrucken, wenn Sie fertig sind.