Sie können einen Bericht direkt aus einer Tabelle in Access 2016 erstellen. Access generiert automatisch einen Bericht basierend auf der ausgewählten Tabelle oder Abfrage.
So erstellen Sie einen Bericht aus einer vorhandenen Tabelle.
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Löse den Berichtsbefehl aus
Wählen Sie im linken Navigationsbereich die Tabelle aus, auf der der Bericht basieren soll.
Klicken Sie nun auf Melden auf der Multifunktionsleiste (aus der Create Registerkarte).
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Der Bericht
Es erscheint ein Bericht, der alle Felder der Tabelle enthält.
Es erscheint in der Layout-Ansicht, einer Ansicht, die die Bearbeitung ermöglicht. Sie können auch zur Entwurfsansicht für eine kontrolliertere Bearbeitung sowie zur Berichtsansicht und Druckvorschau wechseln, um zu sehen, wie es für den Benutzer aussieht.
Sie können den Bericht unverändert lassen oder nach Bedarf anpassen.
Sie können das linke Navigationsfenster schließen, um mehr Platz für den Bericht zu schaffen.
Klicken Sie dazu auf das kleine « Symbol oben im Navigationsbereich.
Ändern Sie den Bericht
Abhängig von Ihren Anforderungen ist es wahrscheinlich, dass der Bericht einige Änderungen benötigt, bevor er per E-Mail versendet oder gedruckt werden kann.
Überprüfen Sie insbesondere, ob es die richtigen Felder enthält und nicht zu breit ist, um gedruckt zu werden. Wenn es zu breit ist, werden unnötig viele Seiten belegt.
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Unnötige Felder entfernen
Wenn Sie einen Bericht basierend auf einer vorhandenen Tabelle erstellen, besteht immer die Möglichkeit, dass Felder vorhanden sind, die Sie im Bericht nicht benötigen. Löschen Sie in diesem Fall alle unnötigen Felder.
Um ein Feld zu löschen, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie Löschen aus dem Kontextmenü.
Sie können auch mehrere Felder auf einmal löschen, indem Sie das erste auswählen und dabei die Umschalttaste gedrückt halten gedrückt halten und dann den letzten auswählen.
Um nicht zusammenhängende Felder auszuwählen, verwenden Sie die Strg Taste statt.
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Ändern Sie die Formatierung
Sie können die Farben, Schriftarten, Größen usw. nach Belieben ändern.
In diesem Beispiel entfernen wir den Umriss, den Access automatisch für die Felder festgelegt hat. Genauer gesagt setzen wir nur die Kontur auf transparent.
Sie können auch das Eigenschaftenblatt verwenden, um die Formatierung zu ändern. Um das Eigenschaftenblatt zu öffnen, klicken Sie auf das Eigenschaftenblatt Schaltfläche auf der Multifunktionsleiste (unter dem Design Registerkarte).
Wenn das Eigenschaftenblatt bereits geöffnet ist, wenn Sie ein Feld auswählen, werden automatisch die Eigenschaften für dieses Feld angezeigt.
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Häufiger Breitenfehler
Achten Sie auf ein kleines Warnsymbol oben links im Bericht, das darauf hinweist, dass Ihr Bericht breiter als die Seitenbreite ist.
Diese Warnung erhalten Sie höchstwahrscheinlich, wenn Ihr Bericht viele nebeneinander angeordnete Felder enthält.
Sie können sie entweder verschieben, in der Größe ändern oder löschen. Sie können auch die Seitengröße oder -ausrichtung ändern, wenn dies eine geeignete Option für Sie ist.
Obwohl in diesem Beispiel einige Felder gelöscht und die restlichen Felder nach links verschoben wurden, bleibt die Fußzeile immer noch an ihrer ursprünglichen Position. Dies drückt die Breite zu weit nach außen. Wenn der Bericht jetzt gedruckt würde, würde jeder zusätzliche leere (oder fast leere) Seiten drucken – Papierverschwendung.
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Fehler beheben
Klicken Sie auf die Warnmeldung, um eine Dropdown-Liste mit möglichen Lösungen für das Problem zu öffnen.
Wählen Sie eine Option aus, um zu sehen, ob das Problem dadurch behoben wird. Möglicherweise müssen Sie mehrere auswählen.
Klicken Sie auf Wählen Sie das Steuerelement ganz rechts aus kann praktisch sein, um das Steuerelement hervorzuheben, das das Problem verursacht. Sie können dieses Steuerelement dann nach links verschieben, löschen oder seine Breite ändern.
Klicken Sie auf Zusätzlichen Berichtsbereich entfernen kann verwendet werden, nachdem Sie alle anstößigen Elemente verschoben haben.
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Der Bericht mit der angepassten Breite
Nachdem Sie den obigen Fehler behoben haben, wird der Bericht jetzt schmaler angezeigt und die Warnmeldung verschwindet.
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Der Bericht in der Layoutansicht
Wechseln Sie in die Layoutansicht, um zu sehen, wie es dort aussieht.
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Der Bericht in der Berichtsansicht
Wechseln Sie zur Berichtsansicht, um zu sehen, wie es dort aussieht.
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Der Bericht in der Druckvorschau
Wechseln Sie schließlich zur Druckvorschau, um zu sehen, wie es ausgedruckt aussehen wird.
Es empfiehlt sich, vor dem Drucken zu prüfen, wie viele Seiten der Bericht drucken wird. Sie können das Paginierungssteuerelement am unteren Rand des Berichts verwenden, um zur letzten Seite vorzuspringen, und die am Steuerelement aufgeführte Seitenzahl überprüfen.
Vergessen Sie nicht, den Bericht zu speichern, wenn Sie fertig sind. In jedem Fall fordert Access Sie auf, es zu speichern, wenn Sie versuchen, es zu schließen.
