Sie können einen Bericht in Access 2016 mit zwei Klicks gruppieren. Gruppierte Berichte, auch als zusammenfassende Berichte bezeichnet, zeigen Informationen an, die nach einem bestimmten Feld gruppiert sind.
Unten erstellen wir einen Bericht aus einer Tabelle und gruppieren ihn dann nach einem der im Bericht angezeigten Felder.
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Bericht erstellen
Wählen Sie im linken Navigationsbereich die Tabelle aus, auf der der Bericht basieren soll.
Klicken Sie nun auf Melden auf der Multifunktionsleiste (aus der Create Registerkarte).
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Bericht gruppieren
Es erscheint ein Bericht, der alle Felder aus der Tabelle enthält. Es erscheint in der Layout-Ansicht, einer Ansicht, die die Bearbeitung ermöglicht.
Um den Bericht zu gruppieren, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Feld, nach dem Sie ihn gruppieren möchten, und wählen Sie Group on FieldName aus wobei Feldname ist der Name des Felds, nach dem der Bericht gruppiert werden soll.
In unserem Beispiel wählen wir Gruppe nach Genre weil Genre ist der Name des Felds, nach dem wir den Bericht gruppieren.
Sie können das linke Navigationsfenster schließen, um mehr Platz für den Bericht zu schaffen.
Klicken Sie dazu auf das kleine « Symbol oben im Navigationsbereich.
Sie können das Property Sheet schließen, wenn es Ihnen im Weg steht.
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Der gruppierte Bericht
Der Bericht wird sofort nach dem ausgewählten Feld gruppiert.
Das Feld wird in den linken Teil des Berichts verschoben (falls es noch nicht dort ist) und alle Datensätze werden nach diesem Feld gruppiert.
Bericht neu formatieren
Möglicherweise müssen Sie eine leichte Neuformatierung vornehmen, damit der Bericht ansprechender aussieht.
Hier sind einige allgemeine Formatänderungen.
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Rand entfernen
Wenn Sie nicht möchten, dass der Rahmen um jedes Feld in Ihrem Bericht erscheint, können Sie ihn entfernen.
Wählen Sie die Felder aus, von denen Sie den Rahmen entfernen möchten.
Klicken Sie nun auf Shape Outline aus dem Format auf der Multifunktionsleiste und wählen Sie Transparent aus dem Kontextmenü.
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Überprüfen Sie die abwechselnden Farben
Achten Sie unbedingt darauf, wie die alternativen Farben wiedergegeben werden (d. h. diejenigen, die Access automatisch auf Berichte anwendet).
Die abwechselnden Farben in einem gruppierten Bericht können die Übersichtlichkeit des gruppierten Felds beeinträchtigen. Möglicherweise stellen Sie fest, dass das gruppierte Feld seine abwechselnde Farbe entweder mit dem vorhergehenden Feld oder dem nachfolgenden Feld teilt. Dies führt dazu, dass das "gruppierte" Aussehen reduziert wird, und könnte den Leser möglicherweise verwirren, wenn es darum geht, welche Felder tatsächlich gruppiert sind.
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Entfernen Sie die abwechselnden Farben
Um die abwechselnden Farben zu entfernen, wählen Sie in der Entwurfsansicht den Berichtsdetailabschnitt aus.
Klicken Sie dann auf Alternative Zeilenfarbe aus dem Format auf der Multifunktionsleiste und wählen Sie Keine Farbe aus dem Kontextmenü.
Sie können dasselbe für das gruppierte Feld tun. Um das gruppierte Feld auszuwählen, wählen Sie FieldName Kopfzeile wobei Feldname ist der Name des gruppierten Felds.
Sie können für das gruppierte Feld auch eine fette Schriftart verwenden, indem Sie das Feld auswählen und dann in der Multifunktionsleiste auf das Symbol „Fett“ klicken.
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Der fertige Bericht
Wenn Sie den Bericht jetzt in der Druckvorschau (oder einer anderen Ansicht) anzeigen, wird der Bericht ohne die abwechselnden Farben angezeigt.
In unserem Beispiel wird das gruppierte Feld auch in Fettschrift dargestellt (nachdem wir es mit dem Befehl „Fett“ in der Multifunktionsleiste fett dargestellt haben).
