Spezielle Fenster für Datenauswahl und Datensatzfilterung
Filtern nach Wert
In einer typischen Tabelle hat jede Spalte einen oder mehrere Werte. Wie in unserer Einführung in das Sortieren erwähnt, kann eine Spalte dieselben Werte immer wieder haben, während eine andere Spalte für jeden Datensatz einen anderen Wert haben kann. Um Sie bei der Auswahl eines Werts zu unterstützen, der sich in einem Feld wiederholt, stellt Microsoft Access ein praktisches Fenster mit einer Liste von Werten bereit, von denen jeder eindeutig ist. So zeigen Sie diese Liste an:
- Klicken Sie für eine Tabelle oder Abfrage auf eine Spaltenüberschrift oder eine beliebige Zelle unter einer Spalte, oder klicken Sie auf einem Formular auf ein Steuerelement oder die zugehörige Beschriftung. Klicken Sie dann im Abschnitt Sortieren und Filtern der Multifunktionsleiste auf die Schaltfläche Filtern
- Klicken Sie in einer Tabelle oder Abfrage rechts neben der Spaltenüberschrift auf die nach unten zeigende Schaltfläche
In beiden Fällen wird ein Fenster angezeigt, das die Werte der Spalte enthält, für die die Aktion ausgeführt wurde. Jeder Wert hat ein Kontrollkästchen:
In dem sich öffnenden Fenster befinden sich neben den Werten der Spalte die Elemente (Alles auswählen) und (Leerzeichen) (die Werte der Spalten im aktivierten Listenfeld sind in alphabetischer Reihenfolge angeordnet; Alle auswählen und Leerzeichen sind in Klammern, weil sie bei der alphabetischen Anordnung nicht berücksichtigt werden). Um das Fenster zu schließen, drücken Sie Esc oder klicken Sie auf Abbrechen.
Wenn das Fenster erscheint, um nur den einen Wert auszuwählen, dessen Datensätze angezeigt werden müssen, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen (Alle auswählen):
Klicken Sie dann auf das Kontrollkästchen für das gewünschte Element. Hier ist ein Beispiel:
Klicken Sie dann auf OK. Dadurch würden nur die Datensätze angezeigt, die den Wert mit dem Kontrollkästchen teilen:
Auf die gleiche Weise können Sie nur leere Felder anzeigen, indem Sie die Option (Leerzeichen) auswählen.
Um den Filter zu entfernen, haben wir gesehen, dass Sie auf die Schaltfläche Filter umschalten klicken können 
auf dem Menüband. Alternativ können Sie auf die Schaltfläche Gefiltert klicken 
unten in einer Tabelle, einer Abfrage oder einem Formular. Alternativ können Sie das Fenster erneut anzeigen, auf die Option (Alle auswählen) klicken und auf OK klicken.
Praktisches Lernen:Filtern nach einem Wert
- Starten Sie Microsoft Access und öffnen Sie die Altair Realtors2-Datenbank aus der vorherigen Lektion
- Doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf das Formular Eigenschaften, um es zu öffnen
- Klicken Sie im Formular auf Bedingung
- Klicken Sie ggf. auf der Multifunktionsleiste auf Startseite.
Klicken Sie im Abschnitt Sortieren und Filtern des Menübands auf Filtern - Klicken Sie in der angezeigten Liste auf (Alle auswählen), um alle Kontrollkästchen zu deaktivieren
- Klicken Sie auf das Kontrollkästchen Ausgezeichnet
- Klicken Sie auf OK
- Navigieren Sie zu verschiedenen Eigenschaften und beachten Sie, dass nur diejenigen in ausgezeichnetem Zustand angezeigt werden
- Klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf Filter umschalten
Filtern nach Formular
Neben den Techniken und Fenstern, die wir bisher für die Datenanalyse verwendet haben, bietet Microsoft Access eine weitere Funktion, die als Filtern nach Formular bezeichnet wird. Öffnen Sie zum Starten eine Tabelle oder Abfrage in der Datenblattansicht oder ein Formular in der Formularansicht oder in der Layoutansicht. Klicken Sie auf dem Menüband auf Startseite. Klicken Sie im Bereich "Sortieren und Filtern" des Menübands auf "Erweitert" und dann auf Formular filtern . Die Tabelle, Abfrage oder das Formular würden leer und alle Datensätze würden ausgeblendet:
Um einen Wert auszuwählen, klicken Sie auf die Zelle unter der Spaltenüberschrift. Ein Kombinationsfeld würde auftauchen. Klicken Sie auf den Pfeil dieses Kombinationsfelds, um seine Werte anzuzeigen:
Das Kombinationsfeld enthält jeden eindeutigen Wert der Spalte. Wenn einige Datensätze leer sind, würde es ein erstes leeres leeres Feld in der Liste geben. Um die Datensätze zu filtern, wählen Sie das Leerzeichen oder den gewünschten Wert aus der Liste aus. Alternativ ist das Kombinationsfeld ein bearbeitbares Textfeld. Anstatt einen Wert aus der Liste auszuwählen, können Sie also einen booleschen Ausdruck eingeben.
Nachdem Sie eine Auswahl getroffen oder den Ausdruck eingegeben haben, wenden Sie den Filter an:
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Spaltenüberschrift in der Tabelle oder Abfrage oder auf das Steuerelement (oder die zugehörige Bezeichnung) im Formular und klicken Sie auf Filter/Sortierung anwenden
- Klicken Sie im Abschnitt „Sortieren und Filtern“ des Menübands auf die Schaltfläche „Filter umschalten“
- Klicken Sie im Bereich „Sortieren und Filtern“ der Multifunktionsleiste auf „Erweitert“ und dann auf „Filter/Sortierung anwenden“
Diese Aktion würde dazu führen, dass die Tabelle, Abfrage oder das Formular die Ergebnisse anzeigt.
Nach dem Filtern wird der Wert (Kriterium) gespeichert und Sie können beliebig oft erneut filtern. Andernfalls können Sie den Filter entfernen. Dazu:
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Zelle der Spalte, für die die Filterung für eine Tabelle oder Abfrage durchgeführt wurde, oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Steuerelement (oder die zugehörige Beschriftung) im Formular und klicken Sie auf Filter löschen von ... (dies ist gefolgt vom Namen des Felds oder Steuerelements)
- Klicken Sie im Abschnitt „Sortieren und Filtern“ der Multifunktionsleiste auf die Schaltfläche „Filter umschalten“.
- Klicken Sie auf eine beliebige Zelle in der Tabelle oder Abfrage oder auf ein beliebiges Steuerelement im Formular. Klicken Sie im Bereich „Sortieren und Filtern“ des Menübands auf „Erweitert“ und dann auf „Alle Filter löschen“
Praktisches Lernen:Filtern nach Formular
- Klicken Sie ggf. auf der Multifunktionsleiste auf Startseite.
Klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf Erweitert und dann auf Formularbasierter Filter - Klicken Sie mit der rechten Maustaste irgendwo auf das Formular und klicken Sie auf Raster löschen
- Klicken Sie auf Geschichten, dann auf den Pfeil des erscheinenden Kombinationsfelds und wählen Sie 3
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen freien Bereich des Formulars und klicken Sie auf Filter/Sortierung anwenden
- Navigieren Sie zu verschiedenen Datensätzen. Beachten Sie, dass nur die Eigenschaften mit 3 Ebenen angezeigt werden
- Formular schließen
- Öffnen Sie die StatesStatistics3-Datenbank aus der vorherigen Lektion
- Klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf Erstellen und dann auf Abfragedesign
- Klicken Sie in der Tabelle "Anzeigen" auf "Zustände", dann auf "Hinzufügen" und dann auf "Schließen".
- Doppelklicken Sie in der oberen Liste auf StateName, AreaSqrMiles, AdmissionUnionDate, Capital und Region
- Vorschau der Ergebnisse in der Datenblattansicht
- Klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf Erweitert und dann auf Formularbasierter Filter
- Klicken Sie auf die Zelle unter Region
- Klicken Sie auf den Pfeil des Kombinationsfelds und wählen Sie New England
- Klicken Sie zum Ausführen in der Multifunktionsleiste auf die Schaltfläche Toggle Filter
- Ändern Sie auf der Registerkarte "Startseite" der Multifunktionsleiste die folgenden Eigenschaften:
Ändern Sie die folgenden Eigenschaften:
Schriftartname:Bookman Old Style (wenn Sie diese Schriftart nicht haben, wählen Sie Times New Roman)
Schriftfarbe:Gold, Akzent 4, Heller 80 % (Designfarben:8. Spalte, 2. Reihe)
Hintergrundfarbe:Blau, Akzent 1, dunkler 50 % (Designfarben:5. Spalte, 6. Reihe)
Alternative Zeilenfarbe:Blau, Akzent 1 (Themenfarben:5. Spalte, 1. Reihe)
- Um den Filter zu ändern, klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf die Schaltfläche Filter umschalten
- Klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf „Erweitert“ und dann auf „Nach Formular filtern“
- Klicken Sie auf die Zelle unter Region, drücken Sie auf Pos1 und geben Sie <> ein (um <>"Neuengland" zu erhalten )
- Klicken Sie zum Ausführen mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Stelle im Fenster und klicken Sie auf Filter/Sortierung anwenden
- Um den Filter zu entfernen, klicken Sie im Fenster auf die Schaltfläche rechts neben „Region“ und dann auf „Filter aus Region löschen“.
- Klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf „Erweitert“ und dann auf „Nach Formular filtern“
- Löschen Sie <>"Neuengland"
- Klicken Sie auf die Zelle unter Area in Sqr Miles und geben Sie <=20000 ein und drücken Sie die Eingabetaste
- Klicken Sie zum Anwenden auf der Multifunktionsleiste auf Erweitert und dann auf Filter/Sortierung anwenden
- Klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf „Erweitert“ und dann auf „Nach Formular filtern“
- Löschen Sie den Ausdruck <=20000
- Klicken Sie auf die Zelle unter Datum der Aufnahme in die Gewerkschaft und geben Sie ZWISCHEN #1/1/1880# UND #12/31/1920# ein und drücken Sie die Eingabetaste
- Wenden Sie den Filter mit einer der bereits verwendeten Techniken an
- Klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf Erweitert und dann auf Formularbasierter Filter
- Löschen Sie den Ausdruck im Fenster
- Klicken Sie auf die Zelle unter Region und geben Sie IN("mountain", "pacific", "new england") ein und drücken Sie die Eingabetaste
- Wenden Sie den Filter an
- Schließen Sie die Abfrage, ohne sie zu speichern
Das Objektfilterfenster
Um Sie beim Festlegen einer Bedingung für die Datenanalyse zu unterstützen, bietet Microsoft Access ein Fenster, das der Entwurfsansicht einer Abfrage ähnelt. Das Fenster ermöglicht es Ihnen, ein oder mehrere Felder auszuwählen und eine (einige) Bedingung(en) dafür festzulegen. Der Name dieses Fensters ist eine Kombination aus dem Namen des Objekts, von dem aus Sie es geöffnet haben, dem Wort Filter und einer fortlaufenden Zahl (1, 2, 3 usw.).
Um das Objektfilterfenster zu öffnen, zeigen Sie die Tabelle, Abfrage oder das Formular in der Datenblattansicht, das Formular in der Formularansicht oder in der Layoutansicht oder den Bericht in der Berichtsansicht oder in der Layoutansicht an. Klicken Sie auf dem Menüband auf Startseite. Klicken Sie im Abschnitt „Sortieren und Filtern“ der Multifunktionsleiste auf „Erweitert“ und dann auf „Erweiterter Filter/Sortierung...“. Ein Fenster wie die Entwurfsansicht einer Abfrage würde angezeigt.
Um den Objektfilter zu verwenden, wählen Sie (nur) die Spalte(n) aus, auf die Sie eine Bedingung anwenden möchten. Nachdem Sie eine Spalte ausgewählt haben, geben Sie im unteren Bereich des Fensters in das der Spalte entsprechende Feld Kriterien einen booleschen Ausdruck ein. Nachdem Sie eine Spalte ausgewählt und eine Bedingung festgelegt haben, wenden Sie sie an:
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Fenster und klicken Sie auf Filter/Sortierung anwenden
- Klicken Sie im Abschnitt „Sortieren und Filtern“ der Multifunktionsleiste auf „Erweitert“ und dann auf „Filter/Sortierung anwenden“
Um das vorherige Kriterium zu entfernen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Fenster und klicken Sie auf Raster löschen. Nachdem Sie das Raster verwendet haben, können Sie es schließen und die Tabelle, Abfrage oder das Formular geöffnet lassen.
Praktisches Lernen:Filtern mit dem Objektfilterfenster
- Öffnen Sie die Datenbank der Monson University1 aus Lektion 24
- Doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf die Tabelle Employees
- Ändern Sie die folgenden Eigenschaften:
Schriftartname:Constantia (wenn Sie diese Schriftart nicht haben, wählen Sie Times New Roman)
Schriftfarbe:Weiß
Hintergrundfarbe:Weitere Farben:Rot:128, Grün:0, Blau:0
Alternative Zeilenfarbe:Kastanienbraun (Standardfarben:6. Spalte, 1. Reihe)
- Klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf Erweitert und dann auf Erweiterter Filter/Sortierung...
- Doppelklicken Sie im oberen Bereich auf DepartmentCode
- Klicken Sie im unteren Abschnitt auf das Feld Kriterien für die Spalte DepartmentCode und geben Sie fina ein
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen freien Bereich des Fensters und klicken Sie auf Filter/Sortierung anwenden
- Klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf Erweitert und dann auf Erweiterter Filter/Sortierung...
- Ersetzen Sie unten im Fenster DepartmentCode durch Title
- Ersetzen Sie fina durch Wie '*dean*' (das heißt, wir wollen alle Aufzeichnungen, bei denen der Titel das Wort Dean enthält)
- Klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf Erweitert und dann auf Filter/Sortierung anwenden...
- Schließen Sie die Tabelle, ohne sie zu speichern
Der Abfragegenerator
Die meisten Formulare und Berichte verwenden eine Tabelle oder eine vorhandene Abfrage als Datensatzquelle. Alternativ können Sie eine SQL-Anweisung als Datensatzquelle eines Formulars oder Berichts angeben. Wenn Sie die Anweisung kennen, die Sie verwenden möchten, können Sie sie direkt in das Feld Datensatzquelle des Eigenschaftenblatts eines Formulars oder Berichts in der Entwurfsansicht eingeben. Alternativ können Sie auf die Schaltfläche mit den Auslassungspunkten klicken 
der Datensatzquelle. Dies würde ein spezielles Fenster öffnen, das der Entwurfsansicht einer Abfrage ähnelt. Es heißt Abfrage-Generator.
Wenn der Abfrage-Generator angezeigt wird, hat das Menüband eine Design-Registerkarte:
Wie beim Entwerfen einer Abfrage zu sehen ist, klicken Sie nach dem Auswählen einiger Felder und dem optionalen Festlegen einer Bedingung, wenn Sie eine Vorschau des Ergebnisses anzeigen möchten, entweder auf die Schaltfläche Anzeigen 
oder die Run 
Schaltfläche. Wenn Sie mit dem Erstellen der Abfrage fertig sind und zum Formular oder Bericht zurückkehren möchten, klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf die Schaltfläche Schließen. Möglicherweise erhalten Sie eine Nachricht. Lesen Sie es und klicken Sie auf Ja.
Wenn Sie das Formular oder den Bericht nach dem Erstellen löschen (das Formular oder den Bericht), geht auch die SQL-Anweisung verloren.
Praktisches Lernen:Verwenden des Abfragegenerators
- Klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf Erstellen und dann auf Formularentwurf
- Klicken Sie im Eigenschaftenblatt auf die Registerkarte Alle, dann auf Datensatzquelle und dann auf die Schaltfläche mit den Auslassungspunkten
- Klicken Sie im Dialogfeld „Tabelle anzeigen“ auf „Schüler“, dann auf „Hinzufügen“ und dann auf „Schließen“.
- Doppelklicken Sie in der oberen Liste auf StudentNumber, FirstName, LastName, Gender und MajorID
- Klicken Sie unten im Fenster auf das Feld Kriterien für MajorID und geben Sie 1021 ein
- Klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf die Schaltfläche Schließen
- Wenn Sie gefragt werden, ob Sie die Änderungen speichern möchten, klicken Sie auf Ja
- Speichern Sie das Formular als Informatikstudenten
- Klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf Design und dann auf Vorhandene Felder hinzufügen
- Doppelklicken Sie in der Feldliste auf StudentNumber, FirstName, LastName und Gender
- Klicken Sie im Abschnitt "Steuerelemente" der Multifunktionsleiste auf das Kombinationsfeld und dann auf das Formular
- Stellen Sie auf der ersten Seite des Assistenten sicher, dass das erste Radio ausgewählt ist, und klicken Sie auf Weiter
- Klicken Sie auf der zweiten Seite des Assistenten auf Tabelle:Majors und dann auf Weiter
- Doppelklicken Sie auf der dritten Seite des Assistenten auf Major und klicken Sie auf Weiter
- Klicken Sie auf der vierten Seite des Assistenten auf Weiter
- Klicken Sie auf der fünften Seite des Assistenten auf Weiter
- Klicken Sie auf der 6. Seite des Assistenten auf den Pfeil des Kombinationsfelds und wählen Sie MajorID aus
- Klicken Sie auf "Weiter" und dann auf "Fertig stellen".
- Gestalten Sie das Formular wie folgt:
- Speichern und schließen Sie das Formular
- Schließen Sie Microsoft Access
