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Einführung in die Pflege von Aufzeichnungen

Unterstützung bei der Dateneingabe

Ein Standardwert für ein Feld

Manchmal sind die meisten Werte eines Felds gleich. Wenn Sie beispielsweise eine Tabelle für Stellenbewerbungen erstellen, stammen die meisten Mitarbeiter aus demselben Bundesland, und nur einige Datensätze haben einen anderen Wert für das Bundesland. Wenn Sie ein solches Feld in einer Tabelle haben, können Sie einen gemeinsamen Wert für das Feld angeben. Während der Dateneingabe würde der Benutzer den Wert nur dann ändern, wenn er sich vom Üblichen unterscheidet. Ein solcher gemeinsamer Wert wird als Standardwert bezeichnet.

So stellen Sie einem Feld einen Standardwert zur Verfügung:

  • Klicken Sie in der Datenblattansicht einer Tabelle auf der Multifunktionsleiste auf Felder. Klicken Sie im Abschnitt Eigenschaften auf Standardwert. Dies würde den Expression Builder mit =im Haupttextfeld öffnen. Wenn Sie den gewünschten konstanten Wert kennen, geben Sie ihn ein. Klicken Sie dann auf OK
  • Klicken Sie in der Entwurfsansicht einer Tabelle im oberen Abschnitt auf das Feld. Klicken Sie im unteren Bereich des Fensters auf Standardwert und geben Sie den gewünschten Wert ein

Der Standardwert sollte entsprechend eingegeben werden:

  • Wenn das Feld textbasiert ist, können Sie den in doppelten Anführungszeichen eingeschlossenen Standardtext eingeben
  • Wenn das Feld numerisch ist, geben Sie einfach die Zahl ein
  • Wenn das Feld datumsbasiert ist und Sie eine Konstante (fest) angeben möchten, geben Sie sie zwischen zwei #-Zeichen ein
  • Wenn Sie eine (integrierte) Funktion verwenden möchten, geben Sie if mit vorangestelltem =ein und fügen Sie die Klammern hinzu. Wenn Sie den Ausdrucksgenerator verwenden, erweitern Sie in der linken Liste Funktionen und erweitern Sie Integrierte Funktion. Klicken Sie in der mittleren Liste auf die Kategorie, zu der die Funktion gehört. Doppelklicken Sie in der rechten Liste auf die gewünschte Funktion und konfigurieren Sie die Funktion dann entsprechend

Praxislernen:Festlegen von Standardwerten

  1. Klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf Datei und dann auf Öffnen
  2. Klicken Sie in der Liste der Dateien auf College Park Auto-Repair1
  3. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Tabelle RepairOrders und dann auf Entwurfsansicht
  4. Klicken Sie im oberen Bereich des Fensters auf Status
  5. Klicken Sie im unteren Abschnitt auf Standardwert und geben Sie MD ein
  6. Klicken Sie im oberen Bereich des Fensters auf Steuersatz
  7. Klicken Sie im unteren Abschnitt auf Standardwert und geben Sie 0,0775 ein
  8. Klicken Sie im oberen Bereich des Fensters auf DropOffDateTime
  9. Klicken Sie im unteren Abschnitt auf Standardwert und geben Sie =Monat(Datum()) &"/" &Tag(Datum$()) &"/" &Jahr(Datum$()) &" " ein. &Stunde(Zeit$()) &":" &Minute(Zeit$())
  10. Tabelle speichern
  11. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf das Formular RepairOrders und dann auf Designansicht
  12. Klicken Sie im Formular auf das Textfeld DropOffDateTime und drücken Sie die Entf-Taste
  13. Klicken Sie im Abschnitt „Tools“ der Multifunktionsleiste auf „Vorhandene Felder hinzufügen“
  14. Ziehen Sie aus der Feldliste DropOffDateTime und legen Sie es dort auf dem Formular ab, wo sich das vorherige Textfeld befand
  15. Formatieren Sie die Bezeichnung und das Textfeld so, dass sie wie das vorherige Textfeld aussehen:
  16. Speichern Sie das Formular und wechseln Sie zur Formularansicht
  17. Formular schließen

Validierungsregel

Eine Validierungsregel ist eine Bedingung, die der in ein Feld eingegebene Wert erfüllen muss, um gültig zu sein. So erstellen Sie eine Validierungsregel:

  • Wenn die Tabelle in der Datenblattansicht angezeigt wird, klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf Felder. Klicken Sie im Abschnitt „Feldvalidierung“ auf „Validierung“ und dann auf „Feldvalidierungsregel“

  • Wenn die Tabelle in der Entwurfsansicht angezeigt wird, klicken Sie auf das Feld. Klicken Sie im unteren Bereich des Fensters auf Validierungsregel und dann auf die Schaltfläche mit den Auslassungspunkten

In beiden Fällen würde die Aktion den Ausdrucksgenerator öffnen, wo Sie eine Regel erstellen können.

Bestätigungstext

Wenn die Bedingung im Feld Validierungsregel nicht eingehalten wird, können Sie ein Meldungsfeld anzeigen, um den Benutzer darüber zu informieren. So erstellen Sie die Nachricht:

  • Wenn die Tabelle in der Datenblattansicht angezeigt wird, klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf Felder. Klicken Sie im Abschnitt Feldvalidierung auf Validierung und dann auf Feldvalidierungsnachricht. Dies würde die Enter Validation Message öffnen, wo Sie die gewünschte Nachricht eingeben können:

  • Wenn die Tabelle in der Entwurfsansicht angezeigt wird, klicken Sie auf das Feld. Klicken Sie im unteren Bereich des Fensters auf Validierungstext und geben Sie die gewünschte Nachricht ein

Praktisches Lernen:Einführung in logische Funktionen

  1. Doppelklicken Sie im Navigationsbereich unter Tabellen auf RepairOrders, um es in der Datenblattansicht zu öffnen
  2. Klicken Sie in der Tabelle auf die Zelle unter Kundenname
  3. Klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf Felder
  4. Klicken Sie im Abschnitt "Feldvalidierung" auf "Validierung" und dann auf "Datensatzvalidierungsregel".
  5. Stellen Sie sicher, dass in der Liste Ausdruckselemente RepairOrders ausgewählt ist.
    Doppelklicken Sie in der Liste Ausdruckskategorien auf CustomerName
  6. Geben Sie IST NICHT NULL ein

  7. Klicken Sie auf OK
  8. Klicken Sie im Abschnitt "Feldvalidierung" auf "Validierung" und dann auf "Validierungsnachricht aufzeichnen"
  9. Geben Sie Achten Sie darauf, den Namen des Kunden anzugeben

  10. Klicken Sie auf OK
  11. Schließen Sie die Tabelle
  1. Klicken Sie im Navigationsbereich unter Formulare mit der rechten Maustaste auf RepairOrders und dann auf Designansicht
  2. Klicken Sie auf „Ausgeführte Jobs“
  3. Klicken Sie auf das Textfeld JobPerformed1
  4. Klicken Sie im Eigenschaftsblatt auf die Registerkarte Ereignis
  5. Klicken Sie auf Fokusverlust und geben Sie ein

    =IIf([JobPerformed1] Is Null, MsgBox("Geben Sie mindestens einen der Jobs an, die am Auto ausgeführt wurden"),"")
  6. Speichern Sie das Formular

Für ein Feld erforderlicher Wert

Wenn Sie der Meinung sind, dass für jeden Datensatz ein Eintrag für ein bestimmtes Feld vorhanden sein muss, können Sie dies vom Benutzer verlangen. Bei der Dateneingabe kann der Benutzer nach dem Erstellen eines Datensatzes nicht zu einem anderen Datensatz wechseln, wenn kein Wert für dieses Feld bereitgestellt wurde. Sie können angeben, dass der Wert eines Felds beim Erstellen einer Tabelle erforderlich ist, unabhängig davon, ob Sie in der Datenblattansicht oder der Entwurfsansicht der Tabelle arbeiten:

  • Um anzugeben, dass die Werte eines Felds erforderlich sind, klicken Sie in der Datenblattansicht auf eine beliebige Zelle der Spalte. Klicken Sie im Menüband auf Felder. Aktivieren Sie im Abschnitt Feldvalidierung das Kontrollkästchen Erforderlich. Standardmäßig ist das Kontrollkästchen Erforderlich nicht aktiviert
  • Klicken Sie in der Entwurfsansicht im oberen Bereich auf das Feld. Klicken Sie im unteren Abschnitt auf den Pfeil des Felds Erforderlich und setzen Sie es auf Ja. Sein Standardwert ist No

Praktisches Lernen:Pflichtfelder angeben

  1. Klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf Datei und dann auf Neu
  2. Klicken Sie auf Blank Desktop Database und setzen Sie den Dateinamen auf Chemistr2
  3. Klicken Sie auf Erstellen
  4. Klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf Datei und dann auf Optionen
  5. Klicken Sie auf der linken Seite auf „Aktuelle Datenbank“ und auf der rechten Seite unter „Dokumentfensteroptionen“ auf das Optionsfeld „Überlappende Fenster“
  6. Klicken Sie auf OK
  7. Lesen Sie das Meldungsfeld und klicken Sie auf OK
  8. Schließen Sie die Standardtabelle, ohne sie zu speichern
  9. Klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf Erstellen und dann auf Tabellendesign
  10. Geben Sie Atomnummer ein und drücken Sie die Tabulatortaste
  11. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf AtomicNumber und dann auf Primärschlüssel
  12. Legen Sie den Datentyp als Zahl und die Beschriftung als Atomzahl fest
  13. Klicken Sie im oberen Teil auf die Zelle unter AtomicNumber und geben Sie Symbol ein und drücken Sie F6
  14. Klicken Sie im unteren Teil des Fensters auf Erforderlich, dann auf den Pfeil des Kombinationsfelds und wählen Sie Ja aus
  15. Setzen Sie die Feldgröße auf 5
  16. Klicken Sie im oberen Teil auf die Zelle unter Symbol, geben Sie AtomicWeight ein , und drücken Sie die Tabulatortaste
  17. Doppelklicken Sie im unteren Teil des Fensters auf Erforderlich, um den Wert auf Ja zu setzen
  18. Stellen Sie die anderen Eigenschaften wie folgt ein:
    Datentyp:Zahl
    Feldgröße:Einzeln
    Bildunterschrift:Atomgewicht
  19. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Registerkarte des Fensters und klicken Sie auf Datenblattansicht
  20. Wenn Sie gefragt werden, ob Sie speichern möchten, klicken Sie auf Ja
  21. Setzen Sie den Namen name auf Elemente und klicken Sie auf OK
  22. Klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf Felder
  23. Klicken Sie in der Tabelle auf eine Zelle unter Symbol
  24. Klicken Sie im Abschnitt „Hinzufügen und Löschen“ des Menübands auf „Kurzer Text“
  25. Geben Sie Elementname ein und drücken Sie die Eingabetaste
  26. Klicken Sie auf eine Zelle unter ElementName
  27. Aktivieren Sie im Abschnitt "Feldvalidierung" der Multifunktionsleiste das Kontrollkästchen "Erforderlich"
  28. Klicken Sie im Abschnitt Eigenschaften der Multifunktionsleiste auf das Textfeld Feldgröße und geben Sie 40 ein
  29. Klicken Sie auf Name und Bildunterschrift
  30. Klicken Sie auf Beschriftung, geben Sie Elementname ein und klicken Sie auf OK
  31. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Registerkarte des Fensters und klicken Sie auf Ansicht entwerfen
  32. Fügen Sie die folgenden Felder zur Tabelle hinzu:

    Feldname Feldgröße Farbe 40 Phase 32
  33. Um die Tabelle zu speichern, drücken Sie Strg + S

Die Nullität eines Feldes

Geben Sie beim Erstellen einer Tabelle in SQL nach dem Datentyp eines Felds NOT NULL ein, um anzugeben, dass jeder Datensatz eines Felds angegeben werden muss . Hier ist ein Beispiel:

CREATE TABLE Departments
(
    DepartmentCode char(5) NOT NULL,
    DepartmentName char(50)
);Field

Um anzuzeigen, dass ein Feld leer gelassen werden kann, geben Sie entweder seine Nullität nicht an oder setzen Sie seine Option auf NULL .

Die Einzigartigkeit eines Datensatzes

Wenn Daten in Felder eingegeben werden, ist es möglich, dass ein Feld in verschiedenen Datensätzen denselben Wert hat, z. B. zwei Personen, die im selben Staat leben. Dies wird als doppelter Wert betrachtet. In einigen anderen Fällen ist dies möglicherweise nicht akzeptabel. Sie möchten beispielsweise nicht, dass zwei Mitarbeiter dieselbe Mitarbeiternummer haben. In diesem Fall müssen Sie sicherstellen, dass die Datensätze eindeutig sind.

Wenn eine Tabelle in der Datenblattansicht angezeigt wird, klicken Sie auf eine beliebige Zelle dieser Spalte, um anzugeben, dass jeder Datensatz eines Felds eindeutig sein muss. Klicken Sie dann auf dem Menüband auf Felder. Aktivieren Sie im Abschnitt Feldvalidierung das Kontrollkästchen der Option Eindeutig.

Um beim Erstellen einer Tabelle in SQL anzugeben, dass jeder Datensatz eines Felds eindeutig sein muss, geben Sie nach dem Datentyp eines Felds UNIQUE ein . Hier ist ein Beispiel:

CREATE TABLE Departments
(
    DepartmentCode char(5) unique,
    DepartmentName char(50)
);

Indizierte Felder

Indexierung ist die Fähigkeit, die Datensätze eines Felds zu verfolgen, z. B. zu überprüfen, ob sie eindeutig oder doppelt sind. Diese Eigenschaft kann beim Erstellen oder Konfigurieren einer Tabelle entweder in der Datenblattansicht oder in der Entwurfsansicht festgelegt werden. Um die Indexierung eines Felds anzugeben, klicken Sie in der Datenblattansicht auf eine beliebige Zelle der Spalte. Klicken Sie dann auf dem Menüband auf Felder. Aktivieren Sie im Abschnitt Feldvalidierung das Kontrollkästchen der Option Eindeutig.

Klicken Sie in der Entwurfsansicht im oberen Abschnitt auf das Feld. Klicken Sie im unteren Bereich auf den Pfeil der Eigenschaft Indiziert. Diese Eigenschaft kann mit einem von 3 Werten eingestellt werden:

  • Wenn auf Nein eingestellt (Standardeinstellung), wird keine Prüfung auf doppelte Werte durchgeführt
  • Wenn Sie möchten, dass die Datenbank-Engine nach Duplikaten sucht, aber keine Maßnahmen ergreifen muss, setzen Sie diese Eigenschaft auf Ja (Duplikate OK)
  • Wenn Sie keinen doppelten Wert desselben Felds in verschiedenen Datensätzen haben möchten, setzen Sie die Index-Eigenschaft des Felds auf Ja (keine Duplikate)

Praktisches Lernen:Steuern indizierter Felder

  1. Klicken Sie im oberen Bereich auf Symbol
  2. Klicken Sie im unteren Bereich auf Indiziert um sein Kombinationsfeld anzuzeigen. Klicken Sie auf den Pfeil des Kombinationsfelds „Indiziert“ und wählen Sie Ja (keine Duplikate) aus
  3. Klicken Sie im oberen Bereich auf ElementName
  4. Doppelklicken Sie im unteren Bereich auf Indiziert Doppelklicken Sie dann erneut darauf, um den Wert auf Ja (keine Duplikate) zu setzen
  5. Schließen Sie die Tabelle
  6. Wenn Sie gefragt werden, ob Sie die Tabelle speichern möchten, klicken Sie auf Ja

Datensätze auswählen, kopieren und einfügen

Einführung

Die Datensatzverwaltung besteht aus dem Auswählen, Kopieren, Einfügen, Aktualisieren und/oder Löschen von Datensätzen usw. Um Sie bei einigen dieser Vorgänge in einer Tabelle oder einem Formular zu unterstützen, ist die Registerkarte „Startseite“ der Multifunktionsleiste mit einem Abschnitt namens „Suchen:<“ ausgestattet /P>

Feldauswahl

Sie können alle Werte einer Spalte oder einer Gruppe von Spalten auswählen. Um alle Werte einer Spalte auszuwählen, klicken Sie auf die Spaltenüberschrift. Um Spalten in einem Bereich auszuwählen, verwenden Sie die Umschalttaste, während Sie die Spalten in jedem Bereich auswählen.

Einige der Operationen, die Sie mit einem oder mehreren Datensätzen in einer Tabelle durchführen, erfordern, dass der Datensatz bzw. die Datensätze zuerst ausgewählt werden:

  • Um eine Zeile oder einen Datensatz in der Datenblattansicht auszuwählen, positionieren Sie die Maus auf der gewünschten Zeilenüberschrift:

    Dann klick

  • Um einen Datensatz auszuwählen, klicken Sie auf eine beliebige Zelle in seiner Zeile. Klicken Sie auf dem Menüband auf Startseite. Klicken Sie im Abschnitt „Suchen“ auf die Schaltfläche „Auswählen“ und dann auf „Auswählen“

  • Um mehr als einen Datensatz auszuwählen, klicken Sie mit der Maus auf eine ihrer Kopfzeilen und halten Sie die Maustaste gedrückt

    Ziehen Sie dann, um die Kopfzeilen der anderen gewünschten Zeile oder Zeilen abzudecken:

    Wenn alle gewünschten Zeilen markiert sind, lassen Sie die Maustaste los. Eine andere Technik, die verwendet wird, um mehr als eine Zeile auszuwählen, besteht darin, auf eine Zeile zu klicken, die an einem Ende sein wird, die Umschalttaste gedrückt zu halten und dann auf die Zeile zu klicken, die am anderen Ende sein wird.

So wählen Sie alle Datensätze einer Tabelle aus:

  • Drücken Sie Strg + A
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche am Schnittpunkt der Spaltenüberschriften und der Zeilenüberschriften

Dies würde produzieren:

Kopieren und Einfügen von Datensätzen

Um die Werte einer Spalte zu kopieren, positionieren Sie die Maus auf der Spaltenüberschrift, klicken Sie mit der rechten Maustaste und klicken Sie auf Kopieren:

Um Datensätze aus vielen Spalten zu kopieren, wählen Sie zuerst die Spalten aus. Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste auf eine der ausgewählten Spaltenüberschriften und klicken Sie auf Kopieren

Nachdem Sie (a) Datensätze ausgewählt haben, können Sie ihn/sie kopieren und irgendwo einfügen. Beispielsweise können Sie die Datensätze in jede Anwendung einfügen, die Text akzeptiert.

Praktisches Lernen:Kopieren und Einfügen von Datensätzen

  1. Öffnen Sie die FunDS2-Datenbank
  2. Doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf die Tabelle StoreItems
  3. Positionieren Sie den Mauszeiger auf dem Feld links von 112055 und klicken Sie mit der rechten Maustaste:

  4. Klicken Sie im angezeigten Menü auf Kopieren
  5. Editor starten
  6. Klicken Sie in Notepad und dann auf Einfügen
  7. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Schaltfläche am Schnittpunkt der Spaltenüberschriften und Zeilenüberschriften und klicken Sie auf Kopieren

  8. Starten Sie Microsoft Excel
  9. Klicken Sie in Sheet1 mit der rechten Maustaste auf Zelle B4 und klicken Sie auf Einfügen
  10. Schließen Sie Microsoft Excel
  11. Wenn Sie gefragt werden, ob Sie speichern möchten, klicken Sie auf Nein

Auswahl auf einem Formular aufzeichnen

Die Datensatzauswahl in einem Formular hängt von der Art des Formulars ab.

Um einen Datensatz in einer Formularansicht auszuwählen, klicken Sie auf die Leiste auf der linken Seite, die als Datensatzauswahl bezeichnet wird:

Um einen Datensatz in Tabellenform auszuwählen, klicken Sie auf seine Zeilenüberschrift.

Um einen Datensatz zu kopieren, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datensatzauswahl und klicken Sie auf Kopieren:

Suchen und Ersetzen von Daten

Bearbeiten von Daten

Um einen Datensatz zu bearbeiten, suchen Sie zuerst die gewünschten Datensätze und dann das Feld, das den Wert enthält. Verwenden Sie Ihre Kenntnisse der Textverarbeitung, um den Wert zu bearbeiten.

Praxislernen:Bearbeiten von Daten

  1. Klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf Datei und dann auf Öffnen
  2. Klicken Sie in der Liste der Dateien auf Cruise1 (oder öffnen Sie es aus den Dateien, die diesen Lektionen beiliegen)
  3. Doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf die Tabelle Customers
  4. Klicken Sie auf das leere Feld unter Nachname für Kontonummer 415-939-497
  5. Geben Sie Harrison ein und drücken Sie die Eingabetaste
  6. Schließen Sie die Tabelle
  7. Doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf das Kundenformular
  8. Klicken Sie auf das Textfeld Vorname
  9. Geben Sie Kelly ein
  10. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Nächster Datensatz“. um zum nächsten Datensatz zu gelangen
  11. Halten Sie die Tabulatortaste gedrückt, bis Sie das leere Textfeld „Notfallname“ erreichen
  12. Geben Sie Mariella Shuster ein
  13. Formular schließen

Finden der Daten

Um mit der Suche nach einem Wert zu beginnen, klicken Sie auf die Schaltfläche Suchen oder drücken Sie Strg + F. Dadurch würde das Dialogfeld „Suchen und Ersetzen“ mit ausgewählter Registerkarte „Suchen“ geöffnet:

Das Dialogfeld „Suchen und Ersetzen“ ist moduslos, dh Sie können im Hintergrund auf die Tabelle oder das Formular zugreifen, während das Dialogfeld angezeigt wird.

Praxislernen:Bearbeiten von Daten

  1. Die Cruise1-Datenbank sollte noch geöffnet sein.
    Doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf die Tabelle Customers
  2. Klicken Sie im Abschnitt „Suchen“ der Multifunktionsleiste auf die Schaltfläche „Suchen“.
  3. Geben Sie im Kombinationsfeld „Suchen nach“ gra ein
  4. Wählen Sie im Kombinationsfeld „Suchen in“ die Option „Aktuelles Dokument“ aus
  5. Wählen Sie im Kombinationsfeld Übereinstimmung die Option Beliebiger Teil des Felds aus

  6. Klicken Sie auf Weitersuchen.
    Beachten Sie, dass ein zweites Ergebnis gefunden wird
  7. Klicken Sie erneut auf Weitersuchen und beachten Sie den Namen Gradner
  8. Klicken Sie erneut auf Weiter, um ein weiteres Ergebnis anzuzeigen
  9. Wenn das Meldungsfeld angezeigt wird, lesen Sie es und klicken Sie auf OK
  10. Schließen Sie das Dialogfeld „Suchen und Ersetzen“
  11. Schließen Sie die Kundentabelle

Daten ersetzen

Um Sie beim Ersetzen von Daten zu unterstützen, enthält das Dialogfeld „Suchen und Ersetzen“ einen Abschnitt „Ersetzen“. Klicken Sie dazu im Abschnitt „Suchen“ der Multifunktionsleiste auf die Schaltfläche „Ersetzen“. oder drücken Sie Strg + H. Dadurch würde das Dialogfeld „Suchen und Ersetzen“ mit ausgewählter Registerkarte „Ersetzen“ geöffnet:

Praxislernen:Bearbeiten von Daten

  1. Die Cruise1-Datenbank sollte noch geöffnet sein.
    Doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf das Kundenformular
  2. Drücken Sie Strg + H (oder klicken Sie im Abschnitt „Suchen“ der Multifunktionsleiste auf die Schaltfläche „Ersetzen“. )
  3. Geben Sie im Kombinationsfeld „Suchen nach“ gradner ein
  4. Geben Sie im Kombinationsfeld Ersetzen durch Gardner ein
  5. Wählen Sie im Kombinationsfeld „Suchen in“ die Option „Aktuelles Dokument“ aus
  6. Wählen Sie im Kombinationsfeld Übereinstimmung die Option Beliebiger Teil des Felds aus

  7. Klicken Sie auf „Weitersuchen“
  8. Sobald der Wert gefunden wurde, klicken Sie auf Ersetzen
  9. Schließen Sie das Dialogfeld „Suchen und Ersetzen“
  10. Formular schließen
  11. Klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf Datei und dann auf Öffnen
  12. Klicken Sie in der Liste der Dateien auf FunDS2

Aktualisieren und Löschen von Datensätzen

Einführung

Wenn Sie zwischen zwei Tabellen keine formale Beziehung hergestellt haben, aber angegeben haben, dass die Datensätze einer Tabelle in eine andere Tabelle eingespeist werden, wenn Sie den Wert des (Primär- oder Fremd-)Schlüssels in einer der Tabellen ändern, kann dies bei der anderen Tabelle nicht der Fall sein das Update erhalten. Aus diesem Grund ist eine formelle und gut geführte Beziehung wichtig.

Wenn ein Datensatz im Primärschlüssel einer übergeordneten Tabelle geändert wird, sollten alle Datensätze des Fremdschlüssels in der untergeordneten Tabelle dieselbe Aktualisierung erhalten. Wenn ein Datensatz des Primärschlüssels gelöscht wird, sollte die untergeordnete Tabelle benachrichtigt werden. Diese werden als Erzwingen der referenziellen Integrität bezeichnet.

Um beim Erstellen einer Beziehung im Dialogfeld "Beziehung bearbeiten" Integrität zu erzwingen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Referentielle Integrität erzwingen".

Praktisches Lernen:Einführung in Beziehungsaktualisierungen

  1. Doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf die Tabelle ShoppingSessions
  2. Beachten Sie, dass die Mitarbeiternummer des zweiten Datensatzes 275594 lautet
  3. Schließen Sie die ShoppingSessions-Tabelle
  4. Doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf die Tabelle Employees
  5. Ändern Sie die Mitarbeiternummer von 275594 in 200000
  6. Schließen Sie die Mitarbeitertabelle
  7. Doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf die Tabelle ShoppingSessions
  8. Beachten Sie, dass die Mitarbeiternummer des zweiten Datensatzes immer noch 275594 lautet
  9. Schließen Sie die ShoppingSessions-Tabelle
  10. Doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf die Tabelle Employees
  11. Ändern Sie die Mitarbeiternummer von 20000 zurück in 275594
  12. Schließen Sie die Mitarbeitertabelle
  13. Klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf Datenbanktools
  14. Klicken Sie im Abschnitt "Beziehungen" auf die Schaltfläche "Beziehungen".
  15. Doppelklicken Sie im Dialogfeld Tabelle anzeigen auf Mitarbeiter
  16. Doppelklicken Sie auf ShoppingSessions
  17. Klicken Sie auf Schließen
  18. EmployeeNumber aus Employees ziehen und auf EmployeeNumber in ShoppingSessions ablegen

Erzwingen von Datensatzaktualisierungen für eine untergeordnete Tabelle

Um sicherzustellen, dass ein Datensatz in einem Fremdschlüssel aktualisiert wird, wenn derselbe Wert im Primärschlüssel einer übergeordneten Tabelle geändert wird, klicken Sie im Dialogfeld „Beziehungen bearbeiten“ auf „Zugehörige Felder aktualisieren“.

Praktisches Lernen:Erzwingen von Datensatzaktualisierungen in einer untergeordneten Tabelle

  • Klicken Sie im Dialogfeld "Beziehungen bearbeiten" auf das Kontrollkästchen "Zugehörige Felder aktualisieren" kaskadieren

Löschen von Datensätzen in einer untergeordneten Tabelle erzwingen

Wenn ein Datensatz in der übergeordneten Tabelle gelöscht wird, sollten Sie sicherstellen, dass die Datensätze aus der untergeordneten Tabelle benachrichtigt werden. Um dies zu ermöglichen, klicken Sie in der Tabelle Beziehungen bearbeiten auf Cascade Delete Related Records.

Praktisches Lernen:Erzwingen von Datensatzaktualisierungen in einer untergeordneten Tabelle

  1. Klicken Sie im Dialogfeld "Beziehungen bearbeiten" auf das Kontrollkästchen Kaskadierte Löschung zugehöriger Datensätze

  2. Klicken Sie auf Erstellen

  3. Klicken Sie im Abschnitt "Beziehungen" der Multifunktionsleiste auf die Schaltfläche "Tabelle anzeigen".
  4. Doppelklicken Sie auf SoldItems und StoreItems
  5. Klicken Sie auf Schließen
  6. Erstellen Sie die Beziehungen basierend auf Primärschlüsseln und Fremdschlüsseln

  7. Schließen Sie das Beziehungsfenster
  8. Wenn Sie gefragt werden, ob Sie speichern möchten, klicken Sie auf Ja
  9. Doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf die Tabelle ShoppingSessions
  10. Beachten Sie, dass die Mitarbeiternummer des zweiten Datensatzes 275594 lautet
  11. Schließen Sie die ShoppingSessions-Tabelle
  12. Doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf die Tabelle Employees
  13. Ändern Sie die Mitarbeiternummer von 275594 in 200000
  14. Schließen Sie die Mitarbeitertabelle
  15. Doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf die Tabelle ShoppingSessions
  16. Beachten Sie, dass alle Mitarbeiternummern, die 275594 waren, auf 20000 geändert wurden
  17. Schließen Sie die ShoppingSessions-Tabelle
  18. Doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf die Tabelle Employees
  19. Ändern Sie die Mitarbeiternummer von 20000 zurück in 275594
  20. Schließen Sie die Mitarbeitertabelle

Einführung in das Drucken von Datensätzen

Tabellendruck

Sie können Daten eines Tisches drucken, egal ob der Tisch geöffnet ist oder nicht. Um eine geschlossene Tabelle zu drucken, klicken Sie im Navigationsbereich darauf. Klicken Sie dann auf Datei. Klicken Sie auf Drucken und dann auf eine der drei Optionen:

Wenn die Tabelle in der Datenblattansicht geöffnet ist, klicken Sie auf die gleiche Weise auf ihre Registerkarte, um ihr den Fokus zu geben, klicken Sie dann auf Datei -> Drucken und wählen Sie Drucken oder Vorschau aus.

Praxislernen:Drucken von Tabellen

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich auf Kunden:Tabelle, um die Tabelle auszuwählen
  2. Um Daten aus der Tabelle zu drucken, klicken Sie auf Datei, klicken Sie auf Drucken
  3. Klicken Sie auf Schnelldruck
  4. Doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf Cabins:Table, um sie zu öffnen
  5. Klicken Sie auf Datei
  6. Klicken Sie auf Drucken
  7. Klicken Sie auf Drucken
  8. Klicken Sie im Dialogfeld Drucken auf OK
  9. Schließen Sie die Tabelle

Formulardruck

Sie können ein Formular drucken, ohne es zu öffnen. Suchen Sie ihren Namen im Navigationsbereich und führen Sie die gleichen Schritte aus, die für eine Tabelle beschrieben wurden.

Wenn ein Formular geöffnet wird, haben Sie die Möglichkeit, alle seine Datensätze oder den ausgewählten zu drucken. Um nur einen Datensatz zu drucken, navigieren Sie in der Formularansicht zu dem Datensatz, den Sie drucken möchten, klicken Sie auf die Formularauswahlleiste, um den Datensatz auszuwählen und mit dem Drucken fortzufahren.

Praxislernen:Formulare drucken

  1. Doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf das Kundenformular, um es zu öffnen
  2. Um zum 3. Kunden zu navigieren, klicken Sie auf die Schaltfläche „Nächster Datensatz“. zweimal
  3. Klicken Sie auf Datei
  4. Klicken Sie auf Drucken
  5. Klicken Sie auf Drucken
  6. Klicken Sie im Dialogfeld Drucken auf Ausgewählte Datensätze Optionsfeld
  7. Klicken Sie auf OK
  8. Vergewissern Sie sich, dass nur der Datensatz des angezeigten Kunden gedruckt wurde
  9. Wir werden Aufzeichnungen von 3 bis 7 drucken.
    Klicken Sie auf die Schaltfläche Nächster Datensatz navigieren Sie zweimal zu Datensatz Nummer 3
  10. Klicken Sie auf die Datensatzauswahlleiste

  11. Halten Sie die Umschalttaste gedrückt. Klicken Sie auf die Schaltfläche Nächster Datensatz viermal, um den siebten Datensatz anzuzeigen (obwohl die Datensatznummer immer noch 3 anzeigt)
  12. Umschalt loslassen
  13. Klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf Datei
  14. Klicken Sie auf Drucken
  15. Klicken Sie auf Drucken
  16. Klicken Sie im Dialogfeld Drucken auf Ausgewählte Datensätze Optionsfeld und klicken Sie auf OK
  17. Vergewissern Sie sich, dass die Datensätze von 3 bis 7 gedruckt wurden
  18. Schließen Sie das Kabinenformular

Berichtsgrundlagen

Der Berichtsassistent

Ein Bericht stellt ein Objekt bereit, das zum Drucken der Datensätze einer Datenbank verwendet wird. Microsoft Access bietet Assistenten zum schnellen Erstellen von Berichten.

Microsoft Access kann Ihnen dabei helfen, mithilfe eines der vordefinierten Layouts schnell einen Bericht zu erstellen. Dies geschieht mit dem Berichtsassistenten. Der Berichtsassistent ist im Abschnitt "Berichte" der Kategorie "Erstellen" der Multifunktionsleiste verfügbar.

Praktisches Lernen:Verwenden des Berichtsassistenten

  1. Klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf Erstellen
  2. Klicken Sie im Abschnitt "Berichte" auf Berichtsassistent
  3. Klicken Sie auf der ersten Seite des Assistenten auf den Pfeil des Kombinationsfelds Tabellen/Abfragen und wählen Sie Tabelle:Hütten aus
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Alle Felder auswählen
  5. Klicken Sie auf Weiter
  6. Akzeptieren Sie den vorgeschlagenen Titel des Berichts als Kabinen und drücken Sie die Eingabetaste

Drucken von Berichten

Der Bericht ist das bevorzugte Objekt zum Drucken von Daten. Wie bei den anderen Objekten können Sie einen Bericht drucken, unabhängig davon, ob er geöffnet ist oder nicht. Wenn Sie einen Bericht drucken möchten, ohne ihn zu öffnen, suchen Sie im Navigationsbereich nach dem gewünschten Bericht und klicken Sie darauf, um ihn auszuwählen. Fahren Sie dann auf der Registerkarte Datei in der Multifunktionsleiste fort, während wir die Tabellen und Formulare überprüft haben. Auf die gleiche Weise können Sie zuerst den Bericht aus dem Navigationsbereich öffnen und das Drucken-Menü über die Office-Schaltfläche genauso verwenden, wie wir es für die anderen Objekte beschrieben haben.

Praktisches Lernen:Drucken eines Berichts

  1. Der Hüttenbericht sollte noch geöffnet sein.
    Klicken Sie auf Datei
  2. Klicken Sie auf Drucken
  3. Klicken Sie auf Druckvorschau
  4. Um den Druckvorgang zu starten, klicken Sie im Abschnitt Drucken der Druckvorschau auf Drucken
  5. Wählen Sie im Dialogfeld „Drucken“ den Drucker aus und vergewissern Sie sich, dass das Optionsfeld „Alle“ aktiviert ist
  6. Klicken Sie auf Eigenschaften, klicken Sie auf das Optionsfeld Hochformat (im Abschnitt Ausrichtung) und klicken Sie auf OK
  7. Um den Druckauftrag an den Drucker zu senden, klicken Sie im Dialogfeld Drucken auf OK
  8. Schließen Sie den Hüttenbericht
  9. Schließen Sie Microsoft Access

Datensatzverwaltung in einer Tabelle

Erzwingen von Datensatzaktualisierungen für eine untergeordnete Tabelle

Wenn in der Tabelle mit Primärschlüssel, der übergeordneten Tabelle, ein Datensatz geändert wird, ist es sinnvoll, dass alle Datensätze des Fremdschlüssels in der untergeordneten Tabelle dieselbe Aktualisierung erhalten. Um dies zu erreichen, klicken Sie in der Tabelle "Beziehungen bearbeiten" auf "Zugehörige Felder aktualisieren aktualisieren".

Löschen von Datensätzen in einer untergeordneten Tabelle erzwingen

When a record is deleted in the parent table, you should make sure the records from the child table are notified. To make this possible, in the Edit Relationships table, click the Cascade Delete Related Records.

Record Management on a Form

Record Selection

To select a record, click the bar on the left side, which is called the record selector:

Copying/Pasting Records

To copy a record, right-click the record selector and click Copy:

Right-click the record selector of an empty record and click Paste.

Finding and Replacing Data

Editing Data

To edit a record, first locate the value in the field.

Practical Learning:Editing Data

  1. Click File and click Open
  2. In the list of recent files, click Cruise2
  3. In the Navigation Pane, double-click Customers:Table to open it
  4. In record number 2, click the empty box under Last Name
  5. Type Harrison and press Enter
  6. Schließen Sie die Tabelle
  7. In the Navigation Pane, double-click Customers :Form to open the form
  8. Click the First Name text box
  9. Type Kelly
  10. Click the Next Record button to get to the next record
  11. Keep pressing Tab until you reach the empty Emergency Name text box
  12. Type Mariella Shuster
  13. Close the form

Finding Data

To assist you with finding a value in a table or a form, the Home tab of the Ribbon is equipped with a section named Find:

To start looking for a value, you can click the Find button or you can press Ctrl + F. This would open the Find and Replace dialog box with the Find tab selected:

The Find and Replace dialog box is modeless, meaning you can access the table or form in the background while the dialog box is present.

Practical Learning:Editing Data

  1. The Cruise2 database should still be opened.
    In the Navigation Pane, double-click Customers:Table to open it
  2. In the Find section of the Ribbon, click the Find button
  3. In the Find What combo box, type gra
  4. In the Look In combo box, select Current Document
  5. In the Match combo box, select Any Part of Field

  6. Click Find Next.
    Notice that a second result is found
  7. Click Find Next again and notice the name Gradner
  8. Click Next again to see another result
  9. When the message box displays, read it and click OK
  10. Close the Find and Replace dialog box
  11. Close the Customers table

Replacing Data

To assist you in replacing data, the Find and Replace dialog box has a Replace section. To get it, in the Find section of the Ribbon, click the Replace button or press Ctrl + H. This would open the Find and Replace dialog box with the Replace tab selected:

Practical Learning:Editing Data

  1. The Cruise2 database should still be opened.
    In the Navigation Pane, double-click Customers:form to open it
  2. Press Ctrl + H (or, in the Find section of the Ribbon, click the Replace button )
  3. In the Find What combo box, type gradner
  4. In the Replace With combo box, type Gardner
  5. In the Look In combo box, select Current Document
  6. In the Match combo box, select Any Part of Field

  7. Click Find Next
  8. Once the value is found, click Replace
  9. Close the Find and Replace dialog box
  10. Close Microsoft Access