Zugriffsberichte einfach als PDF-Dateien speichern
Gilt für:Microsoft Access 2010, 2013, 2016, 2019 und 365 (Windows)
Sie können Ihre Access-Berichte ganz einfach in PDF (Portable Document Format) konvertieren, ohne Adobe Acrobat Pro zu verwenden. Verwenden Sie zum Konvertieren in PDF die Registerkarte „Datei“ oder die Registerkarte „Externe Daten“ in der Multifunktionsleiste oder passen Sie die Symbolleiste für den Schnellzugriff an.
1. Speichern einer PDF-Datei über die Registerkarte „Datei“ in der Multifunktionsleiste
Die erste Option ist die Verwendung der Registerkarte Datei (Backstage-Ansicht) in der Multifunktionsleiste:
So konvertieren Sie einen Bericht (oder ein Formular) mithilfe der Registerkarte „Datei“ in PDF:
- Klicken Sie im Navigationsbereich auf den Bericht (oder das Formular), den Sie als PDF exportieren möchten.
- Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Datei.
- Wählen Sie Speichern und veröffentlichen.
- Wählen Sie unter Dateitypen die Option Objekt speichern unter.
- Wählen Sie unter Datenbankdateitypen PDF oder XPS aus.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern unter. Ein Dialogfeld wird angezeigt. Dateityp sollte als PDF angezeigt werden.
- Wählen Sie im Dialogfeld den Zielort aus, an dem Sie die PDF-Datei speichern möchten. Geben Sie ggf. einen Namen ein. Wählen Sie neben „Optimieren für“ die Option „Standard“ (für Druck mit höherer Auflösung) oder „Mindestgröße“ (für Online-Veröffentlichung) aus.
- Klicken Sie auf „Optionen“ und vergewissern Sie sich, dass Dokumentstruktur-Tags für Barrierefreiheit aktiviert sind (das hilft Screenreadern oder anderen Hilfstechnologien beim Lesen der Datei) und klicken Sie dann auf „OK“.
- Aktivieren Sie Datei nach dem Veröffentlichen öffnen, wenn Sie das fertige PDF anzeigen möchten.
- Klicken Sie auf "Veröffentlichen".
- Wählen Sie in Access Exportschritte speichern, wenn Sie den Export regelmäßig wiederholen möchten (Sie müssen einen Namen und eine Beschreibung eingeben).
- Klicken Sie auf Schließen.
2. Exportieren in PDF über die Registerkarte „Externe Daten“ in der Multifunktionsleiste
Eine weitere Option ist die Verwendung der Registerkarte „Externe Daten“ im Menüband:
So konvertieren Sie einen Bericht (oder ein Formular) mithilfe der Registerkarte „Externe Daten“ in PDF:
- Klicken Sie im Navigationsbereich auf den Bericht (oder das Formular), den Sie als PDF exportieren möchten.
- Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Externe Daten.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche PDF oder XPS in der Gruppe Exportieren (XPS ist eine von Microsoft erstellte Alternative zu PDF). Ein Dialogfeld wird angezeigt. Dateityp sollte als PDF angezeigt werden.
- Wählen Sie im Dialogfeld den Zielort aus, an dem Sie die PDF-Datei speichern möchten. Geben Sie ggf. einen Namen ein. Wählen Sie neben „Optimieren für“ die Option „Standard“ (für Druck mit höherer Auflösung) oder „Mindestgröße“ (für Online-Veröffentlichung) aus.
- Klicken Sie auf „Optionen“ und vergewissern Sie sich, dass Dokumentstruktur-Tags für Barrierefreiheit aktiviert sind (das hilft Screenreadern oder anderen Hilfstechnologien beim Lesen der Datei) und klicken Sie dann auf „OK“.
- Aktivieren Sie Datei nach dem Veröffentlichen öffnen, wenn Sie das fertige PDF anzeigen möchten.
- Klicken Sie auf "Veröffentlichen".
- Wählen Sie in Access Exportschritte speichern, wenn Sie den Export regelmäßig wiederholen möchten (Sie müssen einen Namen und eine Beschreibung eingeben).
- Klicken Sie auf Schließen.
3. Hinzufügen einer Schaltfläche für den PDF-Export zur Symbolleiste für den Schnellzugriff
Sie können die Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen und die PDF- oder XPS-Schaltfläche hinzufügen, damit sie einfacher zugänglich ist. Sie können auch die Symbolleiste für den Schnellzugriff unter der Multifunktionsleiste anzeigen.
So fügen Sie die PDF- oder XPS-Schaltfläche zur Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzu:
- Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Datei und dann auf Optionen.
- Klicken Sie links auf die Kategorie "Symbolleiste für den Schnellzugriff".
- Wählen Sie im Dropdown-Menü unter Befehle auswählen aus die Option Alle Befehle aus.
- Klicken Sie auf die PDF- oder XPS-Schaltfläche.
- Klicken Sie auf Hinzufügen.
- Klicken Sie auf OK.
- Klicken Sie auf Schließen. Die PDF- oder XPS-Schaltfläche wird in der Symbolleiste für den Schnellzugriff angezeigt.
Nachdem Sie die PDF- oder XPS-Schaltfläche zur Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzugefügt haben, gehen Sie wie folgt vor, um eine PDF-Datei zu erstellen:
- Klicken Sie im Navigationsbereich auf den Bericht (oder das Formular), den Sie als PDF exportieren möchten.
- Klicken Sie auf die PDF- oder XPS-Schaltfläche, die Sie der Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzugefügt haben. Ein Dialogfeld wird angezeigt. Dateityp sollte als PDF angezeigt werden.
- Wählen Sie im Dialogfeld den Zielort aus, an dem Sie die PDF-Datei speichern möchten. Geben Sie ggf. einen Namen ein. Wählen Sie neben „Optimieren für“ die Option „Standard“ (für Druck mit höherer Auflösung) oder „Mindestgröße“ (für Online-Veröffentlichung) aus.
- Klicken Sie auf „Optionen“ und vergewissern Sie sich, dass Dokumentstruktur-Tags für Barrierefreiheit aktiviert sind (das hilft Screenreadern oder anderen Hilfstechnologien, die Datei richtig zu lesen) und klicken Sie dann auf „OK“.
- Aktivieren Sie Datei nach dem Veröffentlichen öffnen, wenn Sie das fertige PDF anzeigen möchten.
- Klicken Sie auf "Veröffentlichen".
- Wählen Sie in Access Exportschritte speichern, wenn Sie den Export regelmäßig wiederholen möchten (Sie müssen einen Namen und eine Beschreibung eingeben).
- Klicken Sie auf Schließen.
Es ist einfach, PDF-Dateien für Berichte und Formulare in Access zu generieren, ohne Adobe Acrobat Pro zu verwenden. Zum Betrachten benötigen Sie lediglich den kostenlosen Acrobat Reader.
