Hervorheben von Datensätzen oder Werten in einem Microsoft Access-Bericht mit bedingter Formatierung

Bedingte Formatierung in Microsoft Access-Berichten anwenden

Gilt für:Microsoft Access 2010, 2013, 2016, 2019 und 365 (Windows)

Mithilfe der bedingten Formatierung können Sie Werte oder Datensätze in einem Microsoft Access-Bericht hervorheben. Die bedingte Formatierung wird verwendet, um das Erscheinungsbild eines gebundenen Steuerelements, z. B. eines Textfelds, basierend auf einer Regel zu ändern. Bestimmte Bedingungen müssen erfüllt sein, damit die Formatierung angewendet wird. Sie können die bedingte Formatierung in der Layoutansicht oder der Entwurfsansicht anwenden. Die bedingte Formatierung wird auf der Registerkarte Format der Berichtsentwurfstools in der Multifunktionsleiste angezeigt:

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Wenn Sie bedingte Formatierung auf Steuerelemente anwenden möchten, können Sie die alternative Zeilenschattierung in der Entwurfsansicht entfernen:

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Berichtsregisterkarte und wählen Sie Entwurfsansicht (oder klicken Sie mit der rechten Maustaste in einen leeren Bereich des Berichts und wählen Sie Entwurfsansicht).
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Detailbereich.
3. Wählen Sie im Dropdown-Menü Alternative Zeilenschattierung und dann Keine Farbe oder Weiß aus.

Bedingte Formatierung in der Layoutansicht anwenden

So wenden Sie die bedingte Formatierung in der Layoutansicht an:

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Berichtsregisterkarte und wählen Sie Layoutansicht (oder klicken Sie mit der rechten Maustaste in einen leeren Bereich des Berichts und wählen Sie Layoutansicht).
2. Klicken Sie auf das oder die Steuerelemente, auf die Sie die bedingte Formatierung anwenden möchten. Wenn Sie möchten, dass die Formatierung auf den gesamten Datensatz angewendet wird, klicken Sie bei gedrückter Umschalttaste auf alle Steuerelemente in einem einzelnen Datensatz.
3. Klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf die Registerkarte Berichtsentwurfstools-Format.
4. Klicken Sie in der Gruppe Steuerelementformatierung auf Bedingte Formatierung.
5. Klicken Sie im angezeigten Dialogfeld auf "Neue Regel".
6. Klicken Sie auf Werte im aktuellen Datensatz prüfen oder einen Ausdruck verwenden oder auf Mit anderen Datensätzen vergleichen.
7. Geben Sie die gewünschte Regel ein.
8. Wählen Sie die Formatierung aus, die Sie anwenden möchten, z. B. die Schriftfarbe.
9. Klicken Sie zweimal auf OK.
10. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Registerkarte „Bericht“ und wählen Sie „Druckvorschau“, um zu sehen, wie die Formatierung aussieht, wenn Sie den Bericht drucken.

Im Beispiel unten haben wir eine Regel eingegeben, sodass, wenn der tatsächliche Umsatz größer als 50.000 ist, der gesamte Datensatz fett und in blauer Schriftfarbe angezeigt wird (beachten Sie, dass das Feld actualsales muss an ein Steuerelement wie z. B. ein Textfeld im Bericht gebunden sein):

Bedingte Formatierung in der Designansicht anwenden

So wenden Sie die bedingte Formatierung in der Entwurfsansicht an:

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Berichtsregisterkarte und wählen Sie Entwurfsansicht (oder klicken Sie mit der rechten Maustaste in einen leeren Bereich des Berichts und wählen Sie Entwurfsansicht).
2. Wählen Sie das oder die Steuerelemente aus, auf die Sie die bedingte Formatierung anwenden möchten. Wenn Sie möchten, dass die Formatierung auf einen gesamten Datensatz angewendet wird, klicken Sie bei gedrückter Umschalttaste auf alle Steuerelemente im Detailbereich.
3. Klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf die Registerkarte Berichtsentwurfstools-Format.
4. Klicken Sie in der Gruppe Steuerelementformatierung auf Bedingte Formatierung.
5. Klicken Sie im angezeigten Dialogfeld auf "Neue Regel".
6. Klicken Sie auf Werte im aktuellen Datensatz prüfen oder einen Ausdruck verwenden oder auf Mit anderen Datensätzen vergleichen.
7. Geben Sie die gewünschte Regel ein.
8. Wählen Sie die gewünschte Formatierung aus, z. B. die Schriftfarbe.
9. Klicken Sie zweimal auf OK.
10. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Registerkarte „Bericht“ und wählen Sie „Druckvorschau“, um zu sehen, wie die Formatierung aussieht, wenn Sie den Bericht drucken.

Im Beispiel unten haben wir eine Regel eingegeben, sodass, wenn das Nachverfolgungsdatum innerhalb von 90 Tagen nach dem aktuellen Datum liegt, der gesamte Datensatz fett und in grüner Schriftfarbe angezeigt wird (beachten Sie, dass das Feld followupdate muss an ein Steuerelement wie z. B. ein Textfeld im Bericht gebunden sein):

Wenn Sie eine Füllformatierung auf einen gesamten Datensatz anwenden möchten, müssten die Steuerelemente (normalerweise Textfelder) das nächste Steuerelement „berühren“, oder Sie würden Lücken im Datensatz sehen.

Außerdem hat in der Liste der Regeln für die bedingte Formatierung im Dialogfeld „Bedingte Formatierung“ eine Regel, die weiter oben in der Liste steht, Vorrang vor einer Regel, die weiter unten in der Liste steht. Wenn also ein Wert oder Datensatz mit bedingter Formatierung unter Verwendung mehrerer Regeln formatiert wird, würde die höchste Regel im Dialogfeld "gewinnen". Sie können die Rangfolge ändern, indem Sie im Dialogfeld auf die Aufwärts- und Abwärtspfeile klicken.

Dieser Artikel wurde erstmals am 17. Mai 2019 veröffentlicht und aus Gründen der Klarheit und des Inhalts aktualisiert.