Nicht alle Unternehmen sind sich sicher, wann es an der Zeit ist, auf eine Datenbank umzusteigen. Excel ist ein nützliches Tabellenkalkulationsprogramm, das die Anforderungen vieler kleiner Unternehmen erfüllen kann. Doch wenn ihr Geschäft wächst oder sie mehr Funktionen wünschen, ist es sinnvoll, zu einer Datenbank wie MS Access zu springen.
Woher wissen Sie also, was für Ihr Unternehmen das Richtige ist und wann es Zeit ist, umzusteigen? Die Wahrheit ist, dass Sie wahrscheinlich Excel und Access zusammen verwenden sollten, anstatt das eine durch das andere zu ersetzen.
Beginnen wir damit, die grundlegenden Aufgaben zu besprechen, für die Excel und Access verwendet werden, und woher Sie wissen, wann es Zeit für ein Upgrade auf eine Datenbank ist.
Wofür wird jedes Tool verwendet?
Microsoft Excel ist ein Tabellenkalkulationsprogramm, das für die folgenden Aufgaben verwendet wird:
- Datenanalyse
- Berechnungen, statistische Vergleiche
- Diagrammverwaltung
- Generieren Sie eine gemeinsam nutzbare Ausgabe
Microsoft Access ist ein Datenbanktool, das für die folgenden Aufgaben verwendet wird:
- Datenverwaltung
- Datenteilmengen anzeigen, komplexe Abfragen
- Berichte zur Datenzusammenfassung
- Automatisierung für allgemeine Ereignisse
- Datenbank wird von mehreren Benutzern verwendet
Kurz gesagt, Excel ist zum Analysieren da Daten, während Access zum Verwalten dient Daten.
Woher weiß ich, wann es an der Zeit ist, Zugriff hinzuzufügen?
Wenn Sie derzeit Excel verwenden, erkennen Sie das Potenzial, das diese Tabellenkalkulationssoftware bietet. Es analysiert effektiv numerische Daten und ist relativ einfach zu erlernen. Die neuesten Versionen sind außerdem vollgepackt mit zahlreichen Vorlagen und Verknüpfungen, um Ihnen die Arbeit zu erleichtern.
Wenn Sie jedoch Hunderte oder Tausende von Tabellenkalkulationen verwalten müssen, bricht Excel unter dem Druck zusammen. Es wird immer schwieriger, Daten zu verwalten und Ihre Formeln zu aktualisieren. Wenn Sie Schwierigkeiten haben, Ihre Tabellenkalkulationen zu verwalten, ist dies ein sicheres Zeichen dafür, dass Sie eine größere und umfassendere Datenbank benötigen.
Der Vorteil von Access besteht darin, dass es eine Speicherlösung für Daten bietet, die an verschiedenen Standorten abgerufen und analysiert werden müssen. Sie können jederzeit auf diese Aufzeichnungen zugreifen und die entsprechenden Änderungen vornehmen. Da jeder Datensatz eine ID erhält, können Sie Ihre Datenbanken basierend auf Ihren Zielen sortieren, filtern und abfragen.
Schlussfolgerung
Da Excel mit Tabellenkalkulationen überladen wird und Sie es schwieriger finden, Ihre Daten zu pflegen und zu aktualisieren, ist dies ein klares Zeichen dafür, dass Sie bereit sind, auf Access umzusteigen. Aber werfen Sie nicht das Handtuch mit Excel. Sie können Access in Excel importieren und umgekehrt und das Beste aus beiden Welten genießen.
