Access
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Einführung in C

Import/Export von Microsoft Access-Daten

Einführung

Microsoft Access unterstützt verschiedene Szenarien zum Importieren und Exportieren von Daten, in und aus MS Access-Datenbanken, in und aus Textdateien, in und aus Tabellenkalkulationen usw. Vor dem Importieren sollten Sie eine Datenbank erstellen, die die Datensätze empfängt.

Die primäre Methode zum Importieren oder Exportieren erfolgt über die Eigenschaftenseite Externe Daten des Menübands. Sie können auch mit der rechten Maustaste auf ein beliebiges Objekt im Navigationsbereich klicken, die Maus entweder auf Importieren oder Exportieren positionieren und auf die gewünschte Option klicken.

Praktisches Lernen:Einführung in den Datenimport/-export

  1. Starten Sie Microsoft Access
  2. Klicken Sie auf „Leere Desktop-Datenbank“
  3. Legen Sie den Dateinamen als FunDS2 fest
  4. Klicken Sie auf Erstellen
  5. Klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf Datei und dann auf Optionen
  6. Klicken Sie in der linken Liste auf Aktuelle Datenbank
  7. Klicken Sie in der rechten Liste auf Überlappende Fenster
  8. Klicken Sie auf OK
  9. Lesen Sie das Meldungsfeld und klicken Sie auf OK
  10. Doppelklicken Sie in der Standardtabelle auf die ID, um sie in den Bearbeitungsmodus zu versetzen, drücken Sie F2 und dann Home, geben Sie SoldItem ein (um SoldItemID zu erhalten) und drücken Sie die Eingabetaste
  11. Klicken Sie im Abschnitt "Ansichten" des Menübands auf "Ansicht" (oder "Entwurfsansicht")
  12. Legen Sie den Namen als SoldItems fest und klicken Sie auf OK
  13. Füllen Sie die Tabelle mit den folgenden Feldern aus (ändern Sie nur die angegebenen Teile):
    Feldname Datentyp Feldgröße Formatieren Bildunterschrift SoldItemID ID des verkauften Artikels ReceiptNumber Nummer Quittungsnr. ItemNumber Nummer Artikelnr. Hersteller 40 Kategorie 25 Unterkategorie 25 Unterkategorie ItemName 100 Artikelname ItemSize 20 Größe PurchasePrice Number Doppelter fester Kaufpreis
  14. Schließen Sie die Tabelle
  15. Wenn Sie gefragt werden, ob Sie speichern möchten, klicken Sie auf Ja
  16. Um eine neue Tabelle zu erstellen, klicken Sie auf der Multifunktionsleiste auf Erstellen und im Abschnitt Tabellen auf Tabellendesign
  17. Geben Sie Quittungsnummer ein und drücken Sie die Tabulatortaste
  18. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ReceiptNumber und dann auf Primärschlüssel
  19. Erstellen Sie die Felder wie folgt:
    Feldname Datentyp Feldgröße Bildunterschrift formatieren ReceiptNumber Number Long Integer Receipt # EmployeeNumber Number Long Integer Employee # ShoppingDate Date/Time Long Date Shopping Date ShoppingTime Date/Time Long Time Shopping Time SalesTotal Number Double Fixed Sales Total AmountTendered Number Double Fixed Amount Tendered
  20. Schließen Sie die Tabelle
  21. Wenn Sie gefragt werden, ob Sie speichern möchten, klicken Sie auf Ja
  22. Legen Sie den Namen der Tabelle als ShoppingSessions fest und klicken Sie auf OK
  23. Klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf Datei und dann auf Neu
  24. Klicken Sie auf „Leere Desktop-Datenbank“
  25. Legen Sie den Dateinamen als Computer Training Center fest
  26. Klicken Sie auf Erstellen
  27. Klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf Datei und dann auf Optionen
  28. Klicken Sie in der linken Liste auf Aktuelle Datenbank
  29. Klicken Sie in der rechten Liste auf Überlappende Fenster
  30. Klicken Sie auf OK
  31. Lesen Sie das Meldungsfeld und klicken Sie auf OK

Importieren einer Microsoft Access-Datenbank

Der einfachste Datentyp, der in eine Microsoft Access-Datenbank importiert werden kann, ist eine andere MS Access-Datenbank. So importieren Sie eine Microsoft Access-Datenbank:

  • Wenn der Navigationsbereich mindestens eine Tabelle enthält, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Tabelle. Positionieren Sie die Maus auf Import und klicken Sie auf Access Database

  • Klicken Sie im Abschnitt „Importieren und verknüpfen“ der Multifunktionsleiste auf die Schaltfläche „Zugriff“.

Wenn Sie den Pfad zur Datenbank einschließlich ihres Namens kennen, geben Sie ihn im Dialogfeld ein. Wenn nicht, klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen, um die Quelldatenbank auszuwählen. Nachdem Sie die Datenbank angegeben haben, klicken Sie auf OK. Das Dialogfeld „Objekte importieren“ wird angezeigt. Die Objekte sind nach Kategorien geordnet. Wählen Sie die gewünschten Objekte aus. Neben den Objekten können Sie Aspekte wie Beziehungen und andere Navigationsbereichsoptionen importieren oder ignorieren. Um eine Entscheidung zu treffen, klicken Sie auf die Schaltfläche Optionen und wählen Sie die gewünschten Optionen aus:

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf OK. Wenn die Objekte in der Datenbank gültig wären (und das sollten sie auch sein), sollten Sie kein Problem haben.

Praxislernen:Importieren einer Microsoft Access-Datenbank

  1. Klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf Externe Daten
  2. Klicken Sie im Abschnitt „Importieren und verknüpfen“ der Multifunktionsleiste auf die Schaltfläche „Zugriff“.
  3. Klicken Sie im Dialogfeld auf die Schaltfläche Durchsuchen
  4. Wählen Sie aus den Ressourcen, die diese Lektionen begleiten, CTC aus und klicken Sie auf Öffnen
  5. Klicken Sie im Dialogfeld auf OK
  6. Klicken Sie auf der Eigenschaftsseite "Tabellen" auf "Alle auswählen".

  7. Klicken Sie auf die Registerkarte Formulare und dann auf Alle auswählen
  8. Klicken Sie auf OK
  9. Wenn die Objekte importiert wurden, klicken Sie im Dialogfeld auf Schließen

Exportieren einer Microsoft Access-Datenbank

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Datensätze einer Microsoft Access-Datenbank zu exportieren. Eine Möglichkeit besteht darin, eine Tabelle formal zu exportieren.

So exportieren Sie ein Objekt:

  • Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Tabelle, die die Datensätze enthält, positionieren Sie die Maus auf „Exportieren“ und klicken Sie auf „Zugriff“
  • Klicken Sie im Navigationsbereich auf die Tabelle, die die Datensätze enthält, um sie auszuwählen. Klicken Sie im Abschnitt „Exportieren“ der Multifunktionsleiste auf die Schaltfläche „Zugriff“

Wenn Sie den Pfad zur Datenbank einschließlich ihres Namens kennen, geben Sie ihn auf der ersten Seite des Assistenten ein oder klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen, um die Zieldatenbank auszuwählen. Nachdem Sie die Datenbank angegeben haben, klicken Sie auf OK. Dadurch wird das Dialogfeld „Exportieren“ angezeigt. Sie können den Namen des Objekts angeben, das die Datensätze erhalten soll, oder das Objekt, das erstellt werden soll. Sie können auch angeben, was exportiert werden soll:nur die Struktur der Tabelle oder sowohl die Struktur als auch die Datensätze:

Die obige Technik ermöglicht es Ihnen, ein Objekt oder ein Objekt nach dem anderen zu exportieren. Wenn Sie die gesamte Datenbank exportieren möchten, klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf Datei und dann auf Speichern unter:

In diesem Fenster können Sie das Format auswählen, das die neue Datenbank haben soll. Das Fenster bietet acht Optionen, die Sie verwenden können. Um eine Option zu verwenden, klicken Sie entweder darauf und dann auf Speichern unter oder doppelklicken Sie darauf.

Wenn Sie die Datenbank im aktuellen Format von Access 2007-2016 speichern möchten, wählen Sie Access-Datenbank. Dies würde das Dialogfeld Speichern unter öffnen. Geben Sie den Namen und den Speicherort der neuen Datenbank an und klicken Sie auf Speichern.

Wenn Sie eine Microsoft Access 97-2000-Datenbank erstellen möchten, klicken Sie auf Access 2000-Datenbank. Dies würde eine Datei mit .mdb erstellen Verlängerung. Dies sind Datenbanken, die mit Microsoft Access 97 und Microsoft Office Access 2000 kompatibel sind. An diesen Datenbankversionen ist nichts Schlechtes oder Falsches, und sie sind auch heute noch wertvoll. Sie unterstützen nur einige Funktionen wie Ausdrücke, Anhänge usw. in einer Tabelle nicht:

In den MDB-Datenbankversionen können Ausdrücke nicht für Tabellen erstellt werden, sie können jedoch für andere Objekttypen erstellt werden.

Microsoft Access und Tabellen

Importieren eines Arbeitsblatts

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Sie eine Tabelle in eine Microsoft Access-Datenbank importieren können. Die Tabelle kann aus jeder Anwendung stammen, einschließlich Microsoft Excel, Google Sheets, CSV usw.

Wenn Sie vorhaben, ein Microsoft Excel-Arbeitsblatt oder ein Google Sheet zu importieren, sollten Sie es zuerst vorbereiten. Eine Möglichkeit besteht darin, sicherzustellen, dass die gesamte Tabelle als einzelne Tabelle organisiert ist. In diesem Fall sollte die obere Seite der Tabelle die Kategorien enthalten, die als Spaltenüberschriften verwendet/berücksichtigt werden können. Über den Kopfzeilen darf kein nicht organisierter Text (Text, der nicht als zur Tabelle gehörend angesehen wird) angezeigt werden. Die Werte können dann unter jeder Überschrift angezeigt werden. Hier ist ein Beispiel:

Unter den Datensätzen darf kein nicht organisierter Text (Text, der nicht als zur Tabelle gehörend angesehen wird) angezeigt werden.

Sobald das Dokument fertig ist, importieren Sie es:

  • Wenn der Navigationsbereich mindestens eine Tabelle enthält, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Tabelle im Navigationsbereich, positionieren Sie die Maus auf Importieren und klicken Sie auf Excel
  • Klicken Sie im Abschnitt „Importieren und verknüpfen“ der Multifunktionsleiste auf die Schaltfläche „Excel“.

Geben Sie im Dialogfeld den Pfad und Namen der Tabelle an und klicken Sie auf OK. Dies würde einen Assistenten starten. Wählen Sie auf der ersten Seite den Namen der Tabelle aus, die die Daten enthält.

Praktisches Lernen:Importieren einer Microsoft Excel-Tabelle

  1. Klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf Datei und dann auf Öffnen
  2. Klicken Sie in der Liste der Dateien auf FunDS2
  3. Klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf Externe Daten
  4. Klicken Sie im Abschnitt „Importieren und verknüpfen“ auf die Schaltfläche „Excel“.
  5. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Durchsuchen"
  6. Wählen Sie aus den Ressourcen, die diese Lektionen begleiten, Fun Department Store aus und klicken Sie auf Öffnen

  7. Klicken Sie auf OK

  8. Stellen Sie auf der ersten Seite des Assistenten sicher, dass Blatt1 ausgewählt ist, und klicken Sie auf Weiter. Möglicherweise wird ein Meldungsfeld angezeigt. Lesen Sie es und klicken Sie auf OK

  9. Stellen Sie auf der zweiten Seite des Assistenten sicher, dass Erste Zeile enthält Spaltenüberschriften aktiviert ist, und klicken Sie auf Weiter
  10. Klicken Sie auf der dritten Seite des Assistenten, wenn die Spalte „ItemNumber“ ausgewählt ist, auf den Pfeil des Kombinationsfelds „Data Type“ und wählen Sie „Long Integer“ aus

  11. Klicken Sie auf DateInStore oder eine beliebige Zelle darunter und vergewissern Sie sich, dass der Datentyp Date With Time ist
  12. Klicken Sie auf UnitPrice und vergewissern Sie sich, dass der Datentyp auf Double eingestellt ist
  13. Klicken Sie auf Weiter
  14. Klicken Sie auf den Pfeil des Kombinationsfelds und wählen Sie ItemNumber

  15. Klicken Sie auf Weiter
  16. Ersetzen Sie den Namen des Imports in Tabelle durch StoreItems

  17. Klicken Sie auf Fertig stellen
  18. Klicken Sie im Dialogfeld auf Schließen
  19. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Tabelle "StoreItems" und dann auf "Entwurfsansicht".
  20. Ändern Sie die folgenden Eigenschaften der Felder:
    Feldname Feldgröße Formatieren Bildunterschrift ItemNumber Artikelnummer DateInStore Datum im Geschäft Hersteller 40 Kategorie 25 Unterkategorie 25 Unterkategorie Artikelname 100 Artikelname Artikelgröße 20 Größe UnitPrice Double behoben Stückpreis
  21. Schließen Sie die Tabelle
  22. Wenn Sie gefragt werden, ob Sie speichern möchten, klicken Sie auf Ja
  23. Sie erhalten außerdem ein Meldungsfeld, das Sie darauf hinweist, dass einige Daten möglicherweise verloren gehen. Lesen Sie es und klicken Sie auf Ja

Importieren einer benannten Tabelle

Wenn die Tabelle eine Mischung aus organisierten und nicht organisierten Abschnitten oder Gruppen enthält, sollten Sie Namen für die erforderlichen Gruppen von Datensätzen erstellen.

Praktisches Lernen:Importieren einer Microsoft Excel-Tabelle

  1. Starten Sie Microsoft Excel
  2. Öffnen Sie in den Ressourcen, die diese Lektionen begleiten, das Arbeitsbuch "Fun Department Store"
  3. Klicken Sie unten auf Sheet2
  4. Klicken Sie auf Employee # und geben Sie EmpolyeeNumber ein
  5. Vorname durch Vorname ersetzen
  6. Vorname durch Nachname ersetzen
  7. Wählen Sie die Zellen von EmployeeNumber bis zum letzten Sales Associates aus

  8. Klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf Formeln
  9. Klicken Sie im Abschnitt „Definierte Namen“ auf „Namen definieren“
  10. Ersetzen Sie den vorgeschlagenen Namen durch Mitarbeiter

  11. Klicken Sie auf OK
  12. Schließen Sie Microsoft Excel
  13. Wenn Sie gefragt werden, ob Sie speichern möchten, klicken Sie auf Speichern und zu Microsoft Access zurückkehren
  14. Klicken Sie in der Multifunktionsleiste bei Bedarf auf Externe Daten.
    Klicken Sie im Abschnitt „Importieren und verknüpfen“ auf die Schaltfläche „Excel“.
  15. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Durchsuchen"
  16. Wählen Sie die Tabelle „Fun Department Store“ aus, die Sie oben geändert haben, und klicken Sie auf „Öffnen“
  17. Klicken Sie im Dialogfeld „Externe Daten abrufen“ auf „OK“.
  18. Klicken Sie auf der ersten Seite des Assistenten auf das Optionsfeld Benannte Bereiche anzeigen

  19. Stellen Sie sicher, dass Mitarbeiter ausgewählt ist, und klicken Sie auf Weiter
  20. Klicken Sie auf der zweiten Seite des Assistenten auf Erste Zeile enthält Spaltenüberschriften und dann auf Weiter
  21. Klicken Sie auf der dritten Seite des Assistenten, wenn die Spalte „EmployeeNumber“ ausgewählt ist, auf den Pfeil des Kombinationsfelds „Data Type“ und wählen Sie „Long Integer“ aus

  22. Klicken Sie auf Weiter
  23. Klicken Sie auf den Pfeil der Combobox und wählen Sie EmployeeNumber

  24. Klicken Sie auf Weiter

  25. Übernehmen Sie den Namen der Tabelle als Employees und klicken Sie auf Fertig
  26. Klicken Sie im Dialogfeld auf Schließen
  27. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Tabelle "Employees" und dann auf "Entwurfsansicht".
  28. Ändern Sie die folgenden Eigenschaften der Felder:
    Feldname Datentyp Feldgröße Ausdruck Bildunterschrift EmployeeNumber Nummer Mitarbeiter # Vorname 20 Vorname Nachname 20 Nachname Mitarbeitername [Vorname] &" " &[Nachname] Name des Mitarbeiters Titel 100
  29. Schließen Sie die Tabelle
  30. Wenn Sie gefragt werden, ob Sie speichern möchten, klicken Sie auf Ja
  31. Sie erhalten auch eine Meldung, dass einige Daten verloren gehen könnten. Lesen Sie es und klicken Sie auf Ja

Kopieren aus einer Tabelle

Anstatt eine Tabelle manuell zu importieren, können Sie die Werte in einer Tabelle auswählen, kopieren und in eine Tabelle in Microsoft Access einfügen.

Praktisches Lernen:Kopieren aus einer Tabelle

  1. Starten Sie Microsoft Excel und klicken Sie in der Liste der Dateien auf Fun Department Store
  2. Klicken Sie auf Blatt3
  3. Klicken Sie auf Zelle B5
  4. Halten Sie die Umschalttaste gedrückt
  5. Klicken Sie auf Zelle G64
  6. Umschalt loslassen
  7. Klicken Sie in der Multifunktionsleiste von Microsoft Excel auf Startseite
  8. Klicken Sie im Bereich Zwischenablage auf Kopieren
  9. Doppelklicken Sie in Microsoft Access im Navigationsbereich auf die Tabelle ShoppingSessions
  10. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Schaltfläche am Schnittpunkt der Spaltenüberschriften und der Zeilenüberschriften
  11. Klicken Sie auf Einfügen
  12. Lesen Sie das Microsoft Access-Meldungsfeld und klicken Sie auf Ja
  13. Zurück zu Microsoft Excel in Sheet3
  14. Zelle I5 anklicken
  15. Halten Sie die Umschalttaste gedrückt
  16. Zelle P165 anklicken
  17. Umschalt loslassen
  18. Klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf Start und dann auf Kopieren
  19. Kehren Sie zu Microsoft Access zurück und doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf die Tabelle SoldItems
  20. Klicken Sie in der Tabelle auf Quittung Nr.
  21. Halten Sie die Umschalttaste gedrückt
  22. Klicken Sie auf Stückpreis
  23. Umschalt loslassen
  24. Drücken Sie Strg + V zum Einfügen
  25. Lesen Sie das Meldungsfeld und klicken Sie auf Ja
  26. Schließen Sie beide Tabellen
  27. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf eine der Tabellen, positionieren Sie die Maus auf Importieren und klicken Sie auf Datenbankzugriff
  28. Klicken Sie auf Durchsuchen
  29. Suchen Sie die FundDS1-Datenbank aus den vorherigen Lektionen und wählen Sie sie aus (andernfalls wählen Sie aus den Ressourcen, die diese Lektionen begleiten, FunDS2 aus) und klicken Sie auf Öffnen
  30. Klicken Sie im Dialogfeld auf OK
  31. Klicken Sie im Dialogfeld Objekte importieren auf Formulare
  32. Klicken Sie auf Alle auswählen
  33. Klicken Sie auf OK
  34. Wenn die Formulare importiert wurden, klicken Sie im Dialogfeld auf Schließen

Exportieren in eine Microsoft Excel-Tabelle

Um Daten von Microsoft Access in eine Tabellenkalkulation zu übertragen, müssen Sie kopieren und einfügen. Zunächst können Sie in Microsoft Access eine Tabelle in der Datenblattansicht öffnen und dann einen, einige oder alle Datensätze auswählen. Nachdem Sie die Datensätze ausgewählt haben, können Sie sie kopieren, Microsoft Excel öffnen, auf die Zelle klicken, die den Wert oben links enthalten würde, und einfügen.

Eine andere Technik besteht im Exportieren, und Sie können dies tun, ohne zuerst die Tabelle zu öffnen:

  • Klicken Sie vor dem Exportieren einer Tabelle im Navigationsbereich auf die Tabelle. Klicken Sie dann auf dem Menüband auf Externe Daten. Klicken Sie im Abschnitt „Exportieren“ auf die Schaltfläche „Excel“.
  • Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Tabelle, positionieren Sie die Maus auf Export und klicken Sie auf Excel

Dadurch wird das Dialogfeld „Export – Excel-Tabelle“ mit dem Pfad geöffnet, in dem die Datei gespeichert wird. Der Standardordner ist Eigene Dateien:

Praktisches Lernen:Exportieren von Daten als Tabellenkalkulation

  1. Klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf Datei und dann auf Öffnen
  2. Klicken Sie in der Liste der Dateien auf Computer Training Center
  3. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Tabelle CourseSchedules, positionieren Sie die Maus auf Exportieren und klicken Sie auf Excel
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Durchsuchen“ und wählen Sie den Ordner „(Eigene) Dokumente“ aus
  5. Klicken Sie auf OK
  6. Klicken Sie im Dialogfeld auf Schließen

Microsoft Access und Textdateien

Importieren einer Textdatei

Sie können eine Tabelle mit Daten aus einer Textdatei erstellen. Wenn Sie die (Text-)Datei in Notepad erstellen, erfolgt die Abgrenzung eines Felds normalerweise durch Drücken der Tabulatortaste, nachdem der Inhalt des Felds erstellt wurde. So importieren Sie eine Textdatei in Microsoft Access:

  • Klicken Sie im Abschnitt „Importieren“ der Multifunktionsleiste auf die Schaltfläche „Textdatei“
  • Wenn Sie zuvor eine Tabelle erstellt haben, die die Werte erhalten würde, klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf diese Tabelle, positionieren Sie die Maus auf „Importieren“ und klicken Sie auf „Kurze Textdatei“

Praxislernen:Importieren eines Textdokuments

  1. Um eine neue Datenbank zu starten, klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf Datei und dann auf Neu
  2. Klicken Sie auf „Leere Desktop-Datenbank“
  3. Setzen Sie den Namen auf Monson University1
  4. Klicken Sie auf Erstellen
  5. Klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf Datei und dann auf Optionen
  6. Klicken Sie in der linken Liste auf Aktuelle Datenbank
  7. Klicken Sie in der rechten Liste auf Überlappende Fenster
  8. Klicken Sie auf OK
  9. Klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf Externe Daten und im Abschnitt Importieren und verknüpfen auf Textdatei
  10. Klicken Sie im Dialogfeld „Externe Daten abrufen – Textdatei“ auf die Schaltfläche „Durchsuchen“
  11. Suchen Sie die Ressourcen, die diese Lektionen begleiten, und wählen Sie die Datei Departments.txt aus
  12. Klicken Sie auf Öffnen
  13. Klicken Sie im Dialogfeld auf OK
  14. Akzeptieren Sie auf der ersten Seite des Assistenten zum Importieren von Text, dass der Text durch Trennzeichen getrennt wird, und klicken Sie auf Weiter
  15. Akzeptieren Sie auf der zweiten Seite, dass das Trennzeichen auf Tab gesetzt wird.
    Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Erste Zeile enthält Feldnamen

  16. Klicken Sie auf Weiter
  17. Klicken Sie auf der dritten Seite des Assistenten auf Weiter
  18. Klicken Sie auf den Pfeil des Kombinationsfelds und wählen Sie Abteilungscode
  19. Klicken Sie auf Weiter
  20. Übernehmen Sie den Namen der Tabelle als Abteilungen und klicken Sie auf Fertig
  21. Wenn die Datensätze importiert wurden, klicken Sie auf Schließen
  22. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Tabelle "Departments" und klicken Sie auf "Entwurfsansicht".
  23. Ändern Sie die folgenden Eigenschaften der Felder:
    Feldname Feldgröße Abteilungscode 5 Abteilungsname 100
  24. Schließen Sie die Tabelle
  25. Wenn Sie gefragt werden, ob Sie speichern möchten, klicken Sie auf Ja
  26. Sie erhalten auch eine Meldung, dass einige Daten verloren gehen könnten. Lesen Sie es und klicken Sie auf Ja
  27. Klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf Externe Daten und im Abschnitt Importieren und verknüpfen auf Textdatei
  28. Klicken Sie im Dialogfeld „Externe Daten abrufen – Textdatei“ auf die Schaltfläche „Durchsuchen“
  29. Wählen Sie aus den Ressourcen, die diese Lektionen begleiten, die Datei Employees.txt aus und klicken Sie auf Öffnen
  30. Klicken Sie im Dialogfeld auf OK
  31. Akzeptieren Sie auf der ersten Seite des Assistenten zum Importieren von Text, dass der Text durch Trennzeichen getrennt wird, und klicken Sie auf Weiter
  32. Akzeptieren Sie auf der zweiten Seite, dass das Trennzeichen auf Tabulator eingestellt ist, und klicken Sie auf Erste Zeile enthält Feldnamen

  33. Klicken Sie auf Weiter
  34. Klicken Sie auf der dritten Seite des Assistenten, wenn EmployeeNumber ausgewählt ist, auf den Pfeil des Kombinationsfelds Data Type und wählen Sie Short Text
  35. Klicken Sie auf Weiter
  36. Klicken Sie auf den Pfeil des Kombinationsfelds und wählen Sie EmployeeNumber aus
  37. Klicken Sie auf Weiter
  38. Übernehmen Sie den Namen der Tabelle als Employees und klicken Sie auf Fertig
  39. Wenn die Datensätze importiert wurden, klicken Sie auf Schließen
  40. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Tabelle "Employees" und dann auf "Entwurfsansicht".
  41. Ändern Sie die folgenden Eigenschaften der Felder:
    Feldname Feldgröße Bildunterschrift Mitarbeiternummer 10 Vorname 25 Vorname Zweiter Vorname 25 Nachname 25 Nachname Abteilungscode 5 Titel 100
  42. Schließen Sie die Tabelle
  43. Wenn Sie gefragt werden, ob Sie speichern möchten, klicken Sie auf Ja
  44. Sie erhalten auch eine Meldung, dass einige Daten verloren gehen könnten. Lesen Sie es und klicken Sie auf Ja
  45. Klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf Externe Daten und im Abschnitt Importieren und verknüpfen auf Textdatei
  46. Klicken Sie im Dialogfeld „Externe Daten abrufen – Textdatei“ auf die Schaltfläche „Durchsuchen“
  47. Wählen Sie aus den Ressourcen, die diese Lektionen begleiten, die Datei Majors.txt aus und klicken Sie auf Öffnen
  48. Klicken Sie im Dialogfeld auf OK
  49. Akzeptieren Sie auf der ersten Seite des Assistenten zum Importieren von Text, dass der Text durch Trennzeichen getrennt wird, und klicken Sie auf Weiter
  50. Akzeptieren Sie auf der zweiten Seite, dass das Trennzeichen auf Tabulator eingestellt ist, und klicken Sie auf Erste Zeile enthält Feldnamen

  51. Klicken Sie auf Weiter
  52. Klicken Sie auf der dritten Seite des Assistenten auf Dean
  53. Klicken Sie auf den Pfeil des Kombinationsfelds Datentyp und wählen Sie Kurztext aus
  54. Klicken Sie auf Weiter
  55. Klicken Sie auf den Pfeil des Kombinationsfelds und wählen Sie MajorID aus
  56. Klicken Sie auf Weiter
  57. Akzeptieren Sie den Namen der Tabelle als Majors und klicken Sie auf Fertig
  58. Wenn die Datensätze importiert wurden, klicken Sie auf Schließen
  59. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Tabelle "Employees" und dann auf "Entwurfsansicht".
  60. Ändern Sie die folgenden Eigenschaften der Felder:
    Feldname Feldgröße MajorID Major 100 Dekan 10
  61. Schließen Sie die Tabelle
  62. Wenn Sie gefragt werden, ob Sie speichern möchten, klicken Sie auf Ja
  63. Sie erhalten auch eine Meldung, dass einige Daten verloren gehen könnten. Lesen Sie es und klicken Sie auf Ja
  64. Klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf Externe Daten und im Abschnitt Importieren und verknüpfen auf Textdatei
  65. Klicken Sie im Dialogfeld „Externe Daten abrufen – Textdatei“ auf die Schaltfläche „Durchsuchen“
  66. Wählen Sie aus den Ressourcen, die diese Lektionen begleiten, die Datei Minors.txt aus und klicken Sie auf Öffnen
  67. Klicken Sie im Dialogfeld auf OK
  68. Akzeptieren Sie auf der ersten Seite des Assistenten zum Importieren von Text, dass der Text durch Trennzeichen getrennt wird, und klicken Sie auf Weiter
  69. Akzeptieren Sie auf der zweiten Seite, dass das Trennzeichen auf Tabulator eingestellt ist, und klicken Sie auf Erste Zeile enthält Feldnamen
  70. Klicken Sie auf Weiter
  71. Klicken Sie auf der dritten Seite des Assistenten auf Weiter
  72. Klicken Sie auf den Pfeil des Kombinationsfelds und wählen Sie MinorID aus
  73. Klicken Sie auf Weiter
  74. Akzeptieren Sie den Namen der Tabelle als Minors und klicken Sie auf Fertig
  75. Wenn die Datensätze importiert wurden, klicken Sie auf Schließen
  76. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Tabelle "Employees" und dann auf "Entwurfsansicht".
  77. Ändern Sie die folgenden Eigenschaften der Felder:
    Feldname Feldgröße MinrID Minor 100
  78. Schließen Sie die Tabelle
  79. Wenn Sie gefragt werden, ob Sie speichern möchten, klicken Sie auf Ja
  80. Sie erhalten auch eine Meldung, dass einige Daten verloren gehen könnten. Lesen Sie es und klicken Sie auf Ja
  81. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf Table1, positionieren Sie die Maus auf Importieren und klicken Sie auf Textdatei
  82. Klicken Sie im Dialogfeld „Externe Daten abrufen – Textdatei“ auf die Schaltfläche „Durchsuchen“
  83. Suchen Sie die Ressourcen, die diese Lektionen begleiten, und wählen Sie die Datei Students.txt aus
  84. Klicken Sie auf Öffnen
  85. Klicken Sie im Dialogfeld auf OK
  86. Akzeptieren Sie auf der ersten Seite des Textimport-Assistenten, dass der Text mit Trennzeichen versehen wird, und klicken Sie auf Weiter

  87. Akzeptieren Sie auf der zweiten Seite, dass das Trennzeichen auf Komma oder Tab gesetzt wird, und klicken Sie auf Weiter
  88. Klicken Sie auf der zweiten Seite des Assistenten auf Erste Zeile enthält Feldnamen

  89. Klicken Sie auf Weiter
  90. Wenn StudentNumber ausgewählt ist, klicken Sie auf den Pfeil des Kombinationsfelds Data Type und wählen Short Text

  91. Klicken Sie auf Weiter
  92. Klicken Sie auf den Pfeil des Kombinationsfelds und wählen Sie StudentNumber

  93. Klicken Sie auf Weiter
  94. Akzeptieren Sie den Namen der Tabelle als Students und klicken Sie auf Fertig
  95. Wenn die Datensätze importiert wurden, klicken Sie auf Schließen
  96. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Tabelle „Studenten“ und klicken Sie auf „Entwurfsansicht“
  97. Ändern Sie die folgenden Eigenschaften der Felder:
    Feldname Feldgröße Bildunterschrift Studentennummer 12 Schüler Nr. Vorname 25 Vorname Zweiter Vorname 25 Nachname 25 Nachname Geburtsdatum Geschlecht 20 Adresse 120 Stadt 40 Geben Sie 50 an Postleitzahl 20 Postleitzahl
  98. Schließen Sie die Tabelle
  99. Wenn Sie gefragt werden, ob Sie speichern möchten, klicken Sie auf Ja
  100. Sie erhalten auch eine Meldung, dass einige Daten verloren gehen könnten. Lesen Sie es und klicken Sie auf Ja

Exportieren einer Textdatei

So speichern Sie eine Tabelle als Text:

  • Klicken Sie im Navigationsbereich auf die Tabelle, die Sie exportieren möchten. Klicken Sie im Abschnitt „Exportieren“ der Multifunktionsleiste auf die Schaltfläche „Textdatei“
  • Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Tabelle, die die Daten enthält, positionieren Sie die Maus auf „Exportieren“ und klicken Sie auf „Kurze Textdatei“

Dadurch würde das Dialogfeld „Exportieren – Textdatei“ mit dem Namen der Datei mit der Erweiterung „.txt“ geöffnet. Folgen Sie einfach dem Assistenten:

Microsoft Access and XML

Importing an XML File

An XML file is essentially a document made of at least one table. A typical XML file starts with a root node:

<?xml version="1.0" standalone="yes"?>

Under it, the global parent node starts and closes itself:

<?xml version="1.0" standalone="yes"?>
<FunFurniture>
</FunFurniture>

This global parent node is not the table. Inside that node, you should have a node that would represent a table and it can repeat itself as many times as necessary. Hier ist ein Beispiel:

<?xml version="1.0" standalone="yes"?>
<FunFurniture>
  <Employees>
  </Employees>
  <Employees>
  </Employees>
</FunFurniture>

Inside each table, you should have the name of each column followed by its value:

<?xml version="1.0" standalone="yes"?>
<FunFurniture>
  <Employees>
    <EmployeeNumber>924795</EmployeeNumber>
    <FirstName>Donald</FirstName>
    <LastName>Tripleton</LastName>
    <Title>Sales Manager</Title>
  </Employees>
  <Employees>
    <EmployeeNumber>274957</EmployeeNumber>
    <FirstName>Jeanne</FirstName>
    <LastName>Wooley</LastName>
    <Title>Sales Associate</Title>
  </Employees>
  <Employees>
    <EmployeeNumber>684078</EmployeeNumber>
    <FirstName>Irene</FirstName>
    <LastName>Polsen</LastName>
    <Title>Sales Associate</Title>
  </Employees>
  <Employees>
    <EmployeeNumber>297149</EmployeeNumber>
    <FirstName>Monica</FirstName>
    <LastName>Jackson</LastName>
    <Title>Sales Associate</Title>
  </Employees>
</FunFurniture>

After creating and saving an XML file, to import it in Microsoft Access, in the External Data tab of the Ribbon and in the Import section, click the XML File button and follow the wizard.

Practical Learning:Importing an XML Document

  1. To start a new database, on the Ribbon, click File and click New
  2. Click Blank Desktop Database
  3. Set the name to StatesStatistics2
  4. Click Create
  5. Close the default table without saving it
  6. On the Ribbon, click External Data
  7. In the Import &Link section, click the XML File button
  8. In the Get External Data - XML File dialog box, click the Browse button
  9. Locate the resources that accompany these lessons and select the StatesStatistics.xml file
  10. Click Open
  11. On the Get External Data - XML File dialog box, click OK

  12. In the Import XML dialog box, accept the selections and click OK
  13. In the Get External Data - XML File dialog box, click the Close button
  14. In the Navigation Pane, right-click the Regions table and click Design View
  15. In the top side of the window, make sure Region is selected.
    In the bottom side, set the Field Size to 25
  16. Close the table
  17. When asked whether you want to save, click Yes
  18. You will also receive a message box that some data may be lost. Read it and click Yes
  19. In the Navigation Pane, double-click the States table

  20. After viewing the records, right-click the States tab and click Design View
  21. Change the following characteristics of the fields:
    Field Name Data Type Field Size Format Decimal Places Caption Abbreviation 2 State StateName 40 Name AreaSqrMiles Number Standard 0 Sqr Miles AreaSqrKm Number Standard 0 Sqr Kms AdmissionUnionDate Date/Time Date of Admission to Union AdmissionUnionOrder Number Byte Order of Admission to Union Capital 40 Region 25 StateWebsite Hyperlink State's Website Wikipedia Hyperlink
  22. Close the table
  23. When asked whether you want to save, click Yes
  24. You will also receive a message box that some data may be lost. Read it and click Yes

Exporting to XML

To export a table to XML format, in the Navigation Pane:

  • Right-click the table that holds the data, position the mouse on Export, and click XML File
  • Click the table you want to export. On the Ribbon, click External Data and, in the Export section, click More -> XML File

The Export - XML File dialog box that comes up allows you to verify the name of the file that will be created and the path where it will go. Once you are ready, you can click OK. A dialog box would come up asking which one(s) of the three files you want to have created:

If you want to create a more elaborate XML application with advanced options, you can click the More Options button. This would close the previous dialog box and open another one:

This dialog box allows you to specify more details on how the table should be exported. After making your selections, click OK.

Microsoft Access and the Web

Importing an HTML File

To import an HTML file in Microsoft Access:

  • In the Import section of the Ribbon, click the More button and click HTML Document
  • If the Navigation Pane contains at least one table, right-click a table, position the mouse on Import, and click HTML Document

The primary steps to follow are the same for a text document. In the third page of the wizard, to consider and/or apply more options, click the Advanced button:

After making the necessary adjustments, click OK.

Practical Learning:Importing a Text Document

  1. On the Ribbon, click File and click New
  2. Click Blank Desktop Database
  3. Set the name to States Statistics
  4. Click Create
  5. In the Navigation Pane, right-click Table1, position the mouse on Import, and click HTML Document
  6. In the Get External Data - HTML Document dialog box, click the Browse button
  7. Locate the resources that accompany these lessons
  8. Select the states.htm document and click Open
  9. Click OK
  10. In the first page of the Import HTML Wizard, click First Row Contains Column Headings

  11. Click Next

  12. Accept the defaults of the second page of the wizard and click Next
  13. In the third page of the wizard, click the arrow of the combo box and select Abbreviation

  14. Click Next

  15. Set the name of the table as States
  16. Click Finish
  17. You receive a confirmation message. Click Close
  18. In the Navigation Pane, right-click the States table and click Design View
  19. Change the following characteristics of the fields:
    Field Name Data Type Field Size Format Caption Abbreviation 5 Abbrv StateName 40 State Name AreaSqrMiles Number Double Standard Area in Square Miles AreaSqrKkm Number Double Standard Area in Square Kilometers AdmissionUnionDate Date of Admission to Union Capital 40 StateWebsite Hyperlink State's Website Wikipedia Hyperlink
  20. Close the table
  21. When asked whether you want to save, click Yes
  22. You will also receive a message box that some data may be lost. Read it and click Yes
  23. Close Microsoft Access

A Microsoft Access Table on a Web Page

You can copy and paste Data from a webpage into a table. To do this:

  • If you want to copy all columns and all records, in the Navigation Pane of Microsoft Access, right-click the table and click Copy
  • If you want to copy all columns and all records, open the table in Microsoft Access, press Ctrl + A to select everything. Press Ctrl + C to copy. In the web page of the application, click the section you want on the web page and press Ctrl + V to paste
  • If you want to copy only some columns and/or some records, open the table in Microsoft Access. Make the selection. Right-click the selection and click Copy. In the web application, right-click the section you want on the web page and click Paste or click the section and press Ctrl + V

Some other applications do not support copy and paste. An alternative is to export the table to HTML. To save a table as HTML, in the Navigation Pane:

  • Right-click the table that holds the data, position the mouse on Export, and click HTML Document
  • Click the table you want to export. On the Ribbon, click External Data and, in the Export section, click More -> HTML Document

This would open the Export - HTML Document dialog box.

Microsoft Access and Microsoft Word

Introduction

There are various ways you can use Microsoft Word with a Microsoft Access database. As opposed to copying from a database table and pasting to a table, you may want the reverse. That is, you can copy a table from a Microsoft Word document. To do this, in Microsoft Word, select the table in a document and copy it. Start a table in Microsoft Access and paste the records.

Mail Merge

Mail merging allows you to use data on your database to create letters, labels, envelopes, and other documents that require external data originating from another document. To start a mail merge, in the Navigation Pane:

  • Click the table that holds the information you want to use. In the Export section of the Ribbon, click Word Merge
  • Right-click the table, position the mouse on Export and click Word Merge

This would open the Microsoft Word Mail Merge Wizard:

And click OK. This would open the Select Microsoft Word Document dialog box. It allows you to select the letter/document you plan to use. If you don't have that document, click Cancel, open Microsoft Word, create the document and proceed from there. If you have a letter, select it. This would open the letter in Microsoft Word. ail Merge window, if you want to create a letter to be sent out, accept the Letters radio button and click Next. In the second page of the wizard, you will have the choice of creating a new Microsoft Word document or using an existing document. If you want to create a new document, click or accept Use the Current Document. If you click Start From Existing Document, you will be asked to specify the document, in which case you should click Open, select the document, and click Open:

After this, the Mail Merge window would come back to the Use Current Document option. Click Next:Select Recipients.

To insert other types of items, in the Mail Merge window, you can click the Address Block link, the Insert Address Block dialog box would come up. The Insert Address Block dialog box is made of various sections. It allows you to specify a type of greeting and other pieces of information to be inserted in the document. After making the selection(s), you can click OK.

After creating the document and adding the necessary fields to it, you can preview and review it. To do this, in the Mail Merge window, click the Next:Preview Your Letters link. When you do this, the letter appears with the value(s) of the first record. To review the document with the other values, in the Mail Merge window, you can click the previous or the next buttons.

After reviewing the document, in the Mail Merge window, you can click the Next:Complete The Merge link. You can then save, print, and manage the document. In the same way, you can create labels or envelopes.

Practical Learning:Creating a Mail Merge

  1. Start Microsoft Word
  2. From the resources that accompany these lessons, open Promotion.docx
  3. Press Ctrl + A to select everything
  4. Press Ctrl + C to copy
  5. Close Microsoft Word and return to Microsoft Access
  6. From the resources that accompany these lessons, open the Bethesda Car Rental1 database
  7. In the Navigation Pane, in the Tables section, click Customers
  8. To start a mail merge, on the Ribbon, click External Data
  9. In the Export section, click Word Merge
  10. Click the second radio button:

  11. Click OK.
    Microsoft Word starts.
  12. In Microsoft Word, press Ctrl + V to paste the Promotion.docx document (this would be the equivalent of creating or designing the document)

  13. In the Mail Merge window, to create a letter to be sent out, accept the Letters radio button



    Click Next:Starting Document
  14. In the Select Starting Document section, make sure Use the Current Document is selected Click Next:Select Recipients

  15. Click Next:Write Your Letter

  16. In the Microsoft Word document, double-click Date and press Delete
  17. On the Ribbon of Microsoft Word, click Insert
  18. In the Text section, click Date &Time
  19. In the Available Formats list box of the Date &Time dialog box, click the second option (day, month, and year)

  20. Click OK
  21. Press Enter
  22. Click the right side of Dear
  23. In the Mail Merge window, click More Items
  24. In the Fields list, click FirstName

  25. Click Insert
  26. Click Close
  27. Press the Space bar
  28. In the Mail Merge window, click More Items...
  29. In the Fields name, double-click LastName
  30. Click Close
  31. In the Mail Merge window, click Next:Preview Your Letters

  32. In the Mail Merge window, click the next recipient button and observe the name in the document
  33. Click the next recipient button 4 times and observe the names in the document
  34. Click the previous recipient button 2 times and observe the names in the document
  35. In the Mail Merge window, click Next:Complete the Merge
  36. Close Microsoft Word
  37. When asked whether you want to save, click Save
  38. Set the file name as Bethesda Car Rental Promotional Campaign1
  39. Click Save
  40. Close Microsoft Access

Sharing a Microsoft Access Database

Distributing the Database

Distributing a database consists of making it available to more than one computer. Both Microsoft Windows and Microsoft Access provide various solutions, One solution is to install Microsoft Access on each computer that will use your database. This may be the most expensive solution but it is the easiest. Most companies use that solution because it is easy either to purchase many copies or get many licenses of Microsoft Office Professional that includes Microsoft Access.

After creating a database, in the server or the computer of your choice (normally, the database can be located on any computer that is a member of your network) where you want the database to be located, create a folder. Copy the database file into that folder

Access the drive that holds that folder. To share it, right-click it and click Share:

Click the arrow of the combo box in the File Sharing window and select Everyone:

After selecting Everyone, click Add. Click the down-pointing arrow on the right side of Everyone:

  • If you are sharing from Microsoft Windows Server 2008, select Contributor

  • If you are sharing from Microsoft Windows 7+, select Read/Write

Click Share. If you receive a message box, click Continue.
You should receive a message box telling you that the sharing was successful

Click Close.

In another computer where you want to access the database, open a file utility such as Windows Explorer. Click Network. Click the name of the computer to show its shared folders. Open the folder that contains the database. Right-click the name of the database, position the mouse on Send To, and click Desktop (Create Shortcut)

As an alternative, you could right-click the database and click Create Shortcut, then copy that shortcut where you want the database to be accessible. To open the database from that computer, double-click the shortcut.

Importing or Splitting a Database

Introduction

Importing data allows you to get information from an external source and insert it in your database. Microsoft Access can accept data from various applications. To import a file or objects, on the Ribbon, click the External Data tab:

In the Import section of the Ribbon, click the button that corresponds to the type of object you want to get. What happens depends on the type of file you are trying to import.

Importing Microsoft Access Objects

To import objects from another Microsoft Access database, on the Ribbon, click External Data. In the Import section of the Ribbon, click the Access button . This would open the Get External Data - Access Database wizard. You should first locate the folder that contains the database, and then select the database.

Splitting a Database

You can divide your database in two parts. One part would be installed on one computer that can be a server or just another computer. This is referred to as back-end. The other part would be installed in each user's computer. The users computers can then connect to the back-end database that stores the actual database. The users computer have only the graphical interface that allows them to work. To implement this scenario, you split your database.

To split a database, on the Ribbon, click Database Tools:

In the Move Data section, click the Access Database button . This would open the Database Splitter dialog box with four paragraphs and two buttons:

After reading them, click Split Database and follow the wizard.

Practical Learning:Splitting a Database

  1. From the resources that accompany these lessons, open the Computer Training Center database.
    Notice the objects in the Navigation Pane

  2. On the Ribbon, click Database Tools
  3. In the Move Data section, click Access Database

  4. You receive a Database Splitter dialog box. Read the paragraphs and click Split Database
  5. In the Create Back-End Database dialog box, change the name of the file to ComputerTrainingCenterBackEnd
  6. Click Split.
    When the splitting is over, a dialog box appears

  7. Read it and click OK
  8. Open the ComputerTrainingCenterBackEnd database. Notice the icons of the tables in the Navigation Pane

  9. Re-open the Bethesda Car Rental5 database and notice the new icons of the tables in the Navigation Pane

  10. Close Microsoft Access