Wenn Sie raten müssten, wie viel Zeit verbringen Sie Ihrer Meinung nach jede Woche in Meetings? Laut diesem Artikel verbringt das mittlere Management durchschnittlich 35 % seiner Zeit in Meetings, während das obere Management ganze 50 % in Meetings verbringt. Das Schlimmste ist, wenn Sie die ganze Zeit in Diskussionen verbringen und sich diese als wirkungslos erweisen. Meetings sind hier, um zu bleiben, aber es gibt Möglichkeiten, diese Zeit produktiver zu gestalten.
Hier bei Arkware verbringen wir viel Zeit mit Besprechungen mit Kunden und untereinander. Es ist wichtig, dass wir die besten Datenbanklösungen anbieten, und uns zu treffen ist einer der Wege, wie wir dies erreichen. Hier sind die Strategien, die wir verwenden, um unsere Meetings so produktiv wie möglich zu halten.
1. Wissen, wann Sie ein Meeting veranstalten sollten
Bevor wir ein Meeting einberufen, stellen wir sicher, dass dies der beste Weg ist, um eine Herausforderung zu lösen oder ein Anliegen anzusprechen. Wenn eine E-Mail oder ein Memo alle auf die gleiche Seite bringt, senden wir stattdessen diese. Wir möchten, dass unsere Meetings die Zeit aller wertvoll nutzen.
2. Planen Sie Meetings zur richtigen Zeit
Wir planen Meetings zu Zeiten, in denen die Wahrscheinlichkeit einer Ablenkung geringer ist. Freitagnachmittag – definitiv keine gute Zeit, um ein Meeting abzuhalten. Untersuchungen zeigen, dass Meetings zur Mittagszeit, wenn die Menschen hungrig und abgelenkt sind, ebenfalls weniger produktiv sind, also vermeiden wir auch diese Zeiten. Die beste Zeit für Meetings ist dienstags, mittwochs und donnerstags zwischen 9 und 11 Uhr oder 14 bis 16 Uhr.
3. Laden Sie die richtigen Leute ein
Nicht jeder muss bei den meisten Meetings anwesend sein. Laden Sie nur Mitarbeiter ein, die von der Diskussion profitieren, z. B. diejenigen, die etwas beizutragen haben oder vom Gesprächsthema betroffen sind. Alle anderen können diese Zeit nutzen, um mit Kunden zu arbeiten und andere Aufgaben zu erledigen.
4. Erstellen Sie eine Tagesordnung
Erstellen Sie vor dem Meeting eine Tagesordnung und einen Zeitplan. Teilen Sie es den Leuten mit, die zum Meeting kommen, damit sie wissen, was sie erwartet. Mit einer Agenda kann jeder mitmachen und beim Thema bleiben. Wenn das Thema schief geht, scheuen Sie sich nicht, einzuspringen und das Gespräch wieder aufzunehmen.
5. Wählen Sie einen bequemen Ort
Wir haben festgestellt, dass ein komfortabler Ort den Menschen hilft, sich in Meetings zu konzentrieren. Wählen Sie einen hellen, gut beleuchteten Raum mit bequemen Sitzgelegenheiten, damit sich die Menschen in der nächsten halben Stunde nicht unwohl fühlen. Es ist auch eine tolle Idee, ein Whiteboard oder eine Projektionsleinwand zu haben, auf die jeder während des Meetings schauen kann.
6. Halten Sie Meetings kurz
Es ist besser, mehrere kurze Meetings zu haben als ein langes Meeting. Menschen langweilen sich und werden abgelenkt, wenn sie zu lange auf demselben Platz sitzen. Außerdem verkürzt dies die Zeit, die sie für andere Aufgaben benötigen. Beschränken Sie Besprechungen auf etwa 30 Minuten, wenn Sie können.
7. Vermeiden Sie Vorlesungen
Denken Sie daran, dass Sie ein Meeting abhalten, keinen Vortrag. Vermeiden Sie es also, Ihr Publikum zu belehren und zu langweilen. Ein Meeting ist eine Zeit für alle, um zu reden, Ideen auszutauschen, ihre Bedenken zu äußern und vieles mehr. Lassen Sie jedem Zeit, einen Beitrag zu leisten, weshalb es wichtig ist, sorgfältig auszuwählen, wen Sie einladen.
Wenn Ihr Unternehmen Besprechungen erfordert, gibt es Möglichkeiten, diese für Sie und Ihre Mitarbeiter produktiver zu gestalten. Indem Sie die oben genannten Strategien befolgen, können Sie diese Zeit für alle im Büro wertvoll machen!
