Viele Unternehmen verwenden Microsoft Excel, um ihre Daten zu verwalten, aber sie wissen nicht, was ihnen fehlt, wenn sie nicht auf eine Datenbank aktualisieren! Tabellenkalkulationen mögen Datenbanken ähneln, aber eine Tabellenkalkulation ist bei weitem nicht so leistungsfähig wie eine. Außerdem ist es oft mühsam und umständlich, Informationen in und aus einer Tabellenkalkulation zu bekommen. Viele manuelle Dateneingaben sind erforderlich, was das Fehlerrisiko erhöht.
Wenn Sie von Microsoft Excel auf Microsoft Access upgraden möchten, treffen Sie eine gute Wahl, die Ihr Unternehmen sicherer und effizienter macht. Im Folgenden geben wir einige Tipps, wie Sie die größte Rendite aus Ihrer Access-Datenbank erzielen können.
MS Access ist benutzerfreundlich. Sie können es verwenden, ohne eine Programmiersprache lernen zu müssen.
Microsoft Access ist mit Ihrem Office-Abonnement verfügbar, und Sie müssen keine Programmiersprache lernen, um es zu verwenden. Access wird als nichttechnische Datenbankanwendung betrachtet, die für den Durchschnittsbürger benutzerfreundlich ist. Tatsächlich können Sie es verwenden, um Apps zu erstellen, ohne einen Hintergrund in der Programmierung zu benötigen.
Wir empfehlen, in Access einzutauchen und die Funktionen auszuprobieren, um Sie mit den Unterschieden zwischen einer Datenbank und einer Tabellenkalkulation vertraut zu machen. Aber verbringen Sie keine Zeit damit, eine neue Programmiersprache zu lernen. Für die Nutzung der Grundfunktionen von Microsoft Access ist dies nicht erforderlich.
Verwenden Sie nur die Anzahl an Tabellen, die Ihre Anwendung erfordert.
Es gibt keine „richtige“ Anzahl von Tabellen, die Sie in Ihrer Anwendung benötigen. Verwenden Sie die angemessene Menge – nicht mehr und nicht weniger. Datenbank-Anfänger neigen dazu, zu wenige Tabellen zu verwenden, und versuchen am Ende, zu viele Informationen an einem einzigen Ort unterzubringen. Auf der anderen Seite erstellen einige Benutzer Dutzende von Datenbanken, wenn sie wirklich nur ein paar benötigen.
Vermeiden Sie sich wiederholende und redundante Daten.
Eine weitere Sache, die Sie vermeiden sollten, ist die Wiederholung von Daten in einer einzelnen Tabelle. Relationales Datenbankdesign handhabt sich wiederholende Daten, indem es sie in eine separate Tabelle aufteilt. Wenn Sie also Feldnamen wie Element 1, Element 2, Element 3 nummerieren usw., erstellen Sie eine separate Tabelle zum Speichern der Daten.
Gleiches gilt für redundante Daten – vermeiden Sie es! Redundante Daten müssen sich nicht in Ihrer Datenbank befinden und können Ihre Daten sogar beschädigen. Wenn Sie beispielsweise den Namen eines Kunden in zwei Tabellen gespeichert haben und nur eine der Tabellen aktualisieren, sind die Daten nicht mehr zuverlässig.
Verwenden Sie eine Namenskonvention, um Verwirrung zu vermeiden.
Wenn Sie eine Namenskonvention für Ihre Datenbankobjekte auswählen, sollten Sie sich daran halten, um Verwirrung zu vermeiden. Auf diese Weise werden alle Datenbanktabellen, Spalten, Constraints und andere Objekte einheitlich und zuverlässig benannt. Die gute Nachricht ist, dass Sie jede beliebige Namenskonvention wählen können (im Rahmen des Zumutbaren) – der Schlüssel ist, konsistent zu sein.
Verwenden Sie Nullen nur, wenn es nötig ist.
Nullen werden oft überstrapaziert. Der wahre Zweck der Verwendung von null besteht darin, dass ein Informationsfeld wirklich unbekannt ist. Dies unterscheidet sich von einem Feld, das leer gelassen werden muss. Wenn Sie beispielsweise die Zeilen Adresse 1 und Adresse 2 in einer Tabelle ausfüllen, wird die Zeile Adresse 2 normalerweise leer gelassen. Aber „leer“ ist ein bekannter Wert, also brauchen Sie nicht null zu setzen.
Wenden Sie sich an einen Microsoft Access-Beratungsexperten.
Stellen Sie schließlich sicher, dass Sie einen Microsoft-Technologieexperten haben, mit dem Sie sich beraten können. Wenn Ihr Unternehmen wächst und sich verändert, könnten auch Ihre Datenbankanforderungen von Bedeutung sein. Es ist wichtig, dass Ihre Datenbank immer für Sie arbeitet und Ihnen sichere, konsistente Daten liefert. Durch die Zusammenarbeit mit einem Team von Datenbankexperten können Sie den größtmöglichen Nutzen aus Ihrer Datenbank ziehen.
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