Erstellen einer Microsoft Access-Datenbank

Wo fange ich an?

Eine allgemeine Regel zum Erstellen einer Datenbank (oder einer Datenbankfunktion) besteht darin, sich die minimale Lösung vorzustellen, die erforderlich ist, um das Ziel zu erreichen. Keep it simple gilt vor allem für Anfänger. Wenn Sie ein System zum Verfolgen von Vertriebskontakten aufbauen möchten, bauen Sie nicht gleichzeitig eine Kundendienstdatenbank oder ein Abrechnungssystem auf. Sobald Ihre neue Anwendung gut funktioniert, können Sie neue Funktionen hinzufügen und andere Geschäftsaspekte in das Design integrieren.

Bevor Sie beginnen, empfiehlt es sich, Ihre Entwicklung zu planen, damit Sie Ihre Ziele immer vor Augen haben und unnötige Hürden vermeiden. Die Einbeziehung Ihrer Teammitglieder hilft auch bei der Definition des Projekts und erhöht die Akzeptanz für die Verwendung eines neuen Systems.

MS Access-Datenbankdesigns sollten immer mit einigen einfachen Konzepten beginnen, die sich auf Ihre Organisation beziehen:

1. Definieren Sie die Ziele

Welche Herausforderung(en) wird die Datenbank lösen?

• Wie wird die Organisation davon profitieren? d. h. Straffung des Prozesses, Durchsetzung strenger Arbeitspfade, Aufzeichnungen aus einer einzigen Quelle
• Wie werden die Benutzer davon profitieren? d.h. organisierte Daten, schnelleres Abrufen von Daten, weniger redundante Dateneingabe
• Wie werden die Kunden davon profitieren? d. h. umfassende/konsistente Berichterstattung, schnellerer Kundenservice, bessere Nachverfolgung der Historie

2. Definieren Sie die Arbeitsabläufe auf Papier

• Schreiben Sie die Schritte auf, die für Ihren idealen Arbeitsablauf erforderlich sind. Schreiben Sie beispielsweise in einem System zur Nachverfolgung von Vertriebskontakten die vollständige Liste der idealen Schritte von einem Vertriebskontakt bis hin zum Abschluss eines Verkaufs auf. Es kann Ausnahmen vom idealen Pfad geben, die angegangen werden müssen. Es ist oft eine gute Idee, diese Ausnahmen anzugehen, sobald sich herausstellt, dass das neue System in den meisten Fällen gut funktioniert.

3. Entwerfen Sie Tabellen und Datenfelder auf Papier

• Tabellen sind die Bausteine ​​der Datenbank und sollten alle Daten enthalten, die Sie in Ihrem neuen System verwalten möchten. Normalerweise werden alle Datenpunkte, die in Ihren Formularen und Berichten enthalten sind, in einem Feld innerhalb einer Tabelle dargestellt. In eine Sales Lead Tracking-Datenbank können Sie Tabellen und Felder wie die folgenden einbeziehen:

1. 1. 1. Organisation – einschließlich Organisationsname, Adresse, Adresse2, Stadt, Bundesland, Postleitzahl, Telefon usw.
      2. Kontakt – einschließlich Vorname, Nachname, Telefon, E-Mail usw.
      3. Lead-Quelle – einschließlich Quellenname usw.
      4. Lead-Status – einschließlich Status usw.
      5. Lead-Details – Datum des Leads, Produkt oder Dienstleistung von Interesse, Notizen usw.
      6. Teammitglied – Initialen, Vorname, Nachname usw.

4. Gestalten Sie Formulare und Berichte auf Papier

• Ihre Formulare und Berichte sind Ihre Tore, um Daten in das System einzugeben, die Daten im System zu verwalten und Daten aus dem System zu ziehen. Sammeln Sie alle zutreffenden Formulare und Berichte, die Sie bereits verwenden, oder skizzieren Sie diejenigen, die Sie benötigen. Stellen Sie sicher, dass alle Ihre wesentlichen Daten in diesen Dokumenten erfasst werden.

In unserem nächsten Artikel besprechen wir, wie Sie Ihre Tabellen in MS Access erstellen.