Eine Flatfile-Datenbank ist eine Sammlung von Daten, die in einer zweidimensionalen Datenbank gespeichert sind. Diese Dateien werden als einfacher Text gespeichert und haben kein Markup, wobei relationale Daten durch ein Komma getrennt werden. Flatfile-Datenbanken sind nicht dasselbe wie relationale Datenbanken, die mehrere Tabellen zum Speichern von Informationen verwenden. Sie können Flatfiles jedoch in Microsoft Access importieren.
Lassen Sie uns mehr über Flatfile-Datenbanken erfahren, wie sie strukturiert sind und wann Sie sie verwenden sollten.
Grundlegendes zu Flatfile-Datenbanken
Eine Flatfile ist eine einfache Datenbank, in der ähnliche Datenfolgen als Datensätze in einer Tabelle gespeichert werden. Microsoft Excel ist ein großartiges Beispiel für eine Flatfile-Datenbank. Tatsächlich macht es 90 Prozent der Flatfile-Datenbanken aus!
In Excel stellen die Spalten der Tabelle eine Dimension der Datenbank dar, während jede Zeile ein separater Datensatz ist. Im Allgemeinen enthalten Flatfiles Informationen, die alphanumerisch sind und nur sehr wenig Formatierung erfordern.
Um den Unterschied zwischen Microsoft Excel und einer relationalen Datenbank zu zeigen, schauen wir uns dieses Beispiel an.
- Ein Einzelhandelsgeschäft plant, Kundeninformationen in einer Datenbank zu speichern. Wenn sie sich für Excel entscheiden, haben sie nur eine einzige Tabelle, wobei jeder Datensatz eine einzelne Bestellung beschreibt.
- Wenn sich das Einzelhandelsunternehmen für eine relationale Datenbank entscheidet, können sie mehrere Tabellen haben. Einer könnte die Bestell-ID und ein anderer die Kundeninformationen haben. Anstatt Kundendaten zu duplizieren, verweist jede Bestellung auf den entsprechenden Eintrag in der Kundentabelle.
Struktur von Microsoft Excel
Eine Flatfile-Datenbank hat eine einfache Struktur. Die erste Zeile enthält den Feldnamen für jede Spalte, und jede Zeile danach repräsentiert einen einzelnen Datensatz. Jede Zeile enthält die gleiche Art von Informationen. Diese Informationen werden durch die Spalten definiert, die den Datentyp beschreiben und eine Grenze für die zulässige Anzahl von Zeichen in den Feldinformationen festlegen.
Spalten werden durch ein Komma oder einen Tabulator getrennt, und es gibt keine vordefinierten Grenzen für die Anzahl der Zeilen, die vorhanden sein können. Aufgrund ihrer einfachen Einrichtung eignen sich Excel-Datenbanken am besten für die folgenden Zwecke:
- Namens- und Adressdateien
- Mitgliederlisten
- Klassenlisten
- Kundeninformationen
- Teamplayer
- Anrufprotokolle
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Daten, die eine unkomplizierte Struktur und einen geringeren Platzbedarf haben, können von Excel profitieren. Wenn Sie jedoch über komplexe Daten verfügen oder Redundanzen und doppelte Daten vermeiden möchten, müssen Sie unbedingt auf eine relationale Datenbank upgraden. Wenden Sie sich noch heute an Arkware, um mehr über Flatfile-Datenbanken wie Excel zu erfahren, wann Sie sie verwenden und wie Sie sie in MS Access importieren können.
