Wenn Sie derzeit Microsoft Excel als Datenbank verwenden, sollten Sie dies wahrscheinlich überdenken. Excel ist ein großartiges Tool zum Erstellen von Tabellenkalkulationen und zum Durchführen von Berechnungen mit eingeschränkten Datensätzen, aber es ist nicht das beste Datenbanktool. Viele Menschen verwenden Excel jedoch weiterhin als Datenbank, weil es einfach und vertraut ist.
Glücklicherweise können Sie auf Microsoft Access upgraden, ein Datenbankverwaltungssystem, das Informationen speichert. Access ist selbst für Anfänger benutzerfreundlich und bietet ein ähnliches Erscheinungsbild wie andere Microsoft-Produkte. Und Sie können Ihre Excel-Tabellen in Ihre Datenbank konvertieren.
Lassen Sie uns die größten Anzeichen dafür besprechen, dass Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation aus Excel herausgewachsen ist, und warum ein Datenbankprogramm wie Access besser geeignet ist.
Ihre Arbeitsabläufe sind komplexer
Excel funktioniert gut für einfache, lineare Arbeitsabläufe. Aber sobald Ihre Arbeitsabläufe komplex werden, ist es an der Zeit, auf ein Datenbankprogramm wie Access umzusteigen. Auf diese Weise können Sie Informationen für verschiedene Arten verwandter Informationen einfach eingeben oder anzeigen.
Ihr Datenvolumen wächst
Sobald Sie anfangen, große Datenmengen anzusammeln, ist es an der Zeit, sich von Excel zu entfernen. In Excel ist die Anzahl der Datensätze pro Blatt begrenzt, und es kann zu Leistungsproblemen kommen, wenn Ihre Daten wachsen. Sie können die Daten in viele Blätter aufteilen, aber das wird schließlich zu großen Kopfschmerzen, besonders wenn Sie Ihre Daten nicht verstehen können.
Es gibt weniger Sicherheit
Ein weiteres Manko von Excel ist der Mangel an Sicherheit. Excel gibt Ihnen die Möglichkeit, Ihre Tabellenkalkulationen mit einem Passwort zu schützen, aber es ist ein heikles System. Es gibt jedoch Online-Tools, die es Benutzern erleichtern, geschützte Dateien zu entsperren, ohne das Passwort kennen zu müssen. Um Ihre Daten zu schützen, lohnt es sich, auf Access aufzusteigen. Und Sie können auswählen, welche Berechtigungen Sie jedem Benutzer erteilen möchten.
Zusammenarbeit ist schwierig
Die Zusammenarbeit ist in Excel viel schwieriger als in Access. Selbst wenn Sie die Mehrbenutzer-Bearbeitung verwenden oder Ihre Tabelle auf einem gemeinsam genutzten Server speichern, können leicht Fehler passieren. Einer der häufigsten Fehler:Leute überschreiben sich gegenseitig die Arbeit. Wenn mehrere Benutzer auf Ihre Daten zugreifen müssen, ist ein Datenbankprogramm der richtige Weg.
Ihre Aufgaben sind mühsam
Haben Sie das Gefühl, dass Sie mehr Zeit damit verbringen, mühsame Aufgaben in Excel zu erledigen? Dies muss nicht Ihre Norm sein. Datenbankprogramme wie Access verfügen über Tools und Funktionen, mit denen Sie Ihre Zeit optimal nutzen können. Sie können viele Ihrer Aufgaben automatisieren und Redundanzen reduzieren, indem Sie zugehörige Daten speichern.
Dies sind nur einige der Gründe, warum Excel nicht die beste Lösung für Ihre Datenbank ist. Wir verstehen, dass es vertraut und leicht zu verstehen ist, aber es gibt bessere Optionen da draußen. Wenn Sie nach etwas Einfachem und Benutzerfreundlichem suchen, werden Sie sich bei Access wie zu Hause fühlen. Wenden Sie sich noch heute an Arkware, um mehr über Ihre Datenbankoptionen zu erfahren.
