Als Geschäftsinhaber möchten Sie Personaldaten sicher und stabil speichern. Personalinformationen sind sensibel, da sie Beschwerden am Arbeitsplatz, Disziplinarprobleme, Drogentests, Vorfälle mit Arbeitnehmerentschädigungen, medizinische Probleme von Mitarbeitern und mehr enthalten. Der beste Weg, diese sensiblen Daten zu speichern, ist in digitaler Form.
Werfen wir einen Blick darauf, was eine HR-Datenbank ist und welche Vorteile eine solche für Ihr Unternehmen hat.
Was ist eine HR-Datenbank?
Eine HR-Datenbank ist ein zentraler Knotenpunkt für Mitarbeiterinformationen. Personalabteilungen verwenden diese Software, um die folgenden Datentypen zu verfolgen:
- Mitarbeiterdetails
- Urlaubsdetails
- Abwesenheitsquoten
- Arbeitsplan
- Standardarbeitszeit
- Ein- und Ausstempelzeiten
- Zeittabellen der Mitarbeiter
- Betriebskosten
Da diese Informationen vertraulich sind, müssen viele rechtliche Aspekte berücksichtigt werden. Sie sollten wissen, wie Sie diese Daten unter HIPAA und der DSGVO speichern und wissen, wie lange Sie sie aufbewahren können. Dies gilt sowohl für aktuelle Mitarbeiter als auch für ehemalige Mitarbeiter und Bewerber.
Wie kann eine HR-Datenbank Ihrem Unternehmen helfen?
Sobald Sie eine HR-Datenbank für Ihr Unternehmen eingerichtet haben, werden Sie nicht mehr zurückblicken! Diese Datenbanken optimieren Ihre HR-Prozesse und speichern Daten in einer sicheren Umgebung. So zeigen Sie Ihren Mitarbeitern, dass Sie deren Vertraulichkeit ernst nehmen.
Hier sind einige der Vorteile, die Sie erwarten können, wenn Sie eine HR-Datenbank für Ihr Unternehmen haben:
- Effizienz. Die Pflege einer HR-Datenbank optimiert die Produktivität Ihres Teams. Alle Informationen, die sie benötigen, um datengesteuerte Entscheidungen zu treffen, befinden sich an einem zentralen Ort.
- Kosteneffizienz. Langfristig kann eine HR-Datenbank Ihrem Unternehmen Geld sparen. Ihre Datenbank wird für Sie arbeiten, damit sich Ihre Mitarbeiter auf andere Aufgaben konzentrieren können. Außerdem kann die sichere Aufbewahrung vertraulicher Informationen einen kostspieligen Verstoß verhindern.
- Genauigkeit. Wenn Sie Entscheidungen treffen müssen, ist es unerlässlich, dass Sie sich auf genaue Informationen verlassen. Mit einer Datenbank gibt es weniger HR-Fehler, sodass Sie fundierte Entscheidungen treffen können.
- Verbesserte Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Speichern Sie alle sensiblen Daten an einem Ort, damit Sie die DSGVO leichter einhalten können. Dies zeigt den Mitarbeitern auch, dass Ihnen ihre Privatsphäre am Herzen liegt.
Sollte Ihr Unternehmen eine HR-Datenbank haben?
Die Chancen stehen gut, dass Ihr Unternehmen von einer HR-Datenbank profitieren kann. Viele kleine und mittlere Unternehmen sind sich darüber oft nicht sicher, aber anhand der oben genannten Vorteile können Sie sehen, wie diese Datenbanken Ihrem Unternehmen helfen können, effizienter zu arbeiten und gleichzeitig die Mitarbeiterdaten zu schützen.
Tatsächlich fehlen Ihnen als kleinerem Unternehmen wahrscheinlich die Ressourcen, um eine Sicherheitsverletzung zu bewältigen. Glücklicherweise brauchen Sie nichts Ausgeklügeltes oder Teures, um die Arbeit zu erledigen. Sie können Microsoft Access verwenden, um eine HR-Datenbank zu erstellen, oder mit einem Datenbankexperten wie Arkware zusammenarbeiten, um eine für Sie erstellen zu lassen.
Um mehr über HR-Datenbanken zu erfahren und wie sie Ihren Geschäftsbetrieb unterstützen können, wenden Sie sich für eine kostenlose Beratung an Arkware.
