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So beheben Sie 10 Probleme mit Common Access 2019

Hier sind zehn der häufigsten Microsoft Access-Probleme und ihre Lösungen. Geben Sie die Hoffnung nicht auf, wenn Ihr Problem nicht auf dieser Liste steht. Wenn Sie das Problem haben, ist es wahrscheinlich, dass jemand anderes es bereits hatte und die Lösung gefunden hat. Deshalb ist das Internet eine wertvolle Ressource.

Das ist einfach nicht normal – das Normalisieren leerer Access-Tabellen

Eines der schwierigsten Dinge (aber am wichtigsten beim Erstellen einer Datenbank) ist das ordnungsgemäße Erstellen der Tabellenstrukturen. Dieser Vorgang wird als Normalisierung bezeichnet Eine ordnungsgemäß normalisierte Datenbank sollte niemals nur eine Tabelle mit redundanten Informationen enthalten. Betrachten Sie die folgende Tabelle:
Kunde Adresse Stadt Staat Zip Telefon
Jones Hauptstraße 125 Jonestown New Jersey 08000 609-555-1244
Jones Hauptstraße 125 Jonestown New Jersey 08000 609-555-7890
Smith 1542 Jones Hwy Laramie WY 82051 307-555-5412
Wilson 78 Smith Circle Jones CA 90000 451-555-8645
Sehen Sie die redundanten Informationen? Du hast Recht. Es ist der Name und die Adresse des Kunden. Was verursacht die Redundanz? Gleich nochmal! Es sind die beiden Telefonnummern von Kunde Jones. Der richtige Weg, diese Tabelle zu normalisieren, wäre, sie in zwei Tabellen aufzuteilen – eine für Kundennamen und Adressinformationen und die zweite für Telefonnummern. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, den zweiten Jones-Datensatz in der Customers-Tabelle zu wiederholen.

Wenn Sie Probleme beim Normalisieren leerer Tabellen haben, füllen Sie jede Tabelle mit fünf bis zehn Datensätzen. Das Anzeigen der Tabellen mit Daten erleichtert normalerweise das Erkennen von Normalisierungsproblemen.

So beginnen Sie mit der Normalisierung Ihrer Tabellen:
  1. Untersuchen Sie jede Tabelle in ihrer aktuellen Struktur. Wiederholen Sie Informationen unnötigerweise (wie Sie vorhin bei der Adresse und dem Kundennamen gesehen haben)?
  2. Wenn Sie doppelte Informationen haben, stellen Sie fest, warum Sie sie wiederholen (z. B. die mehreren Telefonnummern für einen Kunden).
  3. Brechen Sie die eine Tabelle in zwei Tabellen auf, um die Redundanz zu beseitigen.
  4. Wiederholen Sie die Schritte 1 bis 3 für jede Tabelle, bis alle Redundanzen beseitigt sind.

Möglicherweise stellen Sie fest, dass das Teilen einer Tabelle in zwei immer noch nicht alle Redundanzen in einer Tabelle eliminiert. Teilen Sie in diesem Fall die Tabellen weiter auf, bis alle Redundanzen verschwunden sind.

Sie geben 73.725 ein, aber Access ändert es in 74

Das automatische Runden kann Sie zu Tode frustrieren, aber es ist einfach, es zu korrigieren. Standardmäßig stellt Access alle Zahlenfelder so ein, dass sie lange Ganzzahlen. akzeptieren Wie Sie sich vielleicht aus Ihrer Mathematikzeit an der High School erinnern, ist eine Ganzzahl eine negative oder positive ganze Zahl. Um Dezimalzahlen zu berücksichtigen, ändern Sie die Feldgrößeneinstellung so, dass Dezimalzahlen akzeptiert werden. Hier ist wie:
  1. Öffnen Sie die Tabelle in der Entwurfsansicht und klicken Sie dann auf das Feld, das nicht kooperiert.
  2. Klicken Sie auf der Registerkarte "Allgemein" im Bereich "Eigenschaften" unten auf dem Bildschirm auf das Feld "Feldgröße".
  3. Klicken Sie auf den Abwärtspfeil am Ende des Felds und wählen Sie dann Einfach, Doppelt oder Dezimal aus dem angezeigten Dropdown-Menü aus.
  4. Speichern Sie die Tabelle und Ihr automatisches Rundungsproblem ist vorbei.

Um Details zum Unterschied zwischen den Feldgrößen „Einzeln“, „Doppelt“ und „Dezimal“ zu erhalten, drücken Sie die Taste F1, während Sie sich im Eigenschaftenfeld „Feldgröße“ befinden. Der Hilfebildschirm enthält eine detaillierte Beschreibung jeder Feldgröße, der darin enthaltenen Zahlen und des für diese Größe reservierten Speicherplatzes. Der Zugriff erfordert eine Internetverbindung, um das Hilfesystem zu verwenden.

Die Wörter ändern sich – Probleme mit Access AutoCorrect

Manchmal können diese „hilfreichen“ Funktionen in Access lästig werden. Eine solche Funktion heißt AutoCorrect. Sie kennen es vielleicht aus Microsoft Word, wo es oft eine tolle Sache ist. Datenbanken enthalten jedoch häufig Akronyme, Teilenummern und dergleichen. AutoKorrektur kann mit solchen „Wörtern“ einen großen Tag haben. Sie werden es vielleicht nicht einmal bemerken, wenn Sie Ihre Daten eingeben.

Sie haben zwei Möglichkeiten, dieses Problem zu lösen.

  • Die Effekte der AutoKorrektur rückgängig machen, sobald sie auftreten. Drücken Sie Strg+Z direkt nachdem die AutoKorrektur Ihre Dateneingabe verpfuscht hat. Access stellt die Daten wieder so her, wie Sie sie eingegeben haben. Damit dies funktioniert, müssen Sie leider feststellen, dass Access Ihre Eingabe geändert hat.
  • Schalten Sie die AutoKorrektur vollständig aus. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die AutoKorrektur zu deaktivieren:

1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei in der oberen linken Ecke des Zugriffsbildschirms.

2. Klicken Sie im Menü auf der linken Seite des Bildschirms auf die Schaltfläche Optionen.

Das Dialogfeld Zugriffsoptionen wird angezeigt.

3. Klicken Sie in der Liste auf der linken Seite auf Korrektur.

Ihre Korrekturoptionen werden angezeigt.

4. Klicken Sie auf die Schaltfläche AutoKorrektur-Optionen.

Das Dialogfeld „AutoKorrektur“ wird angezeigt.

5. Deaktivieren Sie einige oder alle Kontrollkästchen im Dialogfeld AutoKorrektur.

Sie können einige oder alle AutoKorrektur-Funktionen deaktivieren, je nachdem, was AutoKorrektur gerade tut, um Sie zu stören. Deaktivieren Sie die Option „Text während der Eingabe ersetzen“, wenn Access Ihre „Rechtschreibfehler“ nicht mehr für Sie „beheben“ soll.

6. Klicken Sie zweimal auf OK, um Ihre Änderungen zu speichern.

Sie können Ihren Problemtext jetzt ohne Eingreifen der AutoKorrektur korrekt eingeben und so beibehalten, wie Sie ihn eingegeben haben.

War da und ist jetzt weg – versehentliches Löschen von Daten in Access

Sie haben diesen Satz im Laufe der Jahre vielleicht schon oft gehört:„Die Datenbank hat meinen Datensatz gelöscht!“ Nun, ich habe Neuigkeiten für Sie:Die Datenbank tut nichts, ohne dass wir Menschen sie befehlen. Und Menschen können ein paar Fehler machen:
  • Versehentliches Löschen: Es gibt mehrere Möglichkeiten, einen Datensatz versehentlich zu löschen. Normalerweise wird eine Tastenkombination für Löschen gedrückt, wie z. B. Strg+– (Datensatz löschen) oder Strg+X (Ausschneiden).

Der Rückgängig-Befehl (Strg+Z) macht das Löschen eines Datensatzes nicht rückgängig.

  • Datenfehler: Ein Datensatz kann erscheinen gelöscht, wenn jemand versehentlich eine besonders wichtige Information verändert. Angenommen, der fragliche Datensatz enthält als Bestelldatum den 15.12.19, und jemand ändert das Datum versehentlich auf den 15.12.09. Das Bestelldatum entspricht nicht den Erwartungen, daher scheint der Datensatz gelöscht worden zu sein.
  • Wenn ein Datenfehler den Eindruck erweckt, dass der Datensatz gelöscht wurde, gibt es mehrere mögliche Lösungen, die in den folgenden Abschnitten beschrieben werden.

Rückgängig machen

Keine Panik. Bevor Sie etwas anderes tun, drücken Sie Strg+Z. Das ist der Rückgängig-Befehl. Wenn der Rekord zurückkommt, haben Sie Glück. Rückgängig macht Dateneingabefehler rückgängig, die dazu führen können, dass der Datensatz gelöscht erscheint. Dies funktioniert jedoch nur, wenn Sie direkt nach dem Dateneingabefehler Rückgängig machen.

Suchen Sie nach dem fehlenden Datensatz

Wenn Sie den Befehl Rückgängig versuchen und der Datensatz nicht zurückkommt, besteht immer noch die Möglichkeit, dass ein Dateneingabefehler ihn versteckt, indem Sie ihn dort platzieren, wo Sie ihn nicht erwarten. Öffnen Sie die Tabelle, die den Datensatz enthielt, und suchen Sie anders als sonst danach. Suchen Sie bei ähnlichen Aufzeichnungen nach etwas Außergewöhnlichem. Hier sind einige Beispiele:
  • Wenn Sie normalerweise nach Datum nach Bestellungen suchen, suchen Sie nach Kunden. Prüfen Sie, ob für diesen Kunden und ein ähnlicher Auftrag wie der fehlende existiert hat ein ungewöhnliches Datum (z. B. derselbe Monat und Tag wie die fehlende Reihenfolge, aber mit dem falschen Jahr).
  • Versuchen Sie, sich alle Bestellungen an dem betreffenden Datum anzusehen, um zu sehen, ob der Kunde bei jeder Bestellung korrekt zu sein scheint. Es kann sein, dass bei der fehlenden Bestellung versehentlich der Mandant geändert wurde.

Backup-Wiederherstellung

Wenn Sie den Datensatz nirgendwo finden können, kopieren Sie den Datensatz aus einer Sicherungskopie der Datenbankdatei.

Diese Lösung funktioniert nur, wenn Sie Ihre Datenbank gesichert haben, seit der Datensatz ursprünglich hinzugefügt wurde. Wenn Sie nachts sichern und der Datensatz am selben Tag eingegeben wurde, an dem er verloren ging, wird dieser Datensatz nicht in Ihrem Backup enthalten sein.

Sie führen eine Access-Abfrage aus, aber die Ergebnisse sind unerwartet

Das Schreiben von Abfragen ist eine Kunstform. Auch die Experten vermasseln hin und wieder. Hier sind einige gängige Lösungen für unerwartete Abfrageergebnisse:
  • Prüfen Sie die Kriterien auf Genauigkeit. Ein einziger falsch platzierter Tastendruck genügt, um Ihre Anfrage in einen Blindgänger zu verwandeln. Überprüfen Sie Ihre Kriterien auf Rechtschreib- oder Syntaxfehler – und führen Sie die Abfrage dann erneut aus.
  • Probieren Sie die Eigenschaft „Eindeutige Werte“ aus. Haben Sie jemals zwei Kopien jedes Datensatzes in Ihren Abfrageergebnissen gesehen, obwohl Sie nur eine erwartet hatten? Eine schnelle Lösung ergibt sich oft aus der Verwendung der Eigenschaft Unique Values. Diese Eigenschaft weist Access an, mit der Verdoppelung bereits aufzuhören – und, wenn die Abfrageergebnisse eine Gruppe exakter Duplikate enthalten, nur eine Zeile aus der Gruppe zurückzugeben. So verwenden Sie diese Eigenschaft:

1. Öffnen Sie die Problemabfrage in der Entwurfsansicht.

Die Design-Registerkarte in der Multifunktionsleiste wird angezeigt.

2. Klicken Sie in der Gruppe „Menüband anzeigen/ausblenden“ der Registerkarte auf die Schaltfläche „Eigenschaftenblatt“.

Das Eigenschaftenblatt-Fenster wird rechts neben dem Abfrageraster geöffnet.

3. Klicken Sie in den grauen Bereich zwischen den Feldlisten in der oberen Hälfte des Abfragerasters.

Das Eigenschaftenblatt sollte nun Abfrageeigenschaften anzeigen. (Siehe rechts unter der Titelleiste des Eigenschaftsblatts, um dies zu bestätigen.)

4. Klicken Sie in der Eigenschaftsseite auf die Zeile „Eindeutige Werte“.

Am Ende der Zeile "Eindeutige Werte" wird ein Dropdown-Listenpfeil angezeigt.

5. Wählen Sie Ja aus der Dropdown-Liste und führen Sie die Abfrage aus.

Die Dopplung sollte verschwinden.

  • Korrigieren Sie die Auswahllogik. Das Jonglieren einer Reihe von UND- und ODER-Verknüpfungen in einer Abfrage kann selbst den härtesten Datenbankdesigner schnell durcheinander bringen.
  • Tabellenbeziehungen korrigieren. Wenn Ihre Abfrageergebnisse weg zeigen zu viele Datensätze, und die Abfrage verwendet zwei oder mehr Tabellen, sind falsche Beziehungen (auch Joins genannt) die wahrscheinliche Ursache.
  • Tabellenbeziehungstypen prüfen. Wenn Ihre Abfrage zwei oder mehr Tabellen umfasst und Sie weniger Datensätze als erwartet erhalten, sind wahrscheinlich falsche Tabellenbeziehungen die Ursache. Wenn Sie beispielsweise eine Bestelleingangsdatenbank haben und eine Abfrage ausführen, die alle Kunden und ihre Bestellungen auflistet, sehen Sie standardmäßig nur die Kunden, die eine Bestellung aufgegeben haben. Gehen Sie wie folgt vor, um alle Kunden anzuzeigen, unabhängig davon, ob sie Bestellungen aufgegeben haben oder nicht:

1. Klicken Sie in der Entwurfsansicht mit der rechten Maustaste auf die Verknüpfung (die Verbindungslinie zwischen den beiden Tabellen) und wählen Sie im angezeigten Menü die Option Verknüpfungseigenschaften aus.

2. Untersuchen Sie die angebotenen Join-Typen und wählen Sie den aus, der so etwas wie „ALLE Datensätze aus ‚Kunden‘ und nur die Datensätze aus ‚Bestellungen‘ enthält, in denen die Verbundene Felder sind gleich“.

Der tatsächliche Text, den Sie sehen, unterscheidet sich je nach den Namen Ihrer Tabellen. Für Abfrageliebhaber wird dies als Outer Join. bezeichnet Sehr cool.

3. Klicken Sie auf OK und führen Sie die Abfrage aus.

Sie sollten jetzt alle Datensätze aus der Customers-Tabelle haben, unabhängig davon, ob es entsprechende Datensätze in der Orders-Tabelle gibt.

Wenn Ihre Abfrage mehrere Kriterien, einige berechnete Felder und zahlreiche Beziehungen umfasst, versuchen Sie, die Aufgabe in mehrere kleinere Schritte aufzuteilen, anstatt zu versuchen, das Problem auf einmal zu lösen. Der schrittweise Ansatz ermöglicht es Ihnen, sich nacheinander auf jedes Teil zu konzentrieren und sicherzustellen, dass jedes perfekt funktioniert, bevor Sie mit dem nächsten fortfahren.

Wenn Ihre Abfrage immer noch nicht funktioniert, egal was Sie tun, bitten Sie jemand anderen, einen Blick darauf zu werfen. Ich habe oft stundenlang an einem schwierigen Abfrageproblem gearbeitet, es jemand anderem gezeigt und diese magischen Worte gehört:„Das ist einfach. Mach das einfach.“ Und das Problem ist gelöst. Wenn Sie das Problem mit einem neuen Augenpaar betrachten, werden die Dinge oft schnell gelöst.

Das gefürchtete Parameter-Dialogfeld in Access

Wenn Sie eine Abfrage, ein Formular oder einen Bericht öffnen, sehen Sie irgendwann ein Parameterdialogfeld, wenn Sie kein Parameterdialogfeld sehen möchten. Wirfst du deine Hände in die Luft und verfluchst das Universum? Natürlich nicht! Wenn Sie unerwartet ein Parameterdialogfeld sehen (Sie können es absichtlich festlegen), bedeutet dies, dass Access ein Feld nicht finden kann, auf das entweder das Formular oder der Bericht oder die Abfrage hinter dem Formular oder Bericht verweist. Angenommen, das Problem liegt bei einem Bericht. Beginnen Sie zur Fehlerbehebung mit der Abfrage hinter dem Bericht. Öffnen Sie diese Abfrage in der Datenblattansicht und prüfen Sie, ob Sie den Parameter erhalten. Wenn ja, nach welchem ​​Feld wird gefragt? Dieses Feld kann Access nicht finden. Wechseln Sie also in die Entwurfsansicht und suchen Sie die Spalte mit dem Feld, das Access nicht finden kann. Das Problemfeld ist normalerweise ein berechnetes Feld, das auf andere Felder verweist. Ist jeder Feld- und Tabellenname richtig geschrieben? Wenn nicht, korrigieren Sie die Rechtschreibfehler. Ist jedes Feld in der Tabelle, in dem es sein soll? Wenn Ihre Referenz beispielsweise Orders.LastName lautet und sich das Feld LastName in der Customers-Tabelle befindet, korrigieren Sie den Fehler, indem Sie Customers.LastName eingeben .

Wenn die Abfrage ohne Parameter ausgeführt wird, liegt das Problem im Bericht. Öffnen Sie also den Bericht in der Entwurfsansicht und überprüfen Sie jedes Steuerelement im Bericht, das an ein Feld gebunden ist. Wenn Access eines der Felder, die das Steuerelement anzeigen soll, nicht finden kann, wird ein grünes Dreieck in der oberen linken Ecke des Steuerelements angezeigt. Überprüfen Sie jedes auf das grüne Dreieck. Wenn Sie das grüne Dreieck finden, überprüfen Sie die Schreibweise des Felds, auf das das Steuerelement verweist. Wenn das Steuerelement beispielsweise Nachname (ohne Leerzeichen) anzeigen soll und die Referenz im Steuerelement Nachname (Leerzeichen) lautet, entfernen Sie das Leerzeichen, damit das Steuerelement im Bericht mit dem Feldnamen aus der Abfrage übereinstimmt. Überprüfen Sie auch die zugrunde liegende Abfrage des Berichts, um zu bestätigen, dass das Problemfeld in der Abfrage ausgewählt ist.

Die langsamste Access-Datenbank der Stadt

Eine Access-Datenbank kann auf dem freigegebenen Laufwerk eines Unternehmens landen, sodass sie allen zur Verfügung steht, die sie benötigen. Das Problem beim Platzieren der gesamten Access-Datenbank auf dem freigegebenen Laufwerk besteht darin, dass sie auf der Workstation jedes Benutzers oft langsam läuft (das ist ein schickes Wort für einen einzelnen Computer). Sie werden wahrscheinlich auch auf Fehler stoßen, wenn mehrere Personen gleichzeitig versuchen, die Datenbank zu verwenden. Die Beschwerden beginnen zu rollen, und Sie wissen nicht, was Sie tun sollen.

Die Lösung für dieses Problem liegt darin, die Access-Datenbankdatei in zwei separate Dateien aufzuteilen:

  • Frontend: Enthält alle Datenbankobjekte außer die Tabellen

Das Frontend befindet sich auf der Arbeitsstation des Benutzers.

  • Backend: Enthält nur die Tabellen

Das Backend befindet sich auf dem gemeinsam genutzten Server.

Das Frontend ist mit Tabellen im Backend verknüpft.

Alles, was Sie wirklich teilen, sind die Daten – also sind die Daten alles, was auf dem freigegebenen Laufwerk landen sollte. Durch diese Einrichtung sind die einzigen Informationen, die über das Netzwerk übertragen werden müssen, die vom Benutzer angeforderten Daten. Eine solche Einrichtung beschleunigt die Datenbankleistung erheblich und ermöglicht es mehreren Benutzern, gleichzeitig Daten einzugeben und zu bearbeiten.

Das Aufteilen des Datensatzes ist nicht so schwierig, wie Sie vielleicht denken. Access macht es mit dem Database Splitter Wizard zum Kinderspiel. Befolgen Sie diese Schritte, um Ihre Datenbank aufzuteilen:
  1. Sichern Sie die Datenbank, die Sie teilen möchten. Wenn etwas schief geht (unwahrscheinlich, aber hey, bei Daten kann man nie zu sicher sein!), können Sie es mit der Sicherungskopie erneut versuchen.
  2. Verschieben Sie bei Bedarf die Datenbank, die Sie aufteilen möchten, in einen Ordner auf Ihrem freigegebenen Laufwerk. Dieser Schritt ermöglicht es dem Database Splitter, Tabellenverknüpfungen richtig für Sie einzurichten.
  3. Öffnen Sie die Datenbankdatei, die Sie aus dem freigegebenen Ordner trennen möchten. Stellen Sie sicher, dass Sie eine Sicherungskopie dieser Datenbank haben, bevor Sie fortfahren. Stellen Sie außerdem sicher, dass alle Datenbankobjekte geschlossen sind.
  4. Klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf die Registerkarte Datenbanktools. Die Gruppe Daten verschieben wird auf der Multifunktionsleiste angezeigt. Es enthält eine Schaltfläche namens Access Database.
  5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Access Database. Das Dialogfeld Datenbank-Splitter-Assistent wird angezeigt.
  6. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Datenbank teilen“ und lassen Sie den Assistenten seine Arbeit erledigen. Sie werden zur Eingabe eines Dateinamens für die Back-End-Datenbank aufgefordert. Geben Sie einen Namen ein, lehnen Sie sich zurück und beobachten Sie, wie sich der Spaß vor Ihren Augen entfaltet.
  7. Kopieren Sie die Front-End-Datei (die Originaldatei, die Sie aufgeteilt haben) auf die Workstation jedes Benutzers. Lassen Sie die Benutzer die Datei von ihren Workstations aus öffnen – und sehen Sie, wie sie über die verbesserte Geschwindigkeit der Datenbank staunen! Du bist ein Held. Ja!

Sie haben keine gemeinsame Ablage oder möchten Ihre Freigabe loswerden? Sie können immer noch mehrere Benutzer gleichzeitig in Ihrer Datenbank haben, indem Sie Ihre Daten in die Cloud stellen.

Ihre Access-Datenbankdatei ist so groß wie ein Haus

Mit der Zeit werden Sie feststellen, dass Ihre Datenbankdatei immer größer wird. Dies ist das Ergebnis des Löschens von Objekten und Datensätzen im Laufe der Zeit. Wenn Sie beispielsweise eine Abfrage erstellen und später löschen, weil sie nicht mehr benötigt wird, entfernt Access den von dieser Abfrage belegten Speicherplatz nicht automatisch aus der Datenbankdatei. Dasselbe gilt für Aufzeichnungen. Wenn Sie Datensätze aus einer Tabelle löschen, bleibt der Speicherplatz, den diese Datensätze in der Datenbankdatei belegt haben, erhalten. Schließlich kann die Datei vier- oder fünfmal so groß werden, wie zum Speichern der darin enthaltenen Daten und Objekte erforderlich ist.

Warum sollte es Sie interessieren, wenn die Dateigröße zunimmt? Hier sind zwei Gründe:

  • Eine kleinere Datenbankdatei läuft schneller. Leistung ist eine Schlüsselkomponente für zufriedene Datenbankbenutzer. Sie möchten, dass Ihre Formulare schnell geladen und Ihre Abfragen und Berichte so schnell wie möglich ausgeführt werden.
  • Eine regelmäßig komprimierte Datenbank ist stabiler. Wenn die Datenbank häufig verwendet wird, hilft das regelmäßige Komprimieren dabei, Datei- und Tabellenbeschädigungen vorzubeugen.
Der Befehl „Komprimieren und Reparieren“ entfernt den Überschuss. Es empfiehlt sich, Ihre Datenbank regelmäßig zu komprimieren (einmal pro Woche ist normalerweise in Ordnung). Komprimieren Sie es immer, nachdem Sie Konstruktionsänderungen vorgenommen haben. Hier ist wie:
  1. Öffnen Sie die aufgeblähte Datenbank und klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf die Registerkarte "Datenbanktools". Die Werkzeuggruppe erscheint ganz links in der Multifunktionsleiste.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Datenbank komprimieren und reparieren in der Gruppe Tools. Die Statusleiste (unten rechts auf Ihrem Bildschirm) zeigt eine Fortschrittsleiste an, die Sie über den Fortschritt des Komprimierungsprozesses informiert. Wenn der Fortschrittsbalken verschwindet, ist die Komprimierung abgeschlossen – und Sie erhalten eine viel schlankere (schnellere und stabilere) Datenbankdatei. Wenn Sie Ihre Datenbank aufgeteilt haben, vergessen Sie nicht, sowohl die Front- als auch die Back-End-Dateien zu komprimieren.

Möchten Sie, dass eine Datenbankdatei jedes Mal komprimiert wird, wenn Sie sie schließen? Befolgen Sie diese Schritte:

  1. Klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf die Registerkarte Datei.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Zugriffsoptionen in der Menüleiste auf der linken Seite des Bildschirms. Das Dialogfeld Zugriffsoptionen wird angezeigt.
  3. Klicken Sie in der Liste auf der linken Seite auf Aktuelle Datenbank. Optionen für die aktuelle Datenbank erscheinen.
  4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Beim Schließen komprimieren.
  5. Klicken Sie auf OK, um Ihre Änderungen zu speichern.
  6. Klicken Sie im angezeigten Meldungsfeld auf OK.
  7. Schließen Sie die Datenbank und beachten Sie die untere rechte Statusleiste. Die Datenbank wird vor dem Schließen komprimiert!

Compact on close wird am besten nur für die Front-End-Datei verwendet. Das Komprimieren des Back-Ends beim Schließen kann zu einer Beschädigung der Back-End-Datei führen, wenn sich ein anderer Benutzer darin befindet, wenn Sie sie schließen. Aktivieren Sie in der Back-End-Datei nicht Compact on Close.

Sie erhalten ein Chaos beim Importieren Ihrer Tabelle in Access

Es ist üblich, eine Sammlung von Tabellenkalkulationen auf eine Access-Datenbank zu aktualisieren, wenn die Tabellenkalkulationslösung nicht mehr Ihren Anforderungen entspricht. Es ist auch üblich, die importierten Tabellendaten (jetzt Tabellendaten) in einem Zustand der Unordnung zu finden. Der einfachste Weg, dieses Problem zu lösen, besteht darin, die Tabelle vorher zu bereinigen du importierst es. Hier ein paar Tipps für einen sauberen Import:
  • Überprüfen Sie die Informationen aus einem beliebigen Tabellenkalkulationsprogramm, um sicherzustellen, dass sie konsistent sind und vollständig. Stellen Sie vor allem sicher, dass alle Einträge in jeder Spalte (Feld) denselben Datentyp haben (alles Zahlen, alles Text oder alles was auch immer).
  • Entfernen Sie alle Titel und leeren Zeilen vom oberen Rand der Tabelle. Eine ideale Tabelle für den Import hat Feldnamen (Spaltenüberschriften) in Zeile 1 und Daten beginnend in Zeile 2.
  • Stellen Sie sicher, dass die Spaltenüberschriften Ihrer Tabellenkalkulation kurz und eindeutig sind, damit Access sie während des Imports problemlos in Feldnamen übersetzen kann.

Es tut uns leid; Ihre Access-Datenbankdatei ist beschädigt

Es begann wie ein Tag wie jeder andere. An diesem Tag erhalten Sie jedoch eine Fehlermeldung, wenn Sie das Front-End Ihrer geteilten Access-Datenbank öffnen. Sie können anscheinend keine Formulare oder Berichte öffnen. Es ist lustig, wie ein paar kleine Nachrichten Ihren Tag ruinieren können. Sie beginnen sich zu fragen, ob Sie die Datendatei letzte Nacht gesichert haben und wann die Datei tatsächlich beschädigt wurde. Dann fragt man sich, wie man aus diesem Schlamassel herauskommt.

Keine Angst. Es gibt eine einfache Lösung für eine beschädigte Datenbank. Hier sind die Schritte:

  1. Navigieren Sie zu dem Ordner, der die Back-End-Datei enthält.
  2. Doppelklicken Sie auf die Datei, um sie zu öffnen. Access wird gestartet und versucht, die Datei zu reparieren. Auf der rechten Seite der Statusleiste sollte eine Fortschrittsleiste für die Reparatur angezeigt werden. Wenn alles gut geht, öffnet sich die Datei.
  3. Schließen Sie die Backend-Datendatei.
  4. Öffnen Sie die Front-End-Datei erneut und alles sollte normal funktionieren.

Wenn die beschädigte Datei nach Befolgen der vorherigen Anweisungen immer noch nicht geöffnet wird, haben Sie ein ernsthaftes Problem, dessen Bereinigung einige Anstrengungen erfordern könnte. Der nächste Schritt besteht darin, auf eine Sicherungskopie der Datenbank zurückzugreifen. Überprüfen Sie, welche Daten zwischen der Sicherung und Ihrer Erinnerung an die beschädigte Datei fehlen. Ja, fehlende Daten müssen neu eingegeben werden. Entschuldigung!

Wenn Sie kein Backup haben, ist nicht alle Hoffnung verloren. Sie können Software kaufen, die speziell zum Reparieren beschädigter Access-Datenbankdateien entwickelt wurde. Suchen Sie im Internet nach reparieren Sie beschädigte Microsoft Access-Datenbankdateien. Stellen Sie sicher, dass die Software mit Microsoft Access 2019 funktioniert und von einem seriösen Unternehmen stammt.