Mit dem Berichtsassistenten in Access 2016 können Sie ganz einfach einen gruppierten Bericht erstellen.
Ein gruppierter Bericht (auch als Zusammenfassungsbericht bezeichnet) ist ein Bericht, bei dem ein oder mehrere Felder verwendet werden, um die anderen Felder zu gruppieren. Dies kann praktisch sein, wenn ein Feld viele sich wiederholende Werte enthält, da Sie den Wert einmal anzeigen und dann alle Datensätze anzeigen können, die zu dieser Gruppe gehören.
Im Folgenden verwenden wir den Berichtsassistenten, um einen gruppierten Bericht zu erstellen.
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Starten Sie den Berichtsassistenten
Klicken Sie auf Berichtsassistent auf der Multifunktionsleiste (aus der Create Registerkarte).
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Wählen Sie die Felder aus
Wählen Sie die Felder aus, die im Bericht erscheinen sollen. Sie können Felder aus mehr als einer Tabelle oder Abfrage auswählen.
Wählen Sie dazu eine Tabelle oder Abfrage über die Dropdown-Liste aus.
Doppelklicken Sie dann auf ein Feld im linken Bereich, um es in den rechten Bereich zu verschieben. Wiederholen Sie dies für jedes Feld, das im Bericht erscheinen soll. Die Felder im rechten Bereich werden im Bericht angezeigt.
Wiederholen Sie dies für jede relevante Tabelle/Abfrage.
Klicken Sie anschließend auf Weiter> .
Sie können auch ein Feld auswählen und dann
> verwenden Schaltfläche, um es in das andere Fenster zu verschieben.Sie können
>> verwenden Schaltfläche, um alle Felder zu verschieben. -
Wählen Sie eine Gruppierungstabelle/ein Gruppierungsfeld aus
Wählen Sie im linken Bereich die Tabelle oder Abfrage aus, die das Feld enthält, nach dem der Bericht gruppiert werden soll.
Der rechte Bereich zeigt basierend auf Ihrer Auswahl eine Vorschau an.
Klicken Sie auf Weiter> .
Die Vorschau gruppiert den Bericht nur, wenn ein geeignetes Feld zum Gruppieren gefunden wird. Andernfalls werden die Felder nicht gruppiert angezeigt.
Wenn die Vorschau hier keine Gruppierung anzeigt, wird Ihr Bericht nicht gruppiert. In diesem Fall müssen Sie zurückgehen und ein geeignetes Feld zum Gruppieren des Berichts hinzufügen.
Alternativ können Sie den Bericht später ändern und das Gruppierungsfeld zu diesem Zeitpunkt auswählen.
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Zusätzliche Gruppierung hinzufügen, falls erforderlich
Access bietet Ihnen jetzt die Möglichkeit, bei Bedarf weitere Gruppierungsebenen anzugeben.
In unserem Beispiel lassen wir es so wie es ist (auf einer Gruppierungsebene).
Klicken Sie auf Weiter> .
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Geben Sie bei Bedarf die Sortierreihenfolge an
Sie können Felder angeben, nach denen die Berichtsdetails sortiert werden sollen. Dadurch werden die Felder innerhalb jeder Gruppe sortiert (nicht die gruppierten Felder).
Klicken Sie anschließend auf Weiter> .
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Wählen Sie ein Layout
Wählen Sie eines der voreingestellten Layouts für den Bericht aus.
Die Vorschau wird aktualisiert, wenn Sie ein Element auswählen. Fühlen Sie sich frei, jedes einzelne auszuwählen, um zu sehen, wie es sich auf das Layout auswirkt.
Sie können die Ausrichtung bei Bedarf auch in Querformat ändern.
Für unser Beispiel verlassen wir den Bericht mit einem Stepped Layout und ein Portrait Ausrichtung.
Klicken Sie anschließend auf Weiter> .
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Benennen Sie den Bericht
Geben Sie einen Namen für den Bericht ein.
Sie haben auch die Möglichkeit, entweder eine Vorschau des Berichts anzuzeigen oder sein Design zu ändern, nachdem der Assistent die Erstellung abgeschlossen hat.
Für unser Beispiel belassen wir es bei Vorschau des Berichts .
Klicken Sie auf Fertig stellen um den Bericht zu erstellen.
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Der Bericht
Der Bericht ist jetzt erstellt. Es ist so gruppiert, wie wir es angegeben haben.
Bericht neu formatieren
Möglicherweise müssen Sie eine leichte Neuformatierung vornehmen, damit der Bericht ansprechender aussieht.
In unserem Beispiel müssen wir die Breite des Datumsfelds erweitern, die Felder vielleicht ein wenig neu anordnen und vielleicht die Ränder entfernen und die Hintergrundfarben anpassen.
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Rand entfernen
Access liebt es, Grenzen um Felder zu ziehen. Wenn Sie den Rand nicht möchten, können Sie ihn entfernen.
Wählen Sie die Felder aus, von denen Sie den Rahmen entfernen möchten.
Klicken Sie nun auf Shape Outline aus dem Format auf der Multifunktionsleiste und wählen Sie Transparent aus dem Kontextmenü.
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Überprüfen Sie die abwechselnden Farben
Achten Sie unbedingt darauf, wie die alternativen Farben wiedergegeben werden (d. h. diejenigen, die Access automatisch auf Berichte anwendet).
Die abwechselnden Farben in einem gruppierten Bericht können die Übersichtlichkeit des gruppierten Felds beeinträchtigen. Möglicherweise stellen Sie fest, dass das gruppierte Feld seine abwechselnde Farbe entweder mit dem vorhergehenden Feld oder dem nachfolgenden Feld teilt. Dies führt dazu, dass das "gruppierte" Aussehen reduziert wird, und könnte den Leser möglicherweise verwirren, wenn es darum geht, welche Felder tatsächlich gruppiert sind.
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Entfernen Sie die abwechselnden Farben
Um die abwechselnden Farben zu entfernen, wählen Sie in der Entwurfsansicht den Berichtsdetailabschnitt aus.
Klicken Sie dann auf Alternative Zeilenfarbe aus dem Format auf der Multifunktionsleiste und wählen Sie Keine Farbe aus dem Kontextmenü.
Sie können dasselbe für das gruppierte Feld tun. Um das gruppierte Feld auszuwählen, wählen Sie FieldName Kopfzeile wobei Feldname ist der Name des gruppierten Felds.
Sie können für das gruppierte Feld auch eine fette Schriftart verwenden, indem Sie das Feld auswählen und dann in der Multifunktionsleiste auf das Symbol „Fett“ klicken.
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Der fertige Bericht
Wenn Sie den Bericht jetzt in der Druckvorschau (oder einer anderen Ansicht) anzeigen, wird der Bericht ohne die abwechselnden Farben angezeigt.
In unserem Beispiel wird das gruppierte Feld auch in Fettschrift dargestellt (nachdem wir es mit dem Befehl „Fett“ in der Multifunktionsleiste fett dargestellt haben).
