In Fortsetzung unserer Reihe von Tipps – Tricks &Richtlinien mit Microsoft Access teilen wir einige zusätzliche Elemente. Die laufenden Artikel werden sich weiterhin auf Tabellen innerhalb einer Access-Datenbank konzentrieren.
Datenbanktabellen und Tabellenbeziehungen
Was genau sind Datenbanktabellenbeziehungen und warum sollten Sie sie verwenden? Das Entwerfen einer Datenbank mit mehreren Tabellen kann eine besondere Herausforderung darstellen. Sie müssen nicht nur alle Datenbanktabellen bestimmen, sondern das Konzept einer Datenbank mit mehreren Tabellen zu verstehen, ist ein schwieriges Unterfangen.
Einige Leute geben einfach auf, dies zu versuchen, und tendieren schnell zu MS Excel. Nach kurzer Zeit finden sie sich in einem Spreadsheet-Albtraum wieder, in dem mehrere Tabellenkalkulationen über die große Kluft eines gemeinsamen Netzwerks hinweg miteinander verknüpft sind. Einzelpersonen navigieren zu Excel, weil sie nicht die Zeit oder das Wissen haben, um eine Access-Datenbank zu erstellen.
Angenommen, Sie möchten eine Datenbank in Access erstellen, dann kann das Tabellenbeziehungsfenster in Access äußerst hilfreich sein. Meine professionelle Meinung ist, dass Sie nichts in Ihrer Datenbank erstellen, bis Sie alle Beziehungen mit dieser Funktion abbilden können. In der folgenden Abbildung sehen wir eine Standardbeziehung zwischen einem Kunden und einer Bestellung.
Dieser Artikel konzentriert sich auf die „Eins-zu-viele“-Beziehung. Was bedeutet diese Beziehung und wie wird sie verwendet? Im obigen Beispiel werden die Kundeninformationen als „one“ gespeichert “-Beziehung und die Bestellungen werden als „viele“ gespeichert " Verhältnis. Warum sollten Sie die Kundeninformationen mehr als einmal speichern? Die Bestellungen oder viele Seiten speichern die Kunden-ID nur mehr als einmal, da ein Kunde mehr als einmal bestellen kann.
Zum Beispiel, wenn eine Einfahrtsversiegelungsfirma Ihre Einfahrt asphaltiert. In diesem Fall wird der Kunde in der Kundentabelle gespeichert und alle Siegellack-/Auftragsdetails werden in der Auftragstabelle gespeichert.
Zwei Jahre nach der ersten Versiegelung muss die Einfahrt erneut versiegelt werden. Der Kunde befindet sich bereits in der Datenbank, daher wird eine neue Bestellung für denselben Kunden erstellt. In der untenstehenden Formularansicht der Bestellungen sehen Sie die endgültige Entwicklung, sobald die Tabellen erstellt wurden.
Im obigen Beispiel sind die Auftragsinformationen des Kunden die primäre Komponente der Eins-zu-Viele-Beziehung. Wenn ein neuer Auftrag für denselben Kunden benötigt wird, muss der Benutzer lediglich die Schaltfläche „Neuer Auftrag“ im folgenden Diagramm auswählen.
Sobald der neue Auftrag hinzugefügt wurde, ändert sich der Bildschirm mit der Kundenzusammenfassung, um den zweiten Auftrag für denselben Kunden anzuzeigen. Siehe Diagramm unten.
Das bringt uns also zurück zu den Tabellenbeziehungen, überbrückt aber auch die Lücke zu dem Grund, warum Sie überhaupt Beziehungen eingerichtet haben.
Die obige Abbildung ist das Ergebnis der Erstellung der Tabellen und Formulare. In der folgenden Abbildung begann alles, als Sie zunächst die Tabellenbeziehungen einrichteten. Die CustomerID in der Kundentabelle stimmt mit einer Bestellung in der Orders-Tabelle überein.
Tipp – Beginnen Sie niemals mit der Erstellung von Datenbankeingabeformularen in einer Access-Datenbank, bis Sie zuerst die gesamte Tabellenstruktur abgebildet haben.
Die sekundären Elemente im folgenden Diagramm umfassen Folgendes:
- Referentielle Integrität erzwingen – Ein Auftrag kann erst in die Auftragstabelle eingetragen werden, wenn dieser Kunde zuvor angelegt wurde. Dadurch wird verhindert, dass „verlorene“ Bestellungen ohne Kunden erstellt werden.
- Kaskadierte aktualisierte verwandte Felder – Wenn sich der Wert des Kunden-ID-Felds in der Kundentabelle ändert, ändern sich auch alle zugehörigen Kunden-ID-Werte in der Auftragstabelle. Dies tritt häufiger in einer Datenbank auf, in der sich Produktnummern oder Mitarbeiter-ID-Werte ändern.
- Zugehörige Datensätze kaskadieren löschen – Wenn Sie einen Kunden löschen, werden auch alle zugehörigen Bestellungen gelöscht. Auch dies verhindert, dass „verlorene“ oder „verwaiste“ Datensätze in den Downstream-Tabellen allein gelassen werden.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das Entwerfen einer Datenbank mit mehreren Tabellen keine leichte Aufgabe ist. Es ist jedoch möglich, mit viel Forschung und harter Arbeit, es zu tun. Es ist wirklich ein Puzzle, das Sie lösen müssen, und alle Teile liegen direkt vor Ihnen, wenn es darum geht, die Daten in Ihren täglichen Prozessen zu verfolgen.
Wenn Sie Probleme mit den ersten Schritten mit Microsoft Access haben, wenden Sie sich noch heute an Arkware, wenn Sie Datenbankanforderungen haben.
