Microsoft Access ist ein Softwareprogramm, mit dem Sie Datenbanken erstellen und verwalten können. Es ist relativ einfach zu bedienen und hat ein ähnliches Erscheinungsbild wie andere Microsoft-Produkte. Dies macht es zu einer geeigneten Wahl für Anfänger oder diejenigen, die nicht viel Computererfahrung haben. Es gibt viele Dinge, für die Sie Access verwenden können, und eine davon ist die Verwaltung Ihrer Mitarbeiter. Sie können eine der verfügbaren Vorlagen verwenden oder Ihre eigene erstellen.
Was ist eine HR-Datenbank?
Eine HR-Datenbank wird von Fachleuten verwendet, um Informationen zu ihren Mitarbeitern zu speichern, wie z. B. Schulungsdetails oder Standardarbeitszeiten. Es ist wichtig, dass Mitarbeiterdatenbanken sicher sind, da sie sensible Informationen enthalten. Bei so vielen rechtlichen Überlegungen ist es am besten, nur die Informationen über Ihre Mitarbeiter zu sammeln, die Sie benötigen.
Hier sind einige Beispiele für Informationen, die Sie in eine HR-Datenbank aufnehmen können:
- Feiertage und Fehlzeiten
- Zeitpläne oder Standardarbeitszeiten
- Zeittabellen und Ausgaben
- Persönliche Daten (z. B. Geburtsdatum, Berufsbezeichnung)
- Gehaltsinformationen
- Bestätigte Qualifikationen
- Schulungsdetails
Überlegungen zu Mitarbeiterdatenbanken
Als Arbeitgeber sind Sie dafür verantwortlich, die Daten Ihrer Mitarbeiter sicher und geschützt aufzubewahren. Wenn Sie die entsprechenden Richtlinien nicht befolgen, können wertvolle Informationen unbefugten Personen zugänglich gemacht werden. Ihnen könnten Strafen drohen, und Sie werden am Ende mit Sicherheit das Vertrauen in Ihre Mitarbeiter und Kunden verlieren.
Nachfolgend sind die Überlegungen aufgeführt, die beim Erstellen und Pflegen einer Mitarbeiterdatenbank zu berücksichtigen sind:
- Ethische Datenspeicherung. Die Informationen Ihrer Mitarbeiter sollten sicher aufbewahrt und nur mit relevanten Personen geteilt werden. Stellen Sie sicher, dass Sie Gesetze wie den Data Protection Act 1998 und den Freedom of Information Act einhalten. Mitarbeiter sollten auch wissen, wie ihre Daten verwendet werden.
- Sicherheit. Wie sicher ist Ihre HR-Datenbank? Wenn Ihre Daten in der Cloud gespeichert werden, möchten Sie wissen, welche Art von Sicherheitsmaßnahmen vorhanden sind. Wir empfehlen außerdem, Ihre Datenbank zu verschlüsseln, die gesamte Software auf dem neuesten Stand zu halten und Administratorbenutzer einzuschränken.
- Benutzerfreundlichkeit. Die Hauptfunktionen einer HR-Datenbank sind die Verwaltung von Mitarbeiterakten, das Nachverfolgen von Urlauben, das Aufzeichnen von Abwesenheiten und so weiter. Solange Ihre Datenbank ordnungsgemäß erstellt wurde, sollte sie einfach zu verwenden sein. Wenn dies nicht der Fall ist, wenden Sie sich an Arkware, um mehr über den Aufbau einer intuitiven und einfachen Mitarbeiterdatenbank zu erfahren.
- Migration. Es ist möglich, dass Sie eines Tages auf ein neues Datenbanksystem migrieren müssen. Sie können Microsoft Access zu MySQL, SQLServer, Azure, Oracle und anderen migrieren. Dies ist wichtig, da Sie nicht alles von Hand eingeben müssen.
- Speichergröße. Schließlich sollten Sie wissen, wie viel Speicherkapazität wahrscheinlich benötigt wird. Indem Sie vorausdenken, können Sie sicherstellen, dass Ihrer Datenbank nicht der Speicherplatz auf dem Server ausgeht. Die meisten Datenbankprogramme haben große Kapazitäten, aber es lohnt sich trotzdem, sich damit zu beschäftigen.
Der Aufbau und die Pflege einer HR-Datenbank ist ein wichtiger Teil des Besitzes eines Unternehmens. Wenden Sie sich noch heute an die Datenbankexperten von Arkware, um mehr darüber zu erfahren, wie Sie eine benutzerdefinierte Datenbank für Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation erstellen können.
